Crie um formulário de informação reutilizável
Escreva as suas perguntas uma vez em Custom Forms e depois anexe o formulário a qualquer pedido ou modelo.
Para quem é: Proprietários, administradores e membros de um Workspace UMNIII Verify.
Tenha em atenção
- Um formulário recolhe informações fornecidas pelo destinatário. Uma resposta não fica verificada de forma independente por ter sido recolhida através do Verify.
- Quando precisar de algo verificado de forma independente, adicione uma verificação suportada separada.
- Os formulários podem conter dados pessoais. Peça apenas informações que tenha um motivo lícito e legítimo para recolher.
Passo 1: Encontre Custom Forms
- Abra Custom Forms a partir do menu no UMNIII Verify. Os proprietários, administradores e membros podem criar, editar e arquivar formulários; os leitores podem lê-los e pré-visualizá-los.
- Se a criação de formulários próprios não estiver ativada para o seu Workspace, os formulários fornecidos pela UMNIII continuam disponíveis ao redigir um pedido.
- Um Workspace pode ter um limite de formulários; a página indica quando é atingido.
Passo 2: Adicione, identifique e ordene as perguntas
- Clique em “New form” e introduza um “Form name” e, se quiser, uma descrição.
- Clique em “Add a question”. Escreva a pergunta em “Label”, escolha o “Type” entre os tipos de pergunta que o seu Workspace pode fazer e adicione texto de ajuda quando for útil.
- Para uma lista, escreva as opções com “Add a choice”. Para uma declaração ou consentimento, uma caixa de seleção pode ser definida como obrigatória para submeter.
- Os destinatários respondem pela ordem apresentada. Use “Move up” e “Move down” para reordenar, e “Remove” para retirar uma pergunta.
Passo 3: Decida o que é obrigatório
- Assinale “An answer is required” numa pergunta que tem de ser respondida e deixe por assinalar numa opcional.
Passo 4: Pré-visualize e guarde
- Clique em “Preview as the recipient” para ver o formulário como o seu cliente o verá. Nada escrito na pré-visualização é guardado ou enviado.
- Clique em “Create form” para o guardar, ou em “Save changes” ao editar.
Passo 5: Disponibilize-o e partilhe-o se quiser
- Um formulário guardado fica imediatamente disponível para o seu Workspace, em “Your forms” ao redigir um pedido.
- Os proprietários e administradores também podem publicar um formulário na biblioteca partilhada do UMNIII Verify, onde outros Workspaces o podem pré-visualizar e adotar uma cópia separada. Só as perguntas são partilhadas, nunca clientes, pedidos ou respostas.
Passo 6: Use-o num fluxo
- No compositor, “Send verification invite”, assinale “Collect information (forms)” e escolha o seu formulário em “Your forms”.
- Clique em “Save as template” para manter a combinação, para que o mesmo formulário seja anexado sempre.
Passo 7: Encontre as respostas
- As respostas ficam arquivadas no pedido de verificação. Abra-o a partir de Verifications para as ver em “Submitted Forms”; “Evidence and downloads” tem o relatório e o pacote de provas descarregáveis.
Passo 8: Reutilize, edite, retire
- Um formulário pode ser anexado a qualquer número de pedidos e modelos.
- Editar um formulário altera-o para pedidos futuros. Um pedido já enviado mantém as perguntas com que foi enviado, por isso as respostas passadas ficam exatamente como arquivadas.
- “Duplicate” cria uma variante sem tocar no original, e “Archive” deixa de oferecer um formulário sem eliminar nada.
Próximo passo
Siga estes passos no UMNIII Verify.