Cree un formulario de información reutilizable
Escriba sus preguntas una vez en Custom Forms y adjunte el formulario a cualquier solicitud o plantilla.
Para quién es: Propietarios, administradores y miembros de un Workspace de UMNIII Verify.
Tenga en cuenta
- Un formulario recopila información que aporta el destinatario. Una respuesta no queda verificada de forma independiente por haberse recopilado a través de Verify.
- Si necesita verificar algo de forma independiente, añada una comprobación admitida aparte.
- Los formularios pueden contener información personal. Pida solo información que tenga un motivo lícito y legítimo para recopilar.
Paso 1: Encuentre Custom Forms
- Abra Custom Forms desde el menú de UMNIII Verify. Los propietarios, administradores y miembros pueden crear, editar y archivar formularios; los lectores pueden leerlos y previsualizarlos.
- Si la creación de formularios propios no está activada en su Workspace, los formularios que proporciona UMNIII siguen disponibles al redactar una solicitud.
- Un Workspace puede tener un límite de formularios; la página indica cuándo se alcanza.
Paso 2: Añada, etiquete y ordene las preguntas
- Pulse “New form” e introduzca un “Form name” y, si quiere, una descripción.
- Pulse “Add a question”. Escriba la pregunta en “Label”, elija su “Type” entre los tipos de pregunta que puede hacer su Workspace y añada texto de ayuda donde sea útil.
- Para una lista, escriba las opciones con “Add a choice”. Para una declaración o consentimiento, se puede configurar una casilla que deba marcarse para enviar.
- Los destinatarios responden en el orden mostrado. Use “Move up” y “Move down” para reordenar, y “Remove” para quitar una pregunta.
Paso 3: Decida qué es obligatorio
- Marque “An answer is required” en una pregunta que deba responderse y déjelo sin marcar en una opcional.
Paso 4: Previsualice y guarde
- Pulse “Preview as the recipient” para ver el formulario como lo verá su cliente. Nada de lo escrito en la vista previa se guarda ni se envía.
- Pulse “Create form” para guardarlo, o “Save changes” al editar.
Paso 5: Póngalo a disposición y compártalo si quiere
- Un formulario guardado está disponible para su Workspace de inmediato, en “Your forms” al redactar una solicitud.
- Los propietarios y administradores también pueden publicar un formulario en la biblioteca compartida de UMNIII Verify, donde otros Workspaces pueden previsualizarlo y adoptar una copia aparte. Solo se comparten las preguntas, nunca clientes, solicitudes ni respuestas.
Paso 6: Úselo en un flujo
- En el redactor, “Send verification invite”, marque “Collect information (forms)” y elija su formulario en “Your forms”.
- Pulse “Save as template” para conservar la combinación, de modo que se adjunte el mismo formulario cada vez.
Paso 7: Encuentre las respuestas
- Las respuestas se archivan en la solicitud de verificación. Ábrala desde Verifications para verlas en “Submitted Forms”; “Evidence and downloads” tiene el informe y el paquete de pruebas descargables.
Paso 8: Reutilice, edite, retire
- Un formulario puede adjuntarse a cualquier número de solicitudes y plantillas.
- Editar un formulario lo cambia para solicitudes futuras. Una solicitud ya enviada conserva las preguntas con las que se envió, de modo que las respuestas pasadas siguen exactamente como se archivaron.
- “Duplicate” crea una variante sin tocar el original, y “Archive” deja de ofrecer un formulario sin eliminar nada.
Siguiente paso
Siga estos pasos en UMNIII Verify.