Księgowość i usługi korporacyjne: onboarding nowych klientów
Zbuduj teczkę należytej staranności każdego nowego klienta z jednej prośby: tożsamość, oświadczenia, źródło środków i potwierdzenie adresu.
Dla kogo: Księgowi, doradcy podatkowi, dostawcy usług korporacyjnych i firmy sekretariatu korporacyjnego.
Scenariusz: Przyjęcie nowego klienta indywidualnego i założenie jego teczki należytej staranności wobec klienta (CDD).
Problem
Teczki klientów składają się z paszportów wysłanych e-mailem, przekazanych rachunków za media i wyjaśnienia źródła środków wpisanego w wiadomości. Te same pytania są pisane od nowa dla każdego klienta, a teczka jest kompletna tylko wtedy, gdy ktoś pamięta, by ją sprawdzić.
Co może się stać
- Brakujące lub nieaktualne elementy wychodzą na jaw przy przeglądzie, a nie przy onboardingu.
- Klienci są proszeni o to samo dwukrotnie przez różne osoby.
- Wrażliwe dokumenty leżą w prywatnych skrzynkach.
Kontekst prawny i regulacyjny
Księgowi i dostawcy usług korporacyjnych mogą mieć obowiązki należytej staranności wobec klienta na mocy przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. To, co dotyczy Twojej firmy i danego klienta, ustala Twoja firma i jej doradca ds. zgodności.
To jest kontekst, a nie porada prawna dotycząca Twoich obowiązków.
Lepszy proces
Wyślij klientowi jeden link. Klient potwierdza tożsamość, odpowiada na oświadczenia i przesyła potwierdzenie adresu, a kompletna teczka jest przechowywana przy prośbie z pakietem dowodów do pobrania.
Jak pomaga UMNIII Verify
UMNIII Verify zmienia teczkę klienta w prośbę, którą zespół zawsze wysyła tak samo, i trzyma razem wynik tożsamości, oświadczenia i dokumenty.
Szablony UMNIII do tego celu
- New Client CDD. Weryfikacja tożsamości, dane osobowe, źródło środków, oświadczenie PEP i dotyczące sankcji, oświadczenie i zgoda klienta oraz potwierdzenie adresu. Oferowane na każdym rynku.
- UAE Visa Application. Weryfikacja tożsamości, dane osobowe oraz dane wizy lub zatrudnienia, umowa o pracę i potwierdzenie adresu. Oferowane Workspaces działającym w ZEA oraz osobistym Workspaces.
Które funkcje Verify pomagają?
- Weryfikacja tożsamości
- Potwierdza, że klient jest tym, za kogo się podaje.
Ustala: Że urzędowy dokument tożsamości ze zdjęciem sprawdzono pod kątem autentyczności i porównano z selfie na żywo osoby, która go przedstawia.
Nie ustala: Nie dowodzi adresu, prawa do pracy lub najmu, zdolności kredytowej, uprawnień do kierowania ani niczego na temat firmy. - Niestandardowe formularze informacyjne
- Dane osobowe, źródło środków, oświadczenie PEP i sankcyjne oraz oświadczenie i zgoda klienta.
Ustala: Uporządkowany zapis tego, co powiedział Ci odbiorca, przechowywany przy prośbie.
Nie ustala: Odpowiedź nie staje się niezależnie zweryfikowana tylko dlatego, że zebrano ją przez Verify. To jest to, co powiedział odbiorca. - Prośby o dokumenty i przesyłanie plików
- Potwierdzenie adresu, z instrukcją, co akceptujesz.
Ustala: Że odbiorca przesłał te pliki do tej prośby, i kiedy.
Nie ustala: Przesłanie nie dowodzi, że dokument jest autentyczny, ważny, aktualny ani że należy do odbiorcy. - Standardowa kontrola AML
- Sprawdza klienta na listach sankcyjnych i PEP, zamiast polegać tylko na jego oświadczeniu.
Ustala: Czy w chwili kontroli osoba figuruje na listach sankcyjnych lub w bazach osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP).
Nie ustala: Nie obejmuje negatywnych publikacji, a wynik jest informacją do Twojej własnej decyzji, a nie decyzją. - Ciągły monitoring AML
- Utrzymuje tę kontrolę przez 12 miesięcy w przypadku klienta, którego będziesz obsługiwać długoterminowo.
Ustala: Codzienna ponowna kontrola tej samej osoby przez 12 miesięcy, a każdy nowy alert lub zmiana statusu są zapisywane przy prośbie do przeglądu.
Nie ustala: To dodatek do jednej kontroli AML, a nie jej zamiennik, a decyzja dotycząca zgodności pozostaje po Twojej stronie.
Opcjonalnie, dodawane osobno
- Standardowa kontrola AML: Gdy Twoja polityka wymaga kontroli sankcji i PEP.
- Rozszerzona kontrola AML: Gdy Twoja polityka wymaga także wyszukiwania negatywnych publikacji.
- Ciągły monitoring AML: Z kontrolą AML, w przypadku klienta, którego będziesz obsługiwać długoterminowo.
- Kontrola rejestrów zamieszkania: Gdy klient mieszka w kraju, który Verify oferuje dla rejestrów zamieszkania.
Informacje, które mogą być zbierane
- Imię i nazwisko, dane kontaktowe, data urodzenia i obywatelstwo
- Źródło środków
- Oświadczenie PEP i sankcyjne
- Oświadczenie i zgoda klienta
Dokumenty, o które można poprosić
- Potwierdzenie adresu
Kraje i zakres
- Oferowane dodatkowe kontrole zależą od tego, z czego może korzystać Twój Workspace; Verify pokazuje tylko dostępne kontrole z aktualnymi cenami.
Czego Verify tu nie robi
- Oświadczenie to to, co powiedział klient. Kontrola, jeśli ją dodasz, jest informacją do Twojej decyzji; Verify nie decyduje o przyjęciu klienta.
Jak utworzyć lub dostosować proces
- W UMNIII Verify otwórz Dashboard. W “Send verification invite” wybierz “New Client CDD” w “Start from a template”. Sprawdź, co zostało wypełnione: każdą część można zmienić dla jednej prośby, a wycena odpowiada temu, co wybrano.
- Dodawaj opcjonalne kontrole tylko tam, gdzie naprawdę pasują do Twojego procesu. Żadna nie jest dodawana domyślnie.
- Wpisz odbiorcę w “Invitee Email”, wybierz czas ważności linku w “Link expires after” i, jeśli jest dostępne, zdecyduj, czy użyć “Send reminders”. Następnie naciśnij “Send verification invite”.
Zapisz i używaj ponownie jako szablon
- Gdy kompozycja jest gotowa, właściciel, administrator lub członek Workspace naciska “Save as template”, nadaje mu nazwę i opcjonalnie opis.
- Od tej pory pojawia się w “Start from a template” obok szablonów UMNIII. Jego wybranie wypełnia prośbę, każda część pozostaje edytowalna dla tej jednej prośby, a samo wybranie szablonu niczego nie wysyła.
- Aby dostosować szablon UMNIII, wybierz go i naciśnij “Copy to this Workspace”. Kopię możesz zmieniać; oryginał pozostaje bez zmian.
- Zapisanego szablonu nie edytuje się bezpośrednio. Aby go zmienić, zastosuj go, dostosuj kompozycję i zapisz ponownie pod nową nazwą.
- Własne i skopiowane szablony Twojego Workspace są wymienione w sekcji Other / General w kalkulatorze kredytów w UMNIII Verify.
Szablony, formularze i przewodniki
- Szablon systemowy UMNIII
- Gotowy proces dostarczany przez UMNIII. W produkcie jest oznaczony jako UMNIII, a Twój Workspace nie może go zmienić.
- Szablon Workspace
- Proces zapisany przez kogoś w Twoim Workspace do ponownego użycia. Należy do Twojego Workspace.
- Skopiowany szablon
- Szablon UMNIII skopiowany do Twojego Workspace, aby można go było dostosować. Kopia jest Twoja, a oryginał pozostaje bez zmian.
- Formularz informacyjny wielokrotnego użytku
- Zestaw pytań, które Twój Workspace pisze raz i dołącza do dowolnej prośby lub szablonu.
- Przewodnik po procesie
- Objaśnienie takie jak te strony. Przewodnik nie jest szablonem: o ile nie podaje, że dostępny jest szablon UMNIII, opisuje konfigurację, którą tworzysz samodzielnie.
Następny krok
Użyj szablonu UMNIII w UMNIII Verify albo skopiuj go do swojego Workspace i dostosuj. Aktualne ceny są pokazywane w produkcie, zanim cokolwiek wyślesz.