Contabilidad y servicios corporativos: incorporación de nuevos clientes
Cree el expediente de diligencia debida de cada nuevo cliente a partir de una solicitud: identidad, declaraciones, origen de los fondos y comprobante de domicilio.
Para quién es: Contables, asesores fiscales, proveedores de servicios corporativos y firmas de secretaría societaria.
Escenario: Incorporar a un nuevo cliente particular y crear su expediente de diligencia debida del cliente (CDD).
El problema
Los expedientes se montan con pasaportes enviados por correo, facturas reenviadas y una explicación del origen de los fondos escrita en un mensaje. Las mismas preguntas se reescriben para cada cliente, y un expediente solo está completo cuando alguien se acuerda de comprobarlo.
Qué puede pasar
- Los elementos que faltan o están caducados se descubren en la revisión, no en la incorporación.
- Distintas personas piden lo mismo dos veces a los clientes.
- Los documentos sensibles se quedan en bandejas de entrada personales.
Contexto legal y normativo
Los contables y proveedores de servicios corporativos pueden tener obligaciones de diligencia debida según la normativa contra el blanqueo de capitales. Lo que se aplica a su firma, y a un cliente concreto, lo deciden su firma y su asesor de cumplimiento.
Esto es contexto, no asesoramiento legal sobre sus obligaciones.
Un proceso mejor
Envíe al cliente un enlace. Verifica su identidad, responde a las declaraciones y carga el comprobante de domicilio, y el expediente completo se conserva en la solicitud con un paquete de pruebas descargable.
Cómo ayuda UMNIII Verify
UMNIII Verify convierte el expediente del cliente en una solicitud que su equipo envía siempre igual, y mantiene juntos el resultado de identidad, las declaraciones y los documentos.
Plantillas de UMNIII para esto
- New Client CDD. Verificación de identidad, datos personales, origen de los fondos, declaración de PEP y sanciones, declaración y consentimiento del cliente y comprobante de domicilio. Disponible en todos los mercados.
- UAE Visa Application. Verificación de identidad, datos personales y de visado o empleo, contrato de trabajo y comprobante de domicilio. Ofrecido a Workspaces que operan en los EAU y a Workspaces personales.
¿Qué funciones de Verify ayudan?
- Verificación de identidad
- Confirma que el cliente es quien dice ser.
Demuestra: Que se comprobó la autenticidad de un documento de identidad oficial con foto y se comparó con un selfie en vivo de la persona que lo presenta.
No demuestra: No demuestra una dirección, un derecho a trabajar o alquilar, la solvencia, un permiso de conducir ni nada sobre una empresa. - Formularios de información personalizados
- Datos personales, origen de los fondos, una declaración PEP y de sanciones, y la declaración y el consentimiento del cliente.
Demuestra: Un registro estructurado de lo que el destinatario le ha dicho, archivado con la solicitud.
No demuestra: Una respuesta no queda verificada de forma independiente por haberse recopilado a través de Verify. Es lo que dijo el destinatario. - Solicitudes de documentos y cargas
- Comprobante de domicilio, con instrucciones sobre lo que acepta.
Demuestra: Que el destinatario cargó estos archivos para esta solicitud, y cuándo.
No demuestra: Una carga no demuestra que un documento sea auténtico, válido, actual o del destinatario. - Control AML estándar
- Controla al cliente frente a listas de sanciones y PEP, en lugar de confiar solo en lo que declara.
Demuestra: Si la persona aparece en listas de sanciones o bases de datos de personas del medio político (PEP) en el momento del control.
No demuestra: No incluye medios adversos, y un resultado es información para su propia decisión, no una decisión. - Supervisión AML continua
- Mantiene ese control durante 12 meses para un cliente al que atenderá a largo plazo.
Demuestra: Nuevo control diario de la misma persona durante 12 meses, con cualquier nueva alerta o cambio de estado registrado en la solicitud para su revisión.
No demuestra: Es un complemento a un control AML, no un sustituto, y la decisión de cumplimiento sigue siendo suya.
Opcional, añadido por separado
- Control AML estándar: Cuando su política exige un control de sanciones y PEP.
- Control AML mejorado: Cuando su política exige además una búsqueda en medios adversos.
- Supervisión AML continua: Con un control AML, para un cliente al que atenderá a largo plazo.
- Comprobación de registros de residencia: Cuando el cliente vive en un país que Verify ofrece para registros de residencia.
Información que puede recopilarse
- Nombre, datos de contacto, fecha de nacimiento y nacionalidad
- Origen de los fondos
- Una declaración PEP y de sanciones
- La declaración y el consentimiento del cliente
Documentos que pueden solicitarse
- Comprobante de domicilio
Países y cobertura
- Las comprobaciones adicionales que se ofrecen dependen de lo que pueda usar su Workspace; Verify muestra solo las disponibles, con sus precios actuales.
Lo que Verify no hace aquí
- Una declaración es lo que dijo el cliente. El control, cuando lo añade, es información para su propia decisión; Verify no decide si aceptar a un cliente.
Cómo crear o adaptar el flujo
- En UMNIII Verify, abra el Dashboard. En “Send verification invite”, elija “New Client CDD” en “Start from a template”. Revise lo que rellena: cualquier parte se puede cambiar para una solicitud, y el presupuesto sigue lo seleccionado.
- Añada cualquier comprobación opcional solo donde realmente encaje en su proceso. Ninguna se añade por defecto.
- Introduzca el destinatario en “Invitee Email”, elija cuánto dura el enlace en “Link expires after” y, cuando se ofrezca, si desea “Send reminders”. Después pulse “Send verification invite”.
Guárdelo y reutilícelo como plantilla
- Cuando la composición está lista, un propietario, administrador o miembro del Workspace pulsa “Save as template”, le da un nombre y, opcionalmente, una descripción.
- A partir de entonces aparece en “Start from a template” junto a las plantillas de UMNIII. Al elegirla se rellena la solicitud, cada parte sigue siendo editable para esa solicitud y elegir una plantilla no envía nada por sí solo.
- Para adaptar una plantilla de UMNIII, elíjala y pulse “Copy to this Workspace”. La copia la puede cambiar usted; el original no cambia.
- Una plantilla guardada no se edita directamente. Para cambiarla, aplíquela, ajuste la composición y guárdela de nuevo con otro nombre.
- Las plantillas propias y copiadas de su Workspace aparecen en Other / General en la calculadora de créditos de UMNIII Verify.
Plantillas, formularios y guías
- Plantilla del sistema de UMNIII
- Un flujo listo para usar que proporciona UMNIII. Está etiquetado como UMNIII en el producto y su Workspace no puede cambiarlo.
- Plantilla de Workspace
- Un flujo que alguien de su Workspace ha guardado para reutilizarlo. Pertenece a su Workspace.
- Plantilla copiada
- Una plantilla de UMNIII copiada a su Workspace para poder adaptarla. La copia es suya y el original no cambia.
- Formulario de información reutilizable
- Un conjunto de preguntas que su Workspace escribe una vez y adjunta a cualquier solicitud o plantilla.
- Guía de flujo
- Una explicación como estas páginas. Una guía no es una plantilla: salvo que indique que hay una plantilla de UMNIII disponible, describe una configuración que usted crea.
Siguiente paso
Use la plantilla de UMNIII en UMNIII Verify, o cópiela a su Workspace y adáptela. Los precios actuales se muestran en el producto antes de enviar nada.