Comptabilité et services aux entreprises : intégration des nouveaux clients
Constituez le dossier de vigilance de chaque nouveau client à partir d’une seule demande : identité, déclarations, origine des fonds et justificatif de domicile.
Pour qui : Comptables, conseillers fiscaux, prestataires de services aux entreprises et cabinets de secrétariat juridique.
Scénario : Accueillir un nouveau client particulier et constituer son dossier de vigilance client (CDD).
Le problème
Les dossiers clients se composent de passeports envoyés par e-mail, de factures transférées et d’une explication sur l’origine des fonds tapée dans un message. Les mêmes questions sont réécrites pour chaque client, et un dossier n’est complet que lorsque quelqu’un pense à le vérifier.
Ce qui peut arriver
- Les éléments manquants ou périmés sont découverts lors de la revue plutôt qu’à l’intégration.
- Les clients se voient demander deux fois la même chose, par des personnes différentes.
- Des documents sensibles restent dans des boîtes mail personnelles.
Contexte juridique et réglementaire
Les comptables et prestataires de services aux entreprises peuvent avoir des obligations de vigilance au titre de la législation anti-blanchiment. Ce qui s’applique à votre cabinet, et à un client donné, relève de votre cabinet et de son conseiller en conformité.
Ceci est un contexte, pas un conseil juridique sur vos obligations.
Un meilleur processus
Envoyez un lien au client. Il vérifie son identité, répond aux déclarations et téléverse un justificatif de domicile, et le dossier complet est conservé dans la demande avec un dossier de preuves téléchargeable.
Comment UMNIII Verify aide
UMNIII Verify transforme le dossier client en une demande que votre équipe envoie toujours de la même façon, et garde ensemble le résultat d’identité, les déclarations et les documents.
Modèles UMNIII pour cela
- New Client CDD. Vérification d’identité, informations personnelles, origine des fonds, déclaration PEP et sanctions, déclaration et consentement du client et justificatif de domicile. Proposé sur tous les marchés.
- UAE Visa Application. Vérification d’identité, informations personnelles et relatives au visa ou à l’emploi, contrat de travail et justificatif de domicile. Proposé aux Workspaces actifs aux EAU ainsi qu’aux Workspaces personnels.
Quelles fonctionnalités de Verify sont utiles ?
- Vérification d’identité
- Confirme que le client est bien celui qu’il prétend être.
Établit : Qu’une pièce d’identité officielle avec photo a été contrôlée quant à son authenticité et comparée à un selfie en direct de la personne qui la présente.
N’établit pas : Il n’établit ni une adresse, ni un droit de travailler ou de louer, ni une solvabilité, ni un droit de conduire, ni quoi que ce soit sur une entreprise. - Formulaires d’information personnalisés
- Coordonnées de la personne, origine des fonds, déclaration PEP et sanctions, et déclaration et consentement du client.
Établit : Un enregistrement structuré de ce que le destinataire vous a dit, classé avec la demande.
N’établit pas : Une réponse n’est pas vérifiée de manière indépendante du seul fait qu’elle a été recueillie via Verify. C’est ce que le destinataire a dit. - Demandes de documents et téléversements
- Justificatif de domicile, avec des instructions sur ce que vous acceptez.
Établit : Que le destinataire a téléversé ces fichiers pour cette demande, et quand.
N’établit pas : Un téléversement n’établit pas qu’un document est authentique, valide, à jour ou qu’il appartient au destinataire. - Filtrage AML standard
- Filtre le client sur les listes de sanctions et PEP, plutôt que de s’en remettre uniquement à ses déclarations.
Établit : Si la personne figure sur des listes de sanctions ou dans des bases de personnes politiquement exposées (PEP) au moment du filtrage.
N’établit pas : Il n’inclut pas les médias défavorables, et un résultat est une information pour votre propre décision, pas une décision. - Surveillance AML continue
- Maintient ce filtrage pendant 12 mois pour un client que vous suivrez dans la durée.
Établit : Nouveau filtrage quotidien de la même personne pendant 12 mois, toute nouvelle alerte ou tout changement de statut étant enregistré dans la demande pour examen.
N’établit pas : C’est un complément à un filtrage AML, pas un remplacement, et la décision de conformité reste la vôtre.
Facultatif, ajouté séparément
- Filtrage AML standard: Lorsque votre politique exige un filtrage des sanctions et PEP.
- Filtrage AML renforcé: Lorsque votre politique exige aussi une recherche dans les médias défavorables.
- Surveillance AML continue: Avec un filtrage AML, pour un client que vous suivrez dans la durée.
- Contrôle des registres de résidence: Lorsque le client vit dans un pays proposé par Verify pour les registres de résidence.
Informations pouvant être recueillies
- Nom, coordonnées, date de naissance et nationalité
- Origine des fonds
- Une déclaration PEP et sanctions
- La déclaration et le consentement du client
Documents pouvant être demandés
- Justificatif de domicile
Pays et couverture
- Les contrôles supplémentaires proposés dépendent de ce que votre Workspace peut utiliser ; Verify n’affiche que les contrôles disponibles, avec leurs prix actuels.
Ce que Verify ne fait pas ici
- Une déclaration est ce que le client a dit. Le filtrage, lorsque vous l’ajoutez, est une information pour votre propre décision ; Verify ne décide pas d’accepter ou non un client.
Comment créer ou adapter le flux
- Dans UMNIII Verify, ouvrez le Dashboard. Dans “Send verification invite”, choisissez “New Client CDD” dans “Start from a template”. Vérifiez ce qui est rempli : chaque partie peut être modifiée pour une demande, et le devis suit ce qui est sélectionné.
- N’ajoutez un contrôle facultatif que là où il convient vraiment à votre processus. Aucun n’est ajouté par défaut.
- Saisissez le destinataire dans “Invitee Email”, choisissez la durée du lien dans “Link expires after” et, si proposé, indiquez si vous souhaitez “Send reminders”. Cliquez ensuite sur “Send verification invite”.
L’enregistrer et le réutiliser comme modèle
- Une fois la composition au point, un propriétaire, un administrateur ou un membre du Workspace clique sur “Save as template”, lui donne un nom et, éventuellement, une description.
- Dès lors, il apparaît dans “Start from a template” à côté des modèles UMNIII. Le choisir remplit la demande, chaque partie reste modifiable pour cette seule demande, et choisir un modèle n’envoie rien à lui seul.
- Pour adapter un modèle UMNIII, choisissez-le et cliquez sur “Copy to this Workspace”. La copie est modifiable ; l’original reste inchangé.
- Un modèle enregistré ne se modifie pas directement. Pour le changer, appliquez-le, ajustez la composition et enregistrez-le de nouveau sous un autre nom.
- Les modèles propres et copiés de votre Workspace sont listés sous Other / General dans le calculateur de crédits de UMNIII Verify.
Modèles, formulaires et guides
- Modèle système UMNIII
- Un flux prêt à l’emploi fourni par UMNIII. Il est signalé UMNIII dans le produit et votre Workspace ne peut pas le modifier.
- Modèle de Workspace
- Un flux qu’une personne de votre Workspace a enregistré pour le réutiliser. Il appartient à votre Workspace.
- Modèle copié
- Un modèle UMNIII copié dans votre Workspace pour pouvoir être adapté. La copie est à vous et l’original reste inchangé.
- Formulaire d’information réutilisable
- Un ensemble de questions que votre Workspace rédige une fois et joint à toute demande ou tout modèle.
- Guide de flux
- Une explication comme ces pages. Un guide n’est pas un modèle : sauf s’il indique qu’un modèle UMNIII est disponible, il décrit une configuration que vous créez vous-même.
Étape suivante
Utilisez le modèle UMNIII dans UMNIII Verify, ou copiez-le dans votre Workspace et adaptez-le. Les prix actuels sont affichés dans le produit avant tout envoi.