Lieferanten-Onboarding und -Prüfung
Erheben Sie in einer Anfrage, was nur ein Lieferant angeben kann, mit seinen Dokumenten und einer Identitätsprüfung der für ihn handelnden Person.
Für wen es ist: Finanz-, Einkaufs- und Kreditorenteams beim Lieferanten-Onboarding, einschließlich Unternehmen in den VAE, die Lieferanten für die Vorsteuer prüfen.
Szenario: Sie benötigen von jedem neuen Lieferanten dieselben Informationen und Dokumente und eine Aufzeichnung, die Sie wiederfinden.
Das Problem
Lieferantendaten kommen per E-Mail, in Anhängen und in Tabellen, die verschiedene Personen führen. Lizenzen und Ausweisdokumente werden Nachricht für Nachricht nachgefordert, und niemand kann schnell sagen, welcher Lieferant was wann gesendet hat.
Was passieren kann
- Ein Lieferant wird angelegt oder seine Daten werden geändert, auf Grundlage einer E-Mail, die niemand geprüft hat.
- Das Onboarding stockt, während das richtige Dokument nachgefordert wird.
- Fragt ein Prüfer, wie ein Lieferant geprüft wurde, ist die Antwort über Postfächer verteilt.
Rechtlicher und regulatorischer Kontext
In den VAE legt der Beschluss Nr. 13 von 2026 der Federal Tax Authority Maßnahmen fest, die ein Steuerpflichtiger zur Prüfung eines Lieferanten vor dem Vorsteuerabzug ergreift. Was er von Ihrem Unternehmen verlangt und für welche Lieferanten, entscheiden Sie und Ihr Berater.
Dies ist Kontext, keine Rechtsberatung zu Ihren Pflichten.
Ein besserer Prozess
Senden Sie jedem Lieferanten einen Link. Der Lieferant gibt an, wer er ist, wie er gegründet oder identifiziert ist, wer für ihn handelt und wo er tätig ist, lädt seine Dokumente hoch, und die für ihn handelnde Person bestätigt ihre Identität. Alles wird bei einer Anfrage abgelegt.
Wie UMNIII Verify hilft
UMNIII Verify bringt die Angaben des Lieferanten, seine Dokumente und die Identitätsprüfung seines Vertreters in einer Anfrage mit einem Nachweisdatensatz zusammen, sodass das Onboarding für jeden Lieferanten denselben Schritten folgt.
UMNIII-Vorlagen dafür
- UAE FTA Supplier Verification. Identitätsprüfung, die Formulare mit Lieferanteninformationen und die Dokumente des Lieferanten. Für die Lieferantenprüfung in den VAE erstellt und für Workspaces mit Tätigkeit in den VAE sowie für persönliche Workspaces verfügbar.
Welche Verify-Funktionen helfen?
- Individuelle Informationsformulare
- Der Lieferant gibt seine Daten, seine Art, seine Gründung oder Identität, seinen bevollmächtigten Vertreter und seinen Geschäftssitz an.
Belegt: Eine strukturierte Aufzeichnung dessen, was der Empfänger Ihnen mitgeteilt hat, abgelegt bei der Anfrage.
Belegt nicht: Eine Antwort ist nicht unabhängig geprüft, nur weil sie über Verify erhoben wurde. Sie ist das, was der Empfänger gesagt hat. - Dokumentenanfragen und Uploads
- Der Lieferant lädt seine Lizenz oder Gründungsdokumente, Ausweisdokumente und Nachweise zu seinem Geschäftssitz hoch.
Belegt: Dass der Empfänger diese Dateien zu dieser Anfrage hochgeladen hat, und wann.
Belegt nicht: Ein Upload belegt nicht, dass ein Dokument echt, gültig, aktuell oder das des Empfängers ist. - Identitätsprüfung
- Bestätigt die Identität der für den Lieferanten handelnden Person.
Belegt: Dass ein amtlicher Lichtbildausweis auf Echtheit geprüft und mit einem Live-Selfie der vorlegenden Person abgeglichen wurde.
Belegt nicht: Sie belegt keine Adresse, kein Arbeits- oder Mietrecht, keine Kreditwürdigkeit, keine Fahrberechtigung und nichts über ein Unternehmen. - Unternehmensprüfung (KYB)
- Wenn Ihr Prozess verlangt, dass das Unternehmen selbst anhand von Registereinträgen geprüft wird, mit seinen verbundenen Personen, statt nur beschrieben zu werden.
Belegt: Eine Unternehmensprüfung: Registerabfrage, soweit Einträge verfügbar sind, Unternehmensdokumente und Prüfungen der verbundenen Personen, also Führungskräfte und wirtschaftlich Berechtigte.
Belegt nicht: Sie ist keine Bonitätsprüfung und entscheidet nicht darüber, ob Sie mit dem Unternehmen Geschäfte machen.
Optional, separat hinzugefügt
- Unternehmensprüfung (KYB): Wenn Ihr Prozess verlangt, dass das Unternehmen geprüft und nicht nur beschrieben wird.
- Standard-AML-Screening: Wenn Ihre Richtlinie die für einen Lieferanten handelnde Person überprüft.
Informationen, die erhoben werden können
- Rechtlicher Name und Handelsname sowie Land
- Ob der Lieferant ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist
- Gründungs- oder Identitätsangaben
- Wer bevollmächtigt ist, für den Lieferanten zu handeln
- Der Geschäftssitz und was dort geschieht
Dokumente, die angefordert werden können
- Eine Gewerbelizenz oder ein Gründungsdokument, bei einem Unternehmen
- Ein Identitätsnachweis, bei einer Einzelperson oder einem Vertreter
- Ein Vollmachtsnachweis, bei jemandem, der für ein Unternehmen handelt
- Nachweis des Geschäftssitzes
Länder und Abdeckung
- Außerhalb des VAE-Prozesses erstellen Sie das Lieferanten-Onboarding im Editor aus denselben Bausteinen und speichern es als eigene Vorlage.
Was Verify hier nicht tut
- Verify erfasst, was der Lieferant angibt, und die Dokumente, die er hochlädt. Es zieht keine Schlüsse darüber, ob ein Lieferant, eine Lieferung oder ein Vorsteuerabzug gültig ist; diese Beurteilung liegt bei Ihnen.
So erstellen oder passen Sie den Workflow an
- Öffnen Sie in UMNIII Verify das Dashboard. Wählen Sie unter “Send verification invite” in “Start from a template” die Option “UAE FTA Supplier Verification”. Prüfen Sie, was ausgefüllt wird: Jeder Teil kann für eine Anfrage geändert werden, und das Angebot richtet sich nach der Auswahl.
- Außerhalb des VAE-Prozesses erstellen Sie die Anfrage stattdessen von Grund auf: Aktivieren Sie “Verify identity”, “Collect information (forms)” und “Request documents” und wählen Sie die benötigten Lieferantenformulare und Dokumente.
- Fügen Sie optionale Prüfungen nur hinzu, wo sie wirklich zu Ihrem Prozess passen. Standardmäßig wird keine hinzugefügt.
- Geben Sie den Empfänger unter “Invitee Email” ein, wählen Sie unter “Link expires after”, wie lange der Link gilt, und, falls angeboten, ob Sie “Send reminders” möchten. Klicken Sie dann auf “Send verification invite”.
Als Vorlage speichern und wiederverwenden
- Sobald die Zusammenstellung passt, klickt ein Eigentümer, Administrator oder Mitglied des Workspace auf “Save as template”, vergibt einen Namen und optional eine Beschreibung.
- Von da an erscheint sie in “Start from a template” neben den UMNIII-Vorlagen. Bei Auswahl wird die Anfrage ausgefüllt, jeder Teil bleibt für diese eine Anfrage bearbeitbar, und die Auswahl einer Vorlage sendet von sich aus nichts.
- Um eine UMNIII-Vorlage anzupassen, wählen Sie sie aus und klicken auf “Copy to this Workspace”. Die Kopie können Sie ändern, das Original bleibt unverändert.
- Eine gespeicherte Vorlage wird nicht direkt bearbeitet. Um sie zu ändern, wenden Sie sie an, passen die Zusammenstellung an und speichern sie unter einem neuen Namen.
- Die eigenen und kopierten Vorlagen Ihres Workspace werden im Guthabenrechner in UMNIII Verify unter Other / General aufgeführt.
Vorlagen, Formulare und Leitfäden
- UMNIII-Systemvorlage
- Ein fertiger Workflow von UMNIII. Er ist im Produkt mit UMNIII gekennzeichnet, und Ihr Workspace kann ihn nicht ändern.
- Workspace-Vorlage
- Ein Workflow, den jemand in Ihrem Workspace zur Wiederverwendung gespeichert hat. Er gehört Ihrem Workspace.
- Kopierte Vorlage
- Eine in Ihren Workspace kopierte UMNIII-Vorlage, damit sie angepasst werden kann. Die Kopie gehört Ihnen, das Original bleibt unverändert.
- Wiederverwendbares Informationsformular
- Eine Reihe von Fragen, die Ihr Workspace einmal schreibt und jeder Anfrage oder Vorlage beifügt.
- Workflow-Leitfaden
- Eine Erklärung wie diese Seiten. Ein Leitfaden ist keine Vorlage: Sofern er nicht angibt, dass eine UMNIII-Vorlage verfügbar ist, beschreibt er eine Einrichtung, die Sie selbst erstellen.
Nächster Schritt
Verwenden Sie die UMNIII-Vorlage in UMNIII Verify oder kopieren Sie sie in Ihren Workspace und passen Sie sie an. Aktuelle Preise werden im Produkt angezeigt, bevor Sie etwas senden.