Intégration générale des clients : informations et documents

Le problème

Les informations d’intégration sont rassemblées via un mélange d’e-mails, de messageries, de tableurs et de pièces jointes, et les mêmes questions sont réécrites pour chaque client.

Ce qui peut arriver

• Réponses et documents se perdent entre les messages.
• Chaque collègue pose des questions légèrement différentes, et les dossiers manquent de cohérence.
• Les documents personnels des clients se dispersent dans les boîtes mail.

Un meilleur processus

Rédigez vos questions une fois sous forme de formulaire, décidez des documents nécessaires et envoyez le même lien à chaque client.

Comment UMNIII Verify aide

UMNIII Verify transforme votre intégration en un formulaire et une demande de document que vous envoyez toujours de la même façon. La collecte seule est un flux léger ; l’identité ou le filtrage ne s’ajoutent que lorsqu’ils conviennent.

Quelles fonctionnalités de Verify sont utiles ?

Formulaires d’information personnalisés

Vos propres questions, rédigées une fois et posées toujours de la même façon.
Établit : Un enregistrement structuré de ce que le destinataire vous a dit, classé avec la demande.
N’établit pas : Une réponse n’est pas vérifiée de manière indépendante du seul fait qu’elle a été recueillie via Verify. C’est ce que le destinataire a dit.

Demandes de documents et téléversements

Les documents nécessaires, chacun avec ses instructions.
Établit : Que le destinataire a téléversé ces fichiers pour cette demande, et quand.
N’établit pas : Un téléversement n’établit pas qu’un document est authentique, valide, à jour ou qu’il appartient au destinataire.

Vérification d’identité

Ajouté uniquement lorsque vous devez savoir que le client est bien celui qu’il prétend être.
Établit : Qu’une pièce d’identité officielle avec photo a été contrôlée quant à son authenticité et comparée à un selfie en direct de la personne qui la présente.
N’établit pas : Il n’établit ni une adresse, ni un droit de travailler ou de louer, ni une solvabilité, ni un droit de conduire, ni quoi que ce soit sur une entreprise.

Facultatif, ajouté séparément

• Vérification d’identité: Lorsque l’identité du client doit être vérifiée, et pas seulement déclarée.
• Filtrage AML standard: Lorsque votre politique exige un filtrage des sanctions et PEP.

Informations pouvant être recueillies

• Coordonnées
• Les informations nécessaires à votre service
• Déclarations et consentement

Documents pouvant être demandés

• Ce dont votre processus a réellement besoin, avec instructions

Ce que Verify ne fait pas ici

• Les formulaires et téléversements sont de la collecte, pas de la vérification : ce que dit le client et les fichiers qu’il fournit.
• Ne demandez que des informations que vous avez une raison licite et légitime de recueillir.

Comment créer ou adapter le flux

1. Créez d’abord votre formulaire sous Custom Forms dans UMNIII Verify.
2. Dans UMNIII Verify, ouvrez le Dashboard. Le compositeur de demande s’intitule “Send verification invite”. Laissez “Start from a template” sur “Compose from scratch”.
3. Cochez “Collect information (forms)” et choisissez les formulaires à envoyer : ceux fournis par UMNIII, ou les vôtres sous “Your forms”.
4. Cochez “Request documents”, choisissez chaque document, rédigez ses instructions et marquez-le comme facultatif si le destinataire peut ne pas l’avoir.
5. N’ajoutez un contrôle facultatif que là où il convient vraiment à votre processus. Aucun n’est ajouté par défaut.
6. Saisissez le destinataire dans “Invitee Email”, choisissez la durée du lien dans “Link expires after” et, si proposé, indiquez si vous souhaitez “Send reminders”. Cliquez ensuite sur “Send verification invite”.

Créer un formulaire d’information réutilisable

• Les propriétaires, administrateurs et membres créent des formulaires sous Custom Forms dans UMNIII Verify : un nom, puis chaque question avec son type, si une réponse est obligatoire et un éventuel texte d’aide.
• Prévisualisez le formulaire tel que le destinataire le verra, enregistrez-le, et il sera proposé sous “Your forms” à chaque composition de demande.
• Un formulaire peut être joint à autant de demandes et de modèles que nécessaire. Le modifier ne change que les demandes futures ; une demande déjà envoyée conserve les questions avec lesquelles elle a été envoyée.

Lire le guide complet pour créer un formulaire réutilisable

L’enregistrer et le réutiliser comme modèle

• Une fois la composition au point, un propriétaire, un administrateur ou un membre du Workspace clique sur “Save as template”, lui donne un nom et, éventuellement, une description.
• Dès lors, il apparaît dans “Start from a template” à côté des modèles UMNIII. Le choisir remplit la demande, chaque partie reste modifiable pour cette seule demande, et choisir un modèle n’envoie rien à lui seul.
• Pour adapter un modèle UMNIII, choisissez-le et cliquez sur “Copy to this Workspace”. La copie est modifiable ; l’original reste inchangé.
• Un modèle enregistré ne se modifie pas directement. Pour le changer, appliquez-le, ajustez la composition et enregistrez-le de nouveau sous un autre nom.
• Les modèles propres et copiés de votre Workspace sont listés sous Other / General dans le calculateur de crédits de UMNIII Verify.

Modèles, formulaires et guides

Modèle système UMNIII

Un flux prêt à l’emploi fourni par UMNIII. Il est signalé UMNIII dans le produit et votre Workspace ne peut pas le modifier.

Modèle de Workspace

Un flux qu’une personne de votre Workspace a enregistré pour le réutiliser. Il appartient à votre Workspace.

Modèle copié

Un modèle UMNIII copié dans votre Workspace pour pouvoir être adapté. La copie est à vous et l’original reste inchangé.

Formulaire d’information réutilisable

Un ensemble de questions que votre Workspace rédige une fois et joint à toute demande ou tout modèle.

Guide de flux

Une explication comme ces pages. Un guide n’est pas un modèle : sauf s’il indique qu’un modèle UMNIII est disponible, il décrit une configuration que vous créez vous-même.

Étape suivante

Créez cette configuration dans UMNIII Verify et enregistrez-la comme votre propre modèle. Les prix actuels sont affichés dans le produit avant tout envoi.

Guides associés

• Créer un formulaire d’information réutilisable

  Rédigez vos questions une fois dans Custom Forms, puis joignez le formulaire à toute demande ou tout modèle.

• Créer et enregistrer un flux de vérification réutilisable

  Concevez un processus une fois, avec formulaires, documents et contrôles, enregistrez-le comme modèle de Workspace et envoyez-le toujours de la même façon.