Créer un formulaire d’information réutilisable
Rédigez vos questions une fois dans Custom Forms, puis joignez le formulaire à toute demande ou tout modèle.
Pour qui : Propriétaires, administrateurs et membres d’un Workspace UMNIII Verify.
À garder à l’esprit
- Un formulaire recueille des informations fournies par le destinataire. Une réponse n’est pas vérifiée de manière indépendante du seul fait qu’elle a été recueillie via Verify.
- Si quelque chose doit être vérifié de manière indépendante, ajoutez un contrôle distinct pris en charge.
- Les formulaires peuvent contenir des données personnelles. Ne demandez que des informations que vous avez une raison licite et légitime de recueillir.
Étape 1 : Trouver Custom Forms
- Ouvrez Custom Forms depuis le menu de UMNIII Verify. Les propriétaires, administrateurs et membres peuvent créer, modifier et archiver des formulaires ; les observateurs peuvent les lire et les prévisualiser.
- Si la création de vos propres formulaires n’est pas activée pour votre Workspace, les formulaires fournis par UMNIII restent disponibles lors de la composition d’une demande.
- Un Workspace peut avoir une limite de formulaires ; la page indique quand elle est atteinte.
Étape 2 : Ajouter, nommer et ordonner les questions
- Cliquez sur “New form” et saisissez un “Form name” et, si vous le souhaitez, une description.
- Cliquez sur “Add a question”. Rédigez la question dans “Label”, choisissez son “Type” parmi les types de questions que votre Workspace peut poser, et ajoutez un texte d’aide si cela aide.
- Pour une liste, rédigez les choix avec “Add a choice”. Pour une déclaration ou un consentement, une case à cocher peut être rendue obligatoire pour soumettre.
- Les destinataires répondent dans l’ordre affiché. Utilisez “Move up” et “Move down” pour réorganiser, et “Remove” pour retirer une question.
Étape 3 : Décider de ce qui est obligatoire
- Cochez “An answer is required” pour une question à laquelle il faut répondre, et laissez décoché pour une question facultative.
Étape 4 : Prévisualiser et enregistrer
- Cliquez sur “Preview as the recipient” pour voir le formulaire comme votre client. Rien de ce qui est saisi dans l’aperçu n’est enregistré ni envoyé.
- Cliquez sur “Create form” pour l’enregistrer, ou “Save changes” lors d’une modification.
Étape 5 : Le rendre disponible, et le partager si vous le souhaitez
- Un formulaire enregistré est disponible immédiatement pour votre Workspace, sous “Your forms” lors de la composition d’une demande.
- Les propriétaires et administrateurs peuvent aussi publier un formulaire dans la bibliothèque partagée de UMNIII Verify, où d’autres Workspaces peuvent le prévisualiser et en adopter une copie distincte. Seules les questions sont partagées, jamais les clients, demandes ou réponses.
Étape 6 : L’utiliser dans un flux
- Dans le compositeur, “Send verification invite”, cochez “Collect information (forms)” et choisissez votre formulaire sous “Your forms”.
- Cliquez sur “Save as template” pour conserver la combinaison, afin que le même formulaire soit joint à chaque fois.
Étape 7 : Trouver les réponses
- Les réponses sont classées dans la demande de vérification. Ouvrez-la depuis Verifications pour les voir sous “Submitted Forms” ; “Evidence and downloads” contient le rapport et le dossier de preuves téléchargeables.
Étape 8 : Réutiliser, modifier, retirer
- Un formulaire peut être joint à autant de demandes et de modèles que nécessaire.
- Modifier un formulaire le change pour les demandes futures. Une demande déjà envoyée conserve les questions avec lesquelles elle a été envoyée, si bien que les réponses passées restent exactement telles que classées.
- “Duplicate” crée une variante sans toucher à l’original, et “Archive” cesse de proposer un formulaire sans rien supprimer.
Étape suivante
Suivez ces étapes dans UMNIII Verify.