Incorporación y verificación de proveedores
Recopile en una sola solicitud lo que solo un proveedor puede indicar, con sus documentos y una comprobación de identidad de la persona que actúa en su nombre.
Para quién es: Equipos de finanzas, compras y cuentas por pagar que incorporan proveedores, incluidas las empresas de los EAU que verifican proveedores para el impuesto soportado.
Escenario: Necesita la misma información y los mismos documentos de cada nuevo proveedor, y un registro que pueda volver a encontrar.
El problema
Los datos de los proveedores llegan por correo electrónico, en adjuntos y en hojas de cálculo que llevan distintas personas. Las licencias y los documentos de identidad se reclaman mensaje a mensaje, y nadie puede decir rápidamente qué proveedor envió qué ni cuándo.
Qué puede pasar
- Se da de alta un proveedor, o se cambian sus datos, a partir de un correo que nadie comprobó.
- La incorporación se detiene mientras se reclama el documento correcto.
- Cuando un auditor pregunta cómo se verificó un proveedor, la respuesta está repartida entre bandejas de entrada.
Contexto legal y normativo
En los EAU, la Decisión n.º 13 de 2026 de la Autoridad Federal Tributaria establece las medidas que toma un sujeto pasivo para verificar a un proveedor antes de deducir el impuesto soportado. Lo que exige a su empresa, y para qué proveedores, le corresponde decidirlo a usted y a su asesor.
Esto es contexto, no asesoramiento legal sobre sus obligaciones.
Un proceso mejor
Envíe a cada proveedor un enlace. El proveedor indica quién es, cómo está constituido o identificado, quién actúa en su nombre y dónde opera, carga sus documentos, y la persona que actúa en su nombre verifica su identidad. Todo se archiva en una sola solicitud.
Cómo ayuda UMNIII Verify
UMNIII Verify reúne las declaraciones del proveedor, sus documentos y la comprobación de identidad de su representante en una solicitud con un único registro de pruebas, de modo que la incorporación sigue los mismos pasos para cada proveedor.
Plantillas de UMNIII para esto
- UAE FTA Supplier Verification. Verificación de identidad, los formularios de información del proveedor y los documentos del proveedor. Redactado para la verificación de proveedores en los EAU y ofrecido a Workspaces que operan en los EAU y a Workspaces personales.
¿Qué funciones de Verify ayudan?
- Formularios de información personalizados
- El proveedor indica sus datos, su tipo, su constitución o identidad, su representante autorizado y su lugar de actividad.
Demuestra: Un registro estructurado de lo que el destinatario le ha dicho, archivado con la solicitud.
No demuestra: Una respuesta no queda verificada de forma independiente por haberse recopilado a través de Verify. Es lo que dijo el destinatario. - Solicitudes de documentos y cargas
- El proveedor carga su licencia o documentos de constitución, documentos de identidad y pruebas de su lugar de actividad.
Demuestra: Que el destinatario cargó estos archivos para esta solicitud, y cuándo.
No demuestra: Una carga no demuestra que un documento sea auténtico, válido, actual o del destinatario. - Verificación de identidad
- Confirma la identidad de la persona que actúa en nombre del proveedor.
Demuestra: Que se comprobó la autenticidad de un documento de identidad oficial con foto y se comparó con un selfie en vivo de la persona que lo presenta.
No demuestra: No demuestra una dirección, un derecho a trabajar o alquilar, la solvencia, un permiso de conducir ni nada sobre una empresa. - Verificación de empresas (KYB)
- Cuando su proceso necesita comprobar la propia empresa frente a los registros, con sus personas asociadas, en lugar de solo describirla.
Demuestra: Una comprobación de empresa: consulta al registro cuando hay datos disponibles, documentos de la empresa y comprobaciones de sus personas asociadas, directivos y titulares reales.
No demuestra: No es una comprobación de crédito, y no decide si hacer negocios con la empresa.
Opcional, añadido por separado
- Verificación de empresas (KYB): Cuando su proceso exige verificar la empresa, no solo describirla.
- Control AML estándar: Cuando su política controla a la persona que actúa en nombre de un proveedor.
Información que puede recopilarse
- Nombre legal y comercial, y país
- Si el proveedor es una empresa o una persona física
- Datos de constitución o identidad
- Quién está autorizado a actuar en nombre del proveedor
- El lugar de actividad y lo que se hace allí
Documentos que pueden solicitarse
- Una licencia comercial o documento de constitución, para una empresa
- Una prueba de identidad, para una persona física o un representante
- Una prueba de representación, para quien actúa en nombre de una empresa
- Pruebas del lugar de actividad
Países y cobertura
- Fuera del proceso de los EAU, cree la incorporación de proveedores con las mismas partes en el redactor y guárdela como su propia plantilla.
Lo que Verify no hace aquí
- Verify registra lo que el proveedor declara y los documentos que carga. No concluye si un proveedor, un suministro o una deducción de impuestos son válidos; esa valoración es suya.
Cómo crear o adaptar el flujo
- En UMNIII Verify, abra el Dashboard. En “Send verification invite”, elija “UAE FTA Supplier Verification” en “Start from a template”. Revise lo que rellena: cualquier parte se puede cambiar para una solicitud, y el presupuesto sigue lo seleccionado.
- Fuera del proceso de los EAU, redacte desde cero: marque “Verify identity”, “Collect information (forms)” y “Request documents”, y elija los formularios de proveedor y los documentos que necesite.
- Añada cualquier comprobación opcional solo donde realmente encaje en su proceso. Ninguna se añade por defecto.
- Introduzca el destinatario en “Invitee Email”, elija cuánto dura el enlace en “Link expires after” y, cuando se ofrezca, si desea “Send reminders”. Después pulse “Send verification invite”.
Guárdelo y reutilícelo como plantilla
- Cuando la composición está lista, un propietario, administrador o miembro del Workspace pulsa “Save as template”, le da un nombre y, opcionalmente, una descripción.
- A partir de entonces aparece en “Start from a template” junto a las plantillas de UMNIII. Al elegirla se rellena la solicitud, cada parte sigue siendo editable para esa solicitud y elegir una plantilla no envía nada por sí solo.
- Para adaptar una plantilla de UMNIII, elíjala y pulse “Copy to this Workspace”. La copia la puede cambiar usted; el original no cambia.
- Una plantilla guardada no se edita directamente. Para cambiarla, aplíquela, ajuste la composición y guárdela de nuevo con otro nombre.
- Las plantillas propias y copiadas de su Workspace aparecen en Other / General en la calculadora de créditos de UMNIII Verify.
Plantillas, formularios y guías
- Plantilla del sistema de UMNIII
- Un flujo listo para usar que proporciona UMNIII. Está etiquetado como UMNIII en el producto y su Workspace no puede cambiarlo.
- Plantilla de Workspace
- Un flujo que alguien de su Workspace ha guardado para reutilizarlo. Pertenece a su Workspace.
- Plantilla copiada
- Una plantilla de UMNIII copiada a su Workspace para poder adaptarla. La copia es suya y el original no cambia.
- Formulario de información reutilizable
- Un conjunto de preguntas que su Workspace escribe una vez y adjunta a cualquier solicitud o plantilla.
- Guía de flujo
- Una explicación como estas páginas. Una guía no es una plantilla: salvo que indique que hay una plantilla de UMNIII disponible, describe una configuración que usted crea.
Siguiente paso
Use la plantilla de UMNIII en UMNIII Verify, o cópiela a su Workspace y adáptela. Los precios actuales se muestran en el producto antes de enviar nada.