Incorporación general de clientes: información y documentos
El punto de partida ligero para cualquier empresa: un formulario y una solicitud de documento, con comprobaciones añadidas solo donde encajen.
Esta es una configuración sugerida. No hay una plantilla de UMNIII lista: la crea en UMNIII Verify y puede guardarla como su propia plantilla.
Para quién es: Cualquier empresa que incorpora clientes: agencias, consultoras, organizaciones de socios y empresas de servicios.
Escenario: Necesita los mismos datos y documentos de cada nuevo cliente, recopilados una vez y conservados juntos.
El problema
Los datos de incorporación se reúnen mediante una mezcla de correo, apps de mensajería, hojas de cálculo y adjuntos, y las mismas preguntas se escriben para cada cliente.
Qué puede pasar
- Respuestas y documentos se pierden entre mensajes.
- Cada compañero hace preguntas ligeramente distintas, de modo que los expedientes no son coherentes.
- Los documentos personales de los clientes se dispersan por las bandejas de entrada.
Un proceso mejor
Escriba sus preguntas una vez como formulario, decida qué documentos necesita y envíe a cada cliente el mismo enlace.
Cómo ayuda UMNIII Verify
UMNIII Verify convierte su incorporación en un formulario y una solicitud de documento que envía siempre igual. La recopilación por sí sola es un flujo ligero; la identidad o el control se añaden solo donde encajen.
¿Qué funciones de Verify ayudan?
- Formularios de información personalizados
- Sus propias preguntas, escritas una vez y hechas siempre igual.
Demuestra: Un registro estructurado de lo que el destinatario le ha dicho, archivado con la solicitud.
No demuestra: Una respuesta no queda verificada de forma independiente por haberse recopilado a través de Verify. Es lo que dijo el destinatario. - Solicitudes de documentos y cargas
- Los documentos que necesita, cada uno con instrucciones.
Demuestra: Que el destinatario cargó estos archivos para esta solicitud, y cuándo.
No demuestra: Una carga no demuestra que un documento sea auténtico, válido, actual o del destinatario. - Verificación de identidad
- Se añade solo cuando necesita saber que el cliente es quien dice ser.
Demuestra: Que se comprobó la autenticidad de un documento de identidad oficial con foto y se comparó con un selfie en vivo de la persona que lo presenta.
No demuestra: No demuestra una dirección, un derecho a trabajar o alquilar, la solvencia, un permiso de conducir ni nada sobre una empresa.
Opcional, añadido por separado
- Verificación de identidad: Cuando necesita verificar la identidad del cliente, no solo que la declare.
- Control AML estándar: Cuando su política exige un control de sanciones y PEP.
Información que puede recopilarse
- Datos de contacto
- Los datos que necesita su servicio
- Declaraciones y consentimiento
Documentos que pueden solicitarse
- Lo que su proceso realmente necesite, con instrucciones
Lo que Verify no hace aquí
- Los formularios y las cargas son recopilación, no verificación: lo que dice el cliente y los archivos que aporta.
- Pida solo información que tenga un motivo lícito y legítimo para recopilar.
Cómo crear o adaptar el flujo
- Cree primero su formulario en Custom Forms de UMNIII Verify.
- En UMNIII Verify, abra el Dashboard. El redactor de solicitudes se titula “Send verification invite”. Deje “Start from a template” en “Compose from scratch”.
- Marque “Collect information (forms)” y elija los formularios que enviar: los que proporciona UMNIII o los suyos en “Your forms”.
- Marque “Request documents”, elija cada documento, escriba sus instrucciones y márquelo como opcional si el destinatario puede no tenerlo.
- Añada cualquier comprobación opcional solo donde realmente encaje en su proceso. Ninguna se añade por defecto.
- Introduzca el destinatario en “Invitee Email”, elija cuánto dura el enlace en “Link expires after” y, cuando se ofrezca, si desea “Send reminders”. Después pulse “Send verification invite”.
Cree un formulario de información reutilizable
- Los propietarios, administradores y miembros crean formularios en Custom Forms de UMNIII Verify: un nombre y luego cada pregunta con su tipo, si es obligatoria una respuesta y cualquier texto de ayuda.
- Previsualice el formulario como lo verá el destinatario, guárdelo y se ofrecerá en “Your forms” cada vez que se redacte una solicitud.
- Un formulario puede adjuntarse a cualquier número de solicitudes y plantillas. Editarlo solo cambia las solicitudes futuras; una solicitud ya enviada conserva las preguntas con las que se envió.
Guárdelo y reutilícelo como plantilla
- Cuando la composición está lista, un propietario, administrador o miembro del Workspace pulsa “Save as template”, le da un nombre y, opcionalmente, una descripción.
- A partir de entonces aparece en “Start from a template” junto a las plantillas de UMNIII. Al elegirla se rellena la solicitud, cada parte sigue siendo editable para esa solicitud y elegir una plantilla no envía nada por sí solo.
- Para adaptar una plantilla de UMNIII, elíjala y pulse “Copy to this Workspace”. La copia la puede cambiar usted; el original no cambia.
- Una plantilla guardada no se edita directamente. Para cambiarla, aplíquela, ajuste la composición y guárdela de nuevo con otro nombre.
- Las plantillas propias y copiadas de su Workspace aparecen en Other / General en la calculadora de créditos de UMNIII Verify.
Plantillas, formularios y guías
- Plantilla del sistema de UMNIII
- Un flujo listo para usar que proporciona UMNIII. Está etiquetado como UMNIII en el producto y su Workspace no puede cambiarlo.
- Plantilla de Workspace
- Un flujo que alguien de su Workspace ha guardado para reutilizarlo. Pertenece a su Workspace.
- Plantilla copiada
- Una plantilla de UMNIII copiada a su Workspace para poder adaptarla. La copia es suya y el original no cambia.
- Formulario de información reutilizable
- Un conjunto de preguntas que su Workspace escribe una vez y adjunta a cualquier solicitud o plantilla.
- Guía de flujo
- Una explicación como estas páginas. Una guía no es una plantilla: salvo que indique que hay una plantilla de UMNIII disponible, describe una configuración que usted crea.
Siguiente paso
Cree esta configuración en UMNIII Verify y guárdela como su propia plantilla. Los precios actuales se muestran en el producto antes de enviar nada.