Vérifier les candidats sans courir après les e-mails : un meilleur parcours pour les cabinets de recrutement

Carte à la marque UMNIII pour l’article sur les parcours de vérification des candidats pour les cabinets de recrutement

Un consultant place un candidat le jeudi. La pièce d’identité est arrivée le lundi, photographiée de biais. La preuve du droit au travail a été traitée dans un processus séparé et seulement résumée ensuite dans le CRM. Deux références ont été promises et une est arrivée. Le certificat de qualification se trouve quelque part dans un fil qui contient aussi la négociation salariale.

Rien de tout cela n’est négligent. C’est ce qui arrive quand l’intégration d’un candidat consiste en douze petites demandes étalées sur quinze jours, chacune faite par la personne qui se trouvait lui parler à ce moment-là.

Découvrez comment UMNIII Verify conserve les demandes aux candidats et leurs documents dans un seul dossier

Pourquoi les relances existent

Le recrutement recueille plus d’informations sur une personne que la plupart des processus d’intégration, et il les recueille auprès de quelqu’un qu’on cherche en même temps à convaincre. Cette tension façonne tout le reste :

  • Les pièces d’identité arrivent par ce que le candidat a sous la main, généralement un téléphone, souvent sous forme de photo d’écran plutôt que de scan.
  • Le CV arrive en premier et fixe les attentes, mais c’est une affirmation et non une preuve, et la preuve arrive plus tard ou jamais.
  • Les déclarations sur les préavis, les clauses restrictives, le statut de visa ou d’autres sujets propres au poste sont demandées oralement lors d’un appel, parce que la conversation y arrive naturellement à ce moment-là, puis consignées de mémoire.
  • Le candidat donne les coordonnées de ses référents, et le cabinet relance ensuite un tiers qui n’a aucune raison de se presser et aucune relation avec lui.
  • Les certificats de qualification sont promis, oubliés, puis redemandés une semaine plus tard par un autre consultant.
  • Les indépendants arrivent avec une société à responsabilité limitée, ce qui représente un second jeu complet de documents.
  • Deux personnes demandent la même chose deux fois au candidat, qui en conclut que le cabinet est mal organisé.

Quand un client demande ce que vous détenez sur un candidat présélectionné, la réponse se trouve à six endroits et personne n’est tout à fait sûr qu’elle soit complète.

Ce que cela coûte

Ce sont des conséquences commerciales et opérationnelles, non réglementaires. Lorsqu’une obligation précise s’applique à votre cabinet, à votre secteur ou aux postes que vous pourvoyez, c’est à votre propre conseiller d’en juger, et cet article ne cherche pas à trancher la question.

  • Les incohérences apparaissent tard. Un nom qui ne correspond pas tout à fait entre un passeport et un dossier de paie tient généralement à un deuxième prénom ou à un mariage. C’est une conversation de cinq minutes la première semaine et une conversation gênante la veille d’une date de démarrage.
  • Des affirmations demandent une vérification que personne n’a prévue. Une qualification ou une date d’emploi à suivre représente du travail, et le découvrir au stade de l’offre oblige à le faire dans l’urgence.
  • Un candidat va plus loin qu’il n’aurait dû. Sans faute de quiconque, mais parce que la question qui l’aurait révélé a été posée tard, de façon informelle, ou posée et non notée.
  • Les placements prennent du retard. Une date de démarrage qui bouge à cause d’un document manquant coûte la marge pendant le retard et une part de la patience du client.
  • La confiance du client s’érode en silence. Un employeur qui doit demander deux fois quels contrôles vous avez effectués se fait une opinion, et il le dit rarement.
  • La même administration se répète. Relancer, relire des fils, reconstituer un tableau qui aurait dû se former tout seul.
  • Les passations perdent du contexte. Quand un consultant part ou prend des vacances, ce qu’il a conclu sur un candidat suit rarement le dossier.
  • Les candidats vivent des expériences différentes. Deux personnes postulant à des postes similaires se voient demander des choses différentes dans un ordre différent, ce qui est un problème d’équité autant que d’efficacité.

Pris séparément, ces points sont mineurs. Ce qui les rend coûteux, c’est leur accumulation dans une équipe : chaque consultant absorbe un peu de la même charge sur chaque candidat, et rien de tout cela n’apparaît dans un rapport. Les cabinets qui s’en aperçoivent le font généralement par le client, quand un employeur pose une question à laquelle le dossier ne peut pas répondre rapidement.

Une demande, décidée une fois par type de poste

La solution n’est pas de demander davantage. C’est de décider une fois ce dont un type de mission a besoin, puis d’envoyer cela au lieu d’improviser :

  • Fixez la liste par type de poste, pas par candidat. Un placement permanent, un indépendant travaillant via sa propre société et une recherche de cadres dirigeants ont des besoins différents. Trois listes, convenues une fois, couvrent la plupart des cabinets.
  • Réunissez les contrôles, les questions et les documents dans une seule demande. Le contrôle d’identité, les déclarations structurées et les fichiers vont ensemble, parce qu’ils sont les preuves d’une même décision et que le candidat les remplit plus facilement en une seule fois.
  • Structurez les questions. Un préavis saisi dans un champ peut être recherché et comparé. La même réponse dans un e-mail, non.
  • Laissez le candidat remplir sur son téléphone. C’est là que se trouvent déjà les documents, et c’est la différence entre une demande traitée le soir même et une traitée la semaine suivante.
  • Surveillez ce qui reste à faire au lieu de vous en souvenir. Un candidat qui a fait quatre éléments sur six n’est pas dans la même situation que celui qui n’a pas commencé.
  • Conservez le résultat avec la demande. Pour que le dossier puisse être produit quand un client le demande, par la personne disponible.

« Adapté au poste » pèse lourd dans ce premier point, et il vaut la peine de préciser ce que cela signifie. Cela ne veut pas dire tout demander à tout le monde. Un intérimaire d’entrepôt et un directeur financier d’une société réglementée ne posent pas le même problème d’intégration, et les traiter de la même façon produit une demande intrusive pour le premier ou trop légère pour le second. Décider de la liste par type de poste permet d’être proportionné sans improviser, car la réflexion a lieu une fois, à l’avance, et non par candidat sous la pression du temps.

Cela rend aussi la demande explicable. Quand un candidat demande pourquoi vous avez besoin de quelque chose, une liste réfléchie a une réponse, ce qui n’est généralement pas le cas d’une liste improvisée.

Comment UMNIII Verify aide

UMNIII Verify est conçu autour de cette seule demande : vous choisissez les documents, les questions et les contrôles dont un candidat a besoin, vous envoyez un lien à votre marque, et la personne le remplit sur son téléphone. Tout revient dans un seul dossier que votre équipe peut rechercher, rouvrir et télécharger.

  • Une demande réutilisable par type de poste. Des séries de questions prêtes à l’emploi, vos propres formulaires personnalisés et des formulaires publiés par la communauté Verify, ainsi que des demandes de documents, le tout enregistré sous forme de modèles réutilisables. Les accueils pour postes permanents, indépendants et cadres dirigeants sont composés une fois au lieu d’être refaits par candidat.
  • Les contrôles que vous sélectionnez, lorsque le poste le justifie. Vérification d’identité, avec un document officiel contrôlé pour son authenticité et comparé à un selfie en direct, et une détection du vivant confirmant la présence d’une personne réelle. Registres résidentiels britanniques, confirmant une adresse résidentielle au Royaume-Uni auprès d’une source de registres. Filtrage AML sur les données de sanctions, de listes de surveillance et de personnes politiquement exposées lorsque le poste ou le secteur le rend approprié. Vérification d’entreprise pour la société à responsabilité limitée d’un indépendant ou pour un employeur que vous intégrez comme client.
  • Des réponses structurées, pas du texte libre. Vos propres questions, posées de la même façon à chaque fois, pour qu’un préavis ou un statut de visa revienne sous forme de réponse dans un champ et non de phrase dans un message.
  • Rien n’est relancé de mémoire. L’avancement de chaque demande, pour qu’une demande bloquée soit visible plutôt qu’oubliée, avec des rappels facultatifs qui relancent automatiquement tant qu’une demande reste en attente, et la possibilité de relancer une personne précise ou de renvoyer une demande jamais arrivée.
  • Une passation n’est qu’un changement de regard. Le travail appartient à un Workspace partagé, avec des membres, des rôles et des crédits partagés, et non à une personne, de sorte que les collègues invités voient les mêmes demandes et le même historique.
  • Un dossier par candidat. Un dossier de preuves à votre marque par demande, avec son historique, les preuves à l’appui disponibles, les résultats et les formulaires soumis, tandis que les documents individuels, les PDF de réponses aux formulaires et les rapports AML sont disponibles séparément.

Votre logo, votre nom et vos couleurs apparaissent sur la demande que reçoit le candidat, dans les e-mails envoyés par Verify et dans les documents qu’il génère, ce qui compte lorsque vous demandez un passeport à quelqu’un avant qu’il ait signé quoi que ce soit.

Une limite compte ici plus que toute fonctionnalité, et elle mérite d’être énoncée en entier plutôt que sous-entendue. UMNIII Verify n’effectue pas de contrôles du droit au travail, de contrôles DBS ou de casier judiciaire, de contrôles de crédit, de vérification du parcours professionnel, ni de vérification des qualifications ou des références. La vérification d’identité confirme l’identité via le processus d’identité pris en charge ; elle ne constitue pas, à elle seule, une décision sur le droit au travail et ne doit pas être lue ainsi.

Le rôle de Verify est plus étroit : il peut recueillir les documents, déclarations, réponses structurées et coordonnées de référents fournies par le candidat que votre cabinet choisit légalement de demander. Ces éléments sont soumis dans la demande du candidat, avec les éventuels contrôles Verify pris en charge sélectionnés pour cette demande. Verify ne contacte pas les référents et ne valide pas ce qu’ils disent. Une référence arrive comme une information fournie par le candidat ou un document qu’il a téléversé, et non comme une référence obtenue de manière indépendante par le produit.

Le travail séparé reste donc séparé. Confirmer qu’un diplôme a été délivré, qu’un ancien employeur est d’accord avec les dates, qu’une personne a le droit de travailler, ou toute autre chose nécessitant une procédure légale, un référent, un organisme de délivrance ou un prestataire autorisé, est réalisé par votre cabinet ou l’employeur via ces canaux. Rien dans Verify ne les remplace, et la propre déclaration d’un candidat ne remplace pas un contrôle qu’un autre est autorisé à effectuer.

Il en va de même pour la décision. Votre cabinet choisit les contrôles appropriés à un poste et examine ce qui revient. Verify soutient ce processus et en apporte la preuve. Il ne décide pas si un candidat est adapté, honnête ou plaçable, et une correspondance possible lors d’un filtrage est un enregistrement qui ressemble à quelqu’un, et non une conclusion à son sujet.

Par où commencer

Prenez le type de poste que vous pourvoyez le plus souvent et notez tout ce que vous demandez à un candidat, dans l’ordre souhaité. Cette liste, écrite une fois, est le modèle. Le candidat suivant reçoit une demande au lieu de neuf messages, et le suivant la même demande plutôt qu’une demande légèrement différente.

Découvrez comment UMNIII Verify gère l’intégration des candidats

Pour les indépendants exerçant via une société à responsabilité limitée, ou pour intégrer un employeur comme client, la page KYB et vérification d’entreprise explique ce que renvoie une recherche au registre et où les documents à l’appui comblent les lacunes. Lorsqu’un poste ou un secteur rend le filtrage approprié, la page AML et médias défavorables précise ce qu’il établit et ce qu’il n’établit pas.

Cet article est une information générale destinée aux entreprises de recrutement et aux équipes qui les soutiennent. Rien ici ne constitue un conseil juridique, en droit du travail ou en conformité. Les contrôles appropriés et ceux qui sont obligatoires dépendent du poste, du secteur, de la juridiction et de vos propres obligations en tant qu’employeur ou cabinet, et doivent être confirmés auprès d’un conseiller qualifié plutôt que déduits d’un article.

Commencer les vérifications

Les cabinets commencent généralement par le type de poste qu’ils pourvoient le plus souvent, en notant tout ce qu’ils demandent à un candidat et en le composant une fois comme modèle.