Onboarding i weryfikacja dostawców
Zbierz w jednej prośbie to, co może podać tylko dostawca, wraz z jego dokumentami i kontrolą tożsamości osoby działającej w jego imieniu.
Dla kogo: Zespoły finansowe, zakupowe i ds. zobowiązań prowadzące onboarding dostawców, w tym firmy z ZEA weryfikujące dostawców na potrzeby podatku naliczonego.
Scenariusz: Potrzebujesz tych samych informacji i dokumentów od każdego nowego dostawcy oraz zapisu, który da się ponownie znaleźć.
Problem
Dane dostawców przychodzą e-mailem, w załącznikach i w arkuszach prowadzonych przez różne osoby. O licencje i dokumenty tożsamości przypomina się wiadomość po wiadomości, a nikt nie potrafi szybko powiedzieć, który dostawca co i kiedy przysłał.
Co może się stać
- Dostawca zostaje założony lub jego dane zmienione na podstawie e-maila, którego nikt nie sprawdził.
- Onboarding staje, gdy trwa pogoń za właściwym dokumentem.
- Gdy audytor pyta, jak zweryfikowano dostawcę, odpowiedź jest rozproszona po skrzynkach.
Kontekst prawny i regulacyjny
W ZEA decyzja nr 13 z 2026 r. Federalnego Urzędu Podatkowego określa środki, które podatnik podejmuje, aby zweryfikować dostawcę przed odliczeniem podatku naliczonego. Czego wymaga od Twojej firmy i w odniesieniu do których dostawców, decydujesz Ty i Twój doradca.
To jest kontekst, a nie porada prawna dotycząca Twoich obowiązków.
Lepszy proces
Wyślij każdemu dostawcy jeden link. Dostawca podaje, kim jest, jak został założony lub zidentyfikowany, kto działa w jego imieniu i gdzie prowadzi działalność, przesyła dokumenty, a osoba działająca w jego imieniu potwierdza swoją tożsamość. Wszystko trafia do jednej prośby.
Jak pomaga UMNIII Verify
UMNIII Verify łączy oświadczenia dostawcy, jego dokumenty i kontrolę tożsamości jego przedstawiciela w jednej prośbie z jednym zapisem dowodów, dzięki czemu onboarding przebiega tak samo dla każdego dostawcy.
Szablony UMNIII do tego celu
- UAE FTA Supplier Verification. Weryfikacja tożsamości, formularze informacji o dostawcy i dokumenty dostawcy. Przygotowane do weryfikacji dostawców w ZEA i oferowane Workspaces działającym w ZEA oraz osobistym Workspaces.
Które funkcje Verify pomagają?
- Niestandardowe formularze informacyjne
- Dostawca podaje swoje dane, typ, informacje o założeniu lub tożsamość, upoważnionego przedstawiciela i miejsce prowadzenia działalności.
Ustala: Uporządkowany zapis tego, co powiedział Ci odbiorca, przechowywany przy prośbie.
Nie ustala: Odpowiedź nie staje się niezależnie zweryfikowana tylko dlatego, że zebrano ją przez Verify. To jest to, co powiedział odbiorca. - Prośby o dokumenty i przesyłanie plików
- Dostawca przesyła licencję lub dokumenty założycielskie, dokumenty tożsamości i dowody miejsca prowadzenia działalności.
Ustala: Że odbiorca przesłał te pliki do tej prośby, i kiedy.
Nie ustala: Przesłanie nie dowodzi, że dokument jest autentyczny, ważny, aktualny ani że należy do odbiorcy. - Weryfikacja tożsamości
- Potwierdza tożsamość osoby działającej w imieniu dostawcy.
Ustala: Że urzędowy dokument tożsamości ze zdjęciem sprawdzono pod kątem autentyczności i porównano z selfie na żywo osoby, która go przedstawia.
Nie ustala: Nie dowodzi adresu, prawa do pracy lub najmu, zdolności kredytowej, uprawnień do kierowania ani niczego na temat firmy. - Weryfikacja firmy (KYB)
- Gdy Twój proces wymaga sprawdzenia samej firmy w rejestrach, wraz z powiązanymi osobami, a nie tylko jej opisania.
Ustala: Kontrola firmy: wyszukiwanie w rejestrze, gdy dostępne są zapisy, dokumenty firmy oraz kontrole powiązanych osób, jej członków zarządu i beneficjentów rzeczywistych.
Nie ustala: To nie jest kontrola kredytowa i nie decyduje o tym, czy prowadzić interesy z firmą.
Opcjonalnie, dodawane osobno
- Weryfikacja firmy (KYB): Gdy Twój proces wymaga weryfikacji firmy, a nie tylko jej opisu.
- Standardowa kontrola AML: Gdy Twoja polityka obejmuje kontrolę osoby działającej w imieniu dostawcy.
Informacje, które mogą być zbierane
- Nazwa prawna i handlowa oraz kraj
- Czy dostawca jest firmą, czy osobą fizyczną
- Dane o założeniu lub tożsamości
- Kto jest upoważniony do działania w imieniu dostawcy
- Miejsce prowadzenia działalności i co się w nim dzieje
Dokumenty, o które można poprosić
- Licencja handlowa lub dokument założycielski, w przypadku firmy
- Dowód tożsamości, w przypadku osoby fizycznej lub przedstawiciela
- Dowód upoważnienia, w przypadku osoby działającej w imieniu firmy
- Dowód miejsca prowadzenia działalności
Kraje i zakres
- Poza procesem ZEA utwórz onboarding dostawców z tych samych elementów w kreatorze i zapisz go jako własny szablon.
Czego Verify tu nie robi
- Verify zapisuje to, co dostawca oświadcza, i przesłane przez niego dokumenty. Nie rozstrzyga, czy dostawca, dostawa lub odliczenie podatku są prawidłowe; ta ocena należy do Ciebie.
Jak utworzyć lub dostosować proces
- W UMNIII Verify otwórz Dashboard. W “Send verification invite” wybierz “UAE FTA Supplier Verification” w “Start from a template”. Sprawdź, co zostało wypełnione: każdą część można zmienić dla jednej prośby, a wycena odpowiada temu, co wybrano.
- Poza procesem ZEA utwórz prośbę od podstaw: zaznacz “Verify identity”, “Collect information (forms)” i “Request documents” oraz wybierz potrzebne formularze dostawcy i dokumenty.
- Dodawaj opcjonalne kontrole tylko tam, gdzie naprawdę pasują do Twojego procesu. Żadna nie jest dodawana domyślnie.
- Wpisz odbiorcę w “Invitee Email”, wybierz czas ważności linku w “Link expires after” i, jeśli jest dostępne, zdecyduj, czy użyć “Send reminders”. Następnie naciśnij “Send verification invite”.
Zapisz i używaj ponownie jako szablon
- Gdy kompozycja jest gotowa, właściciel, administrator lub członek Workspace naciska “Save as template”, nadaje mu nazwę i opcjonalnie opis.
- Od tej pory pojawia się w “Start from a template” obok szablonów UMNIII. Jego wybranie wypełnia prośbę, każda część pozostaje edytowalna dla tej jednej prośby, a samo wybranie szablonu niczego nie wysyła.
- Aby dostosować szablon UMNIII, wybierz go i naciśnij “Copy to this Workspace”. Kopię możesz zmieniać; oryginał pozostaje bez zmian.
- Zapisanego szablonu nie edytuje się bezpośrednio. Aby go zmienić, zastosuj go, dostosuj kompozycję i zapisz ponownie pod nową nazwą.
- Własne i skopiowane szablony Twojego Workspace są wymienione w sekcji Other / General w kalkulatorze kredytów w UMNIII Verify.
Szablony, formularze i przewodniki
- Szablon systemowy UMNIII
- Gotowy proces dostarczany przez UMNIII. W produkcie jest oznaczony jako UMNIII, a Twój Workspace nie może go zmienić.
- Szablon Workspace
- Proces zapisany przez kogoś w Twoim Workspace do ponownego użycia. Należy do Twojego Workspace.
- Skopiowany szablon
- Szablon UMNIII skopiowany do Twojego Workspace, aby można go było dostosować. Kopia jest Twoja, a oryginał pozostaje bez zmian.
- Formularz informacyjny wielokrotnego użytku
- Zestaw pytań, które Twój Workspace pisze raz i dołącza do dowolnej prośby lub szablonu.
- Przewodnik po procesie
- Objaśnienie takie jak te strony. Przewodnik nie jest szablonem: o ile nie podaje, że dostępny jest szablon UMNIII, opisuje konfigurację, którą tworzysz samodzielnie.
Następny krok
Użyj szablonu UMNIII w UMNIII Verify albo skopiuj go do swojego Workspace i dostosuj. Aktualne ceny są pokazywane w produkcie, zanim cokolwiek wyślesz.