Location de véhicules
Recueillez les coordonnées d’un locataire, la location, un contact d’urgence et les documents demandés, avec une indication claire de ce qu’un téléversement ne prouve pas.
Pour qui : Entreprises de location de véhicules et gestionnaires de flotte louant à des particuliers ou des sociétés.
Scénario : Un client réserve une location et vous avez besoin de ses coordonnées, de la période de location, de ses déclarations et de ses justificatifs avant la prise du véhicule.
Le problème
Les coordonnées, photos de permis et dates de réservation sont dispersées entre e-mails de réservation, messageries et formulaire papier au comptoir.
Ce qui peut arriver
- La prise du véhicule prend plus de temps au comptoir pendant que les informations sont ressaisies.
- Les documents des locataires restent sur les téléphones du personnel et dans les boîtes mail.
- Les détails d’une réservation sont difficiles à retrouver quand une question se pose plus tard.
Un meilleur processus
Envoyez un lien à chaque locataire avant la prise du véhicule. Il indique ses coordonnées, le véhicule et les dates, un contact d’urgence, confirme les déclarations et téléverse ce que vous demandez.
Comment UMNIII Verify aide
UMNIII Verify donne au comptoir de location un flux léger et prêt à l’emploi composé uniquement d’un formulaire d’information et d’une demande de document, rempli avant l’arrivée du client.
Modèles UMNIII pour cela
- Vehicle Rental / Hire Details & Documents. Un formulaire d’information et une demande de document, sans contrôle d’identité, AML ou d’entreprise par défaut. Proposé sur tous les marchés.
Quelles fonctionnalités de Verify sont utiles ?
- Formulaires d’information personnalisés
- Coordonnées du locataire, locataire particulier ou société, véhicule ou catégorie, dates de location, autres conducteurs, contact d’urgence, déclarations et consentement.
Établit : Un enregistrement structuré de ce que le destinataire vous a dit, classé avec la demande.
N’établit pas : Une réponse n’est pas vérifiée de manière indépendante du seul fait qu’elle a été recueillie via Verify. C’est ce que le destinataire a dit. - Demandes de documents et téléversements
- Les documents demandés, par exemple une pièce d’identité ou un permis de conduire, avec vos instructions.
Établit : Que le destinataire a téléversé ces fichiers pour cette demande, et quand.
N’établit pas : Un téléversement n’établit pas qu’un document est authentique, valide, à jour ou qu’il appartient au destinataire. - Vérification d’identité
- Facultatif : lorsque l’identité du locataire doit être vérifiée, et pas seulement ses documents recueillis.
Établit : Qu’une pièce d’identité officielle avec photo a été contrôlée quant à son authenticité et comparée à un selfie en direct de la personne qui la présente.
N’établit pas : Il n’établit ni une adresse, ni un droit de travailler ou de louer, ni une solvabilité, ni un droit de conduire, ni quoi que ce soit sur une entreprise.
Facultatif, ajouté séparément
- Vérification d’identité: Lorsque l’identité du locataire doit être vérifiée.
- Vérification d’entreprise (KYB): Uniquement lorsqu’un locataire société doit réellement être vérifié.
Informations pouvant être recueillies
- Coordonnées du locataire
- Locataire particulier ou société, avec les informations de la société
- Véhicule ou catégorie, dates de location et lieu de prise
- Si quelqu’un d’autre conduira
- Un contact d’urgence, le cas échéant
- Déclarations et consentement
Documents pouvant être demandés
- Pièce d’identité, lorsque vous la demandez
- Permis de conduire, lorsque vous le demandez
- Autres documents de location nécessaires à votre processus
Ce que Verify ne fait pas ici
- Téléverser un permis de conduire ou un autre document ne vérifie ni son authenticité ni sa validité, ni le droit de conduire du locataire, son admissibilité à l’assurance ou son aptitude à louer. Verify ne contrôle rien de tout cela.
- Les réponses recueillies sont ce que le locataire a déclaré.
Comment créer ou adapter le flux
- Dans UMNIII Verify, ouvrez le Dashboard. Dans “Send verification invite”, choisissez “Vehicle Rental / Hire Details & Documents” dans “Start from a template”. Vérifiez ce qui est rempli : chaque partie peut être modifiée pour une demande, et le devis suit ce qui est sélectionné.
- Pour l’adapter, cliquez sur “Copy to this Workspace” et modifiez votre copie, par exemple les instructions des documents.
- N’ajoutez un contrôle facultatif que là où il convient vraiment à votre processus. Aucun n’est ajouté par défaut.
- Saisissez le destinataire dans “Invitee Email”, choisissez la durée du lien dans “Link expires after” et, si proposé, indiquez si vous souhaitez “Send reminders”. Cliquez ensuite sur “Send verification invite”.
Créer un formulaire d’information réutilisable
- Les propriétaires, administrateurs et membres créent des formulaires sous Custom Forms dans UMNIII Verify : un nom, puis chaque question avec son type, si une réponse est obligatoire et un éventuel texte d’aide.
- Prévisualisez le formulaire tel que le destinataire le verra, enregistrez-le, et il sera proposé sous “Your forms” à chaque composition de demande.
- Un formulaire peut être joint à autant de demandes et de modèles que nécessaire. Le modifier ne change que les demandes futures ; une demande déjà envoyée conserve les questions avec lesquelles elle a été envoyée.
L’enregistrer et le réutiliser comme modèle
- Une fois la composition au point, un propriétaire, un administrateur ou un membre du Workspace clique sur “Save as template”, lui donne un nom et, éventuellement, une description.
- Dès lors, il apparaît dans “Start from a template” à côté des modèles UMNIII. Le choisir remplit la demande, chaque partie reste modifiable pour cette seule demande, et choisir un modèle n’envoie rien à lui seul.
- Pour adapter un modèle UMNIII, choisissez-le et cliquez sur “Copy to this Workspace”. La copie est modifiable ; l’original reste inchangé.
- Un modèle enregistré ne se modifie pas directement. Pour le changer, appliquez-le, ajustez la composition et enregistrez-le de nouveau sous un autre nom.
- Les modèles propres et copiés de votre Workspace sont listés sous Other / General dans le calculateur de crédits de UMNIII Verify.
Modèles, formulaires et guides
- Modèle système UMNIII
- Un flux prêt à l’emploi fourni par UMNIII. Il est signalé UMNIII dans le produit et votre Workspace ne peut pas le modifier.
- Modèle de Workspace
- Un flux qu’une personne de votre Workspace a enregistré pour le réutiliser. Il appartient à votre Workspace.
- Modèle copié
- Un modèle UMNIII copié dans votre Workspace pour pouvoir être adapté. La copie est à vous et l’original reste inchangé.
- Formulaire d’information réutilisable
- Un ensemble de questions que votre Workspace rédige une fois et joint à toute demande ou tout modèle.
- Guide de flux
- Une explication comme ces pages. Un guide n’est pas un modèle : sauf s’il indique qu’un modèle UMNIII est disponible, il décrit une configuration que vous créez vous-même.
Étape suivante
Utilisez le modèle UMNIII dans UMNIII Verify, ou copiez-le dans votre Workspace et adaptez-le. Les prix actuels sont affichés dans le produit avant tout envoi.