Contabilidade e serviços empresariais: integração de novos clientes
Crie o ficheiro de diligência devida de cada novo cliente a partir de um pedido: identidade, declarações, origem dos fundos e comprovativo de morada.
Para quem é: Contabilistas, consultores fiscais, prestadores de serviços empresariais e empresas de secretariado societário.
Cenário: Aceitar um novo cliente particular e criar o seu ficheiro de diligência devida do cliente (CDD).
O problema
Os ficheiros de clientes são montados com passaportes enviados por e-mail, faturas reencaminhadas e uma explicação da origem dos fundos escrita numa mensagem. As mesmas perguntas são reescritas para cada cliente, e um ficheiro só fica completo quando alguém se lembra de verificar.
O que pode acontecer
- Os elementos em falta ou desatualizados são detetados na revisão e não na integração.
- Pessoas diferentes pedem o mesmo duas vezes aos clientes.
- Documentos sensíveis ficam em caixas de correio pessoais.
Contexto legal e regulamentar
Contabilistas e prestadores de serviços empresariais podem ter obrigações de diligência devida ao abrigo da legislação contra o branqueamento de capitais. O que se aplica à sua empresa, e a um dado cliente, cabe à sua empresa e ao seu consultor de conformidade decidir.
Isto é contexto, não aconselhamento jurídico sobre as suas obrigações.
Um processo melhor
Envie um link ao cliente. O cliente verifica a sua identidade, responde às declarações e carrega o comprovativo de morada, e o ficheiro completo fica no pedido com um pacote de provas descarregável.
Como o UMNIII Verify ajuda
O UMNIII Verify transforma o ficheiro do cliente num pedido que a sua equipa envia sempre da mesma forma, e mantém juntos o resultado de identidade, as declarações e os documentos.
Modelos UMNIII para isto
- New Client CDD. Verificação de identidade, dados pessoais, origem dos fundos, declaração de PEP e sanções, declaração e consentimento do cliente e comprovativo de morada. Disponível em todos os mercados.
- UAE Visa Application. Verificação de identidade, dados pessoais e de visto ou emprego, contrato de trabalho e comprovativo de morada. Disponibilizado a Workspaces que atuam nos EAU e a Workspaces pessoais.
Que funcionalidades do Verify ajudam?
- Verificação de identidade
- Confirma que o cliente é quem diz ser.
Comprova: Que um documento de identificação oficial com fotografia foi verificado quanto à autenticidade e comparado com uma selfie em direto da pessoa que o apresenta.
Não comprova: Não comprova uma morada, um direito a trabalhar ou arrendar, solvabilidade, habilitação para conduzir nem nada sobre uma empresa. - Formulários de informação personalizados
- Dados pessoais, origem dos fundos, uma declaração PEP e de sanções, e a declaração e o consentimento do cliente.
Comprova: Um registo estruturado do que o destinatário lhe disse, arquivado com o pedido.
Não comprova: Uma resposta não fica verificada de forma independente por ter sido recolhida através do Verify. É o que o destinatário disse. - Pedidos de documentos e carregamentos
- Comprovativo de morada, com instruções sobre o que aceita.
Comprova: Que o destinatário carregou estes ficheiros para este pedido, e quando.
Não comprova: Um carregamento não comprova que um documento é autêntico, válido, atual ou do próprio destinatário. - Análise AML padrão
- Analisa o cliente face a listas de sanções e PEP, em vez de confiar apenas no que declara.
Comprova: Se a pessoa consta de listas de sanções ou de bases de dados de pessoas politicamente expostas (PEP) no momento da análise.
Não comprova: Não inclui notícias adversas, e um resultado é informação para a sua própria decisão, não uma decisão. - Monitorização AML contínua
- Mantém essa análise durante 12 meses para um cliente que acompanhará ao longo do tempo.
Comprova: Nova análise diária da mesma pessoa durante 12 meses, com qualquer novo alerta ou alteração de estado registado no pedido para revisão.
Não comprova: É um complemento de uma análise AML, não um substituto, e a decisão de conformidade continua a ser sua.
Opcional, adicionado separadamente
- Análise AML padrão: Quando a sua política exige análise de sanções e PEP.
- Análise AML reforçada: Quando a sua política também exige uma pesquisa de notícias adversas.
- Monitorização AML contínua: Com uma análise AML, para um cliente que acompanhará ao longo do tempo.
- Verificação de registos de residência: Quando o cliente vive num país que o Verify oferece para registos de residência.
Informações que podem ser recolhidas
- Nome, contactos, data de nascimento e nacionalidade
- Origem dos fundos
- Uma declaração PEP e de sanções
- A declaração e o consentimento do cliente
Documentos que podem ser pedidos
- Comprovativo de morada
Países e cobertura
- As verificações adicionais oferecidas dependem do que o seu Workspace pode usar; o Verify mostra apenas as disponíveis, com os preços atuais.
O que o Verify não faz aqui
- Uma declaração é o que o cliente disse. A análise, quando a adiciona, é informação para a sua própria decisão; o Verify não decide se aceita um cliente.
Como criar ou adaptar o fluxo
- No UMNIII Verify, abra o Dashboard. Em “Send verification invite”, escolha “New Client CDD” em “Start from a template”. Reveja o que é preenchido: qualquer parte pode ser alterada para um pedido, e o orçamento acompanha o que está selecionado.
- Adicione uma verificação opcional apenas quando se adequar realmente ao seu processo. Nenhuma é adicionada por predefinição.
- Introduza o destinatário em “Invitee Email”, escolha a duração do link em “Link expires after” e, quando disponível, se pretende “Send reminders”. Depois clique em “Send verification invite”.
Guarde-o e reutilize-o como modelo
- Quando a composição estiver certa, um proprietário, administrador ou membro do Workspace clica em “Save as template”, dá-lhe um nome e, opcionalmente, uma descrição.
- A partir daí aparece em “Start from a template” ao lado dos modelos UMNIII. Escolhê-lo preenche o pedido, cada parte continua editável para esse pedido, e escolher um modelo não envia nada por si só.
- Para adaptar um modelo UMNIII, escolha-o e clique em “Copy to this Workspace”. A cópia pode ser alterada por si; o original não muda.
- Um modelo guardado não é editado diretamente. Para o alterar, aplique-o, ajuste a composição e guarde-o novamente com outro nome.
- Os modelos próprios e copiados do seu Workspace aparecem em Other / General na calculadora de créditos do UMNIII Verify.
Modelos, formulários e guias
- Modelo de sistema UMNIII
- Um fluxo pronto a usar fornecido pela UMNIII. Está identificado como UMNIII no produto e o seu Workspace não o pode alterar.
- Modelo de Workspace
- Um fluxo que alguém no seu Workspace guardou para reutilizar. Pertence ao seu Workspace.
- Modelo copiado
- Um modelo UMNIII copiado para o seu Workspace para poder ser adaptado. A cópia é sua e o original não muda.
- Formulário de informação reutilizável
- Um conjunto de perguntas que o seu Workspace escreve uma vez e anexa a qualquer pedido ou modelo.
- Guia de fluxo
- Uma explicação como estas páginas. Um guia não é um modelo: salvo indicação de que existe um modelo UMNIII, descreve uma configuração que cria por si.
Próximo passo
Use o modelo UMNIII no UMNIII Verify, ou copie-o para o seu Workspace e adapte-o. Os preços atuais são apresentados no produto antes de enviar qualquer coisa.