Intégration et vérification des fournisseurs
Recueillez en une seule demande ce que seul un fournisseur peut indiquer, avec ses documents et un contrôle d’identité de la personne agissant pour lui.
Pour qui : Équipes finance, achats et comptabilité fournisseurs chargées de l’intégration des fournisseurs, y compris les entreprises des EAU qui vérifient leurs fournisseurs pour la TVA déductible.
Scénario : Vous avez besoin des mêmes informations et documents de chaque nouveau fournisseur, et d’un enregistrement facile à retrouver.
Le problème
Les coordonnées des fournisseurs arrivent par e-mail, en pièces jointes et dans des tableurs tenus par différentes personnes. Les licences et pièces d’identité se relancent message après message, et personne ne peut dire rapidement quel fournisseur a envoyé quoi, ni quand.
Ce qui peut arriver
- Un fournisseur est créé, ou ses coordonnées modifiées, sur la foi d’un e-mail que personne n’a vérifié.
- L’intégration se bloque pendant qu’on relance pour le bon document.
- Quand un auditeur demande comment un fournisseur a été vérifié, la réponse est éparpillée dans les boîtes mail.
Contexte juridique et réglementaire
Aux EAU, la décision n° 13 de 2026 de l’Autorité fédérale des impôts fixe les mesures qu’un assujetti prend pour vérifier un fournisseur avant de déduire la taxe en amont. Ce qu’elle exige de votre entreprise, et pour quels fournisseurs, c’est à vous et à votre conseiller d’en décider.
Ceci est un contexte, pas un conseil juridique sur vos obligations.
Un meilleur processus
Envoyez un lien à chaque fournisseur. Le fournisseur indique qui il est, comment il est constitué ou identifié, qui agit pour lui et où il exerce, téléverse ses documents, et la personne agissant pour lui vérifie son identité. Tout est classé dans une seule demande.
Comment UMNIII Verify aide
UMNIII Verify réunit les déclarations du fournisseur, ses documents et le contrôle d’identité de son représentant dans une seule demande avec un seul dossier de preuves, de sorte que l’intégration suit les mêmes étapes pour chaque fournisseur.
Modèles UMNIII pour cela
- UAE FTA Supplier Verification. Vérification d’identité, les formulaires d’information du fournisseur et les documents du fournisseur. Rédigé pour la vérification des fournisseurs aux EAU et proposé aux Workspaces actifs aux EAU ainsi qu’aux Workspaces personnels.
Quelles fonctionnalités de Verify sont utiles ?
- Formulaires d’information personnalisés
- Le fournisseur indique ses coordonnées, son type, sa constitution ou son identité, son représentant autorisé et son lieu d’activité.
Établit : Un enregistrement structuré de ce que le destinataire vous a dit, classé avec la demande.
N’établit pas : Une réponse n’est pas vérifiée de manière indépendante du seul fait qu’elle a été recueillie via Verify. C’est ce que le destinataire a dit. - Demandes de documents et téléversements
- Le fournisseur téléverse sa licence ou ses documents de constitution, ses pièces d’identité et une preuve de son lieu d’activité.
Établit : Que le destinataire a téléversé ces fichiers pour cette demande, et quand.
N’établit pas : Un téléversement n’établit pas qu’un document est authentique, valide, à jour ou qu’il appartient au destinataire. - Vérification d’identité
- Confirme l’identité de la personne agissant pour le fournisseur.
Établit : Qu’une pièce d’identité officielle avec photo a été contrôlée quant à son authenticité et comparée à un selfie en direct de la personne qui la présente.
N’établit pas : Il n’établit ni une adresse, ni un droit de travailler ou de louer, ni une solvabilité, ni un droit de conduire, ni quoi que ce soit sur une entreprise. - Vérification d’entreprise (KYB)
- Lorsque votre processus exige que l’entreprise elle-même soit contrôlée par rapport aux registres, avec ses personnes associées, plutôt que seulement décrite.
Établit : Un contrôle d’entreprise : une recherche au registre lorsque des données sont disponibles, des documents d’entreprise et des contrôles des personnes associées, ses dirigeants et bénéficiaires effectifs.
N’établit pas : Ce n’est pas un contrôle de solvabilité, et il ne décide pas s’il faut travailler avec l’entreprise.
Facultatif, ajouté séparément
- Vérification d’entreprise (KYB): Lorsque votre processus exige que l’entreprise soit vérifiée, et pas seulement décrite.
- Filtrage AML standard: Lorsque votre politique prévoit le filtrage de la personne agissant pour un fournisseur.
Informations pouvant être recueillies
- Dénomination légale et commerciale, et pays
- Si le fournisseur est une entreprise ou un particulier
- Détails de constitution ou d’identité
- Qui est autorisé à agir pour le fournisseur
- Le lieu d’activité et ce qui s’y passe
Documents pouvant être demandés
- Une licence commerciale ou un document de constitution, pour une entreprise
- Une preuve d’identité, pour un particulier ou un représentant
- Une preuve de pouvoir, pour une personne agissant pour une entreprise
- Preuve du lieu d’activité
Pays et couverture
- En dehors du processus des EAU, créez l’intégration des fournisseurs avec les mêmes éléments dans le compositeur et enregistrez-la comme votre propre modèle.
Ce que Verify ne fait pas ici
- Verify enregistre ce que le fournisseur déclare et les documents qu’il téléverse. Il ne conclut pas sur la validité d’un fournisseur, d’une livraison ou d’une déduction de taxe ; cette appréciation vous appartient.
Comment créer ou adapter le flux
- Dans UMNIII Verify, ouvrez le Dashboard. Dans “Send verification invite”, choisissez “UAE FTA Supplier Verification” dans “Start from a template”. Vérifiez ce qui est rempli : chaque partie peut être modifiée pour une demande, et le devis suit ce qui est sélectionné.
- En dehors du processus des EAU, composez plutôt de zéro : cochez “Verify identity”, “Collect information (forms)” et “Request documents”, puis choisissez les formulaires fournisseur et les documents nécessaires.
- N’ajoutez un contrôle facultatif que là où il convient vraiment à votre processus. Aucun n’est ajouté par défaut.
- Saisissez le destinataire dans “Invitee Email”, choisissez la durée du lien dans “Link expires after” et, si proposé, indiquez si vous souhaitez “Send reminders”. Cliquez ensuite sur “Send verification invite”.
L’enregistrer et le réutiliser comme modèle
- Une fois la composition au point, un propriétaire, un administrateur ou un membre du Workspace clique sur “Save as template”, lui donne un nom et, éventuellement, une description.
- Dès lors, il apparaît dans “Start from a template” à côté des modèles UMNIII. Le choisir remplit la demande, chaque partie reste modifiable pour cette seule demande, et choisir un modèle n’envoie rien à lui seul.
- Pour adapter un modèle UMNIII, choisissez-le et cliquez sur “Copy to this Workspace”. La copie est modifiable ; l’original reste inchangé.
- Un modèle enregistré ne se modifie pas directement. Pour le changer, appliquez-le, ajustez la composition et enregistrez-le de nouveau sous un autre nom.
- Les modèles propres et copiés de votre Workspace sont listés sous Other / General dans le calculateur de crédits de UMNIII Verify.
Modèles, formulaires et guides
- Modèle système UMNIII
- Un flux prêt à l’emploi fourni par UMNIII. Il est signalé UMNIII dans le produit et votre Workspace ne peut pas le modifier.
- Modèle de Workspace
- Un flux qu’une personne de votre Workspace a enregistré pour le réutiliser. Il appartient à votre Workspace.
- Modèle copié
- Un modèle UMNIII copié dans votre Workspace pour pouvoir être adapté. La copie est à vous et l’original reste inchangé.
- Formulaire d’information réutilisable
- Un ensemble de questions que votre Workspace rédige une fois et joint à toute demande ou tout modèle.
- Guide de flux
- Une explication comme ces pages. Un guide n’est pas un modèle : sauf s’il indique qu’un modèle UMNIII est disponible, il décrit une configuration que vous créez vous-même.
Étape suivante
Utilisez le modèle UMNIII dans UMNIII Verify, ou copiez-le dans votre Workspace et adaptez-le. Les prix actuels sont affichés dans le produit avant tout envoi.