Integração e verificação de fornecedores
Recolha num único pedido o que só um fornecedor pode indicar, com os seus documentos e uma verificação de identidade da pessoa que atua em seu nome.
Para quem é: Equipas financeiras, de compras e de contas a pagar que integram fornecedores, incluindo empresas dos EAU que verificam fornecedores para efeitos de imposto dedutível.
Cenário: Precisa das mesmas informações e documentos de cada novo fornecedor, e de um registo que possa voltar a encontrar.
O problema
Os dados dos fornecedores chegam por e-mail, em anexos e em folhas de cálculo mantidas por pessoas diferentes. Licenças e documentos de identificação são pedidos mensagem a mensagem, e ninguém consegue dizer rapidamente que fornecedor enviou o quê, nem quando.
O que pode acontecer
- Um fornecedor é criado, ou os seus dados são alterados, com base num e-mail que ninguém verificou.
- A integração para enquanto se insiste pelo documento certo.
- Quando um auditor pergunta como um fornecedor foi verificado, a resposta está espalhada por caixas de correio.
Contexto legal e regulamentar
Nos EAU, a Decisão n.º 13 de 2026 da Autoridade Federal Tributária estabelece as medidas que um sujeito passivo toma para verificar um fornecedor antes de deduzir o imposto. O que exige da sua empresa, e para que fornecedores, cabe a si e ao seu consultor decidir.
Isto é contexto, não aconselhamento jurídico sobre as suas obrigações.
Um processo melhor
Envie um link a cada fornecedor. O fornecedor indica quem é, como está constituído ou identificado, quem atua em seu nome e onde opera, carrega os seus documentos, e a pessoa que atua em seu nome verifica a sua identidade. Tudo fica arquivado num único pedido.
Como o UMNIII Verify ajuda
O UMNIII Verify reúne as declarações do fornecedor, os seus documentos e a verificação de identidade do seu representante num pedido com um único registo de provas, para que a integração siga os mesmos passos para cada fornecedor.
Modelos UMNIII para isto
- UAE FTA Supplier Verification. Verificação de identidade, os formulários de informação do fornecedor e os documentos do fornecedor. Redigido para a verificação de fornecedores nos EAU e disponibilizado a Workspaces que atuam nos EAU e a Workspaces pessoais.
Que funcionalidades do Verify ajudam?
- Formulários de informação personalizados
- O fornecedor indica os seus dados, o seu tipo, a sua constituição ou identidade, o seu representante autorizado e o seu local de atividade.
Comprova: Um registo estruturado do que o destinatário lhe disse, arquivado com o pedido.
Não comprova: Uma resposta não fica verificada de forma independente por ter sido recolhida através do Verify. É o que o destinatário disse. - Pedidos de documentos e carregamentos
- O fornecedor carrega a licença ou os documentos de constituição, os documentos de identificação e provas do seu local de atividade.
Comprova: Que o destinatário carregou estes ficheiros para este pedido, e quando.
Não comprova: Um carregamento não comprova que um documento é autêntico, válido, atual ou do próprio destinatário. - Verificação de identidade
- Confirma a identidade da pessoa que atua em nome do fornecedor.
Comprova: Que um documento de identificação oficial com fotografia foi verificado quanto à autenticidade e comparado com uma selfie em direto da pessoa que o apresenta.
Não comprova: Não comprova uma morada, um direito a trabalhar ou arrendar, solvabilidade, habilitação para conduzir nem nada sobre uma empresa. - Verificação de empresas (KYB)
- Quando o seu processo precisa que a própria empresa seja verificada nos registos, com as pessoas associadas, em vez de ser apenas descrita.
Comprova: Uma verificação de empresa: consulta ao registo quando existem dados, documentos da empresa e verificações das pessoas associadas, administradores e beneficiários efetivos.
Não comprova: Não é uma verificação de crédito, e não decide se deve fazer negócio com a empresa.
Opcional, adicionado separadamente
- Verificação de empresas (KYB): Quando o seu processo exige que a empresa seja verificada, não apenas descrita.
- Análise AML padrão: Quando a sua política analisa a pessoa que atua em nome de um fornecedor.
Informações que podem ser recolhidas
- Nome legal e comercial, e país
- Se o fornecedor é uma empresa ou um particular
- Dados de constituição ou de identidade
- Quem está autorizado a atuar em nome do fornecedor
- O local de atividade e o que lá acontece
Documentos que podem ser pedidos
- Uma licença comercial ou documento de constituição, para uma empresa
- Uma prova de identidade, para um particular ou representante
- Uma prova de poderes, para quem atua em nome de uma empresa
- Prova do local de atividade
Países e cobertura
- Fora do processo dos EAU, crie a integração de fornecedores com as mesmas partes no compositor e guarde-a como modelo seu.
O que o Verify não faz aqui
- O Verify regista o que o fornecedor declara e os documentos que carrega. Não conclui se um fornecedor, um fornecimento ou uma dedução de imposto são válidos; essa avaliação é sua.
Como criar ou adaptar o fluxo
- No UMNIII Verify, abra o Dashboard. Em “Send verification invite”, escolha “UAE FTA Supplier Verification” em “Start from a template”. Reveja o que é preenchido: qualquer parte pode ser alterada para um pedido, e o orçamento acompanha o que está selecionado.
- Fora do processo dos EAU, redija de raiz: assinale “Verify identity”, “Collect information (forms)” e “Request documents”, e escolha os formulários de fornecedor e os documentos de que precisa.
- Adicione uma verificação opcional apenas quando se adequar realmente ao seu processo. Nenhuma é adicionada por predefinição.
- Introduza o destinatário em “Invitee Email”, escolha a duração do link em “Link expires after” e, quando disponível, se pretende “Send reminders”. Depois clique em “Send verification invite”.
Guarde-o e reutilize-o como modelo
- Quando a composição estiver certa, um proprietário, administrador ou membro do Workspace clica em “Save as template”, dá-lhe um nome e, opcionalmente, uma descrição.
- A partir daí aparece em “Start from a template” ao lado dos modelos UMNIII. Escolhê-lo preenche o pedido, cada parte continua editável para esse pedido, e escolher um modelo não envia nada por si só.
- Para adaptar um modelo UMNIII, escolha-o e clique em “Copy to this Workspace”. A cópia pode ser alterada por si; o original não muda.
- Um modelo guardado não é editado diretamente. Para o alterar, aplique-o, ajuste a composição e guarde-o novamente com outro nome.
- Os modelos próprios e copiados do seu Workspace aparecem em Other / General na calculadora de créditos do UMNIII Verify.
Modelos, formulários e guias
- Modelo de sistema UMNIII
- Um fluxo pronto a usar fornecido pela UMNIII. Está identificado como UMNIII no produto e o seu Workspace não o pode alterar.
- Modelo de Workspace
- Um fluxo que alguém no seu Workspace guardou para reutilizar. Pertence ao seu Workspace.
- Modelo copiado
- Um modelo UMNIII copiado para o seu Workspace para poder ser adaptado. A cópia é sua e o original não muda.
- Formulário de informação reutilizável
- Um conjunto de perguntas que o seu Workspace escreve uma vez e anexa a qualquer pedido ou modelo.
- Guia de fluxo
- Uma explicação como estas páginas. Um guia não é um modelo: salvo indicação de que existe um modelo UMNIII, descreve uma configuração que cria por si.
Próximo passo
Use o modelo UMNIII no UMNIII Verify, ou copie-o para o seu Workspace e adapte-o. Os preços atuais são apresentados no produto antes de enviar qualquer coisa.