Allgemeines Kunden-Onboarding: Informationen und Dokumente
Der schlanke Einstieg für jedes Unternehmen: ein Formular und eine Dokumentenanfrage, Prüfungen nur dort, wo sie passen.
Dies ist eine vorgeschlagene Einrichtung. Es gibt dafür keine fertige UMNIII-Vorlage: Sie erstellen sie in UMNIII Verify und können sie als eigene Vorlage speichern.
Für wen es ist: Jedes Unternehmen, das Kunden aufnimmt: Agenturen, Beratungen, Mitgliedsorganisationen und Dienstleister.
Szenario: Sie benötigen von jedem neuen Kunden dieselben Daten und Dokumente, einmal erhoben und zusammen aufbewahrt.
Das Problem
Onboarding-Daten werden über eine Mischung aus E-Mail, Messengern, Tabellen und Anhängen gesammelt, und für jeden Kunden werden dieselben Fragen neu geschrieben.
Was passieren kann
- Antworten und Dokumente gehen zwischen Nachrichten verloren.
- Jeder Kollege stellt etwas andere Fragen, sodass Akten uneinheitlich sind.
- Persönliche Dokumente von Kunden verteilen sich über Postfächer.
Ein besserer Prozess
Schreiben Sie Ihre Fragen einmal als Formular, legen Sie fest, welche Dokumente Sie benötigen, und senden Sie jedem Kunden denselben Link.
Wie UMNIII Verify hilft
UMNIII Verify macht aus Ihrem Onboarding ein Formular und eine Dokumentenanfrage, die Sie jedes Mal gleich senden. Das Erheben allein ist ein schlanker Workflow; Identität oder Screening kommen nur dort hinzu, wo sie passen.
Welche Verify-Funktionen helfen?
- Individuelle Informationsformulare
- Ihre eigenen Fragen, einmal geschrieben und jedes Mal gleich gestellt.
Belegt: Eine strukturierte Aufzeichnung dessen, was der Empfänger Ihnen mitgeteilt hat, abgelegt bei der Anfrage.
Belegt nicht: Eine Antwort ist nicht unabhängig geprüft, nur weil sie über Verify erhoben wurde. Sie ist das, was der Empfänger gesagt hat. - Dokumentenanfragen und Uploads
- Die benötigten Dokumente, jeweils mit Hinweisen.
Belegt: Dass der Empfänger diese Dateien zu dieser Anfrage hochgeladen hat, und wann.
Belegt nicht: Ein Upload belegt nicht, dass ein Dokument echt, gültig, aktuell oder das des Empfängers ist. - Identitätsprüfung
- Nur hinzugefügt, wenn Sie wissen müssen, dass der Kunde der ist, für den er sich ausgibt.
Belegt: Dass ein amtlicher Lichtbildausweis auf Echtheit geprüft und mit einem Live-Selfie der vorlegenden Person abgeglichen wurde.
Belegt nicht: Sie belegt keine Adresse, kein Arbeits- oder Mietrecht, keine Kreditwürdigkeit, keine Fahrberechtigung und nichts über ein Unternehmen.
Optional, separat hinzugefügt
- Identitätsprüfung: Wenn die Identität des Kunden geprüft und nicht nur angegeben werden soll.
- Standard-AML-Screening: Wenn Ihre Richtlinie ein Sanktions- und PEP-Screening verlangt.
Informationen, die erhoben werden können
- Kontaktdaten
- Die Daten, die Ihre Dienstleistung benötigt
- Erklärungen und Einwilligung
Dokumente, die angefordert werden können
- Was Ihr Prozess wirklich benötigt, mit Hinweisen
Was Verify hier nicht tut
- Formulare und Uploads sind Erhebung, keine Prüfung: was der Kunde sagt und welche Dateien er liefert.
- Fragen Sie nur nach Informationen, für deren Erhebung Sie einen rechtmäßigen und legitimen Grund haben.
So erstellen oder passen Sie den Workflow an
- Erstellen Sie Ihr Formular zuerst unter Custom Forms in UMNIII Verify.
- Öffnen Sie in UMNIII Verify das Dashboard. Der Anfrage-Editor trägt die Überschrift “Send verification invite”. Lassen Sie “Start from a template” auf “Compose from scratch”.
- Aktivieren Sie “Collect information (forms)” und wählen Sie die zu sendenden Formulare: die Formulare von UMNIII oder Ihre eigenen unter “Your forms”.
- Aktivieren Sie “Request documents”, wählen Sie jedes Dokument, schreiben Sie die Hinweise und markieren Sie es als optional, wenn der Empfänger es möglicherweise nicht hat.
- Fügen Sie optionale Prüfungen nur hinzu, wo sie wirklich zu Ihrem Prozess passen. Standardmäßig wird keine hinzugefügt.
- Geben Sie den Empfänger unter “Invitee Email” ein, wählen Sie unter “Link expires after”, wie lange der Link gilt, und, falls angeboten, ob Sie “Send reminders” möchten. Klicken Sie dann auf “Send verification invite”.
Wiederverwendbares Informationsformular erstellen
- Eigentümer, Administratoren und Mitglieder erstellen Formulare unter Custom Forms in UMNIII Verify: einen Namen, dann jede Frage mit ihrem Typ, ob eine Antwort erforderlich ist, und etwaigem Hilfetext.
- Sehen Sie sich das Formular so an, wie der Empfänger es sehen wird, speichern Sie es, und es wird bei jeder neuen Anfrage unter “Your forms” angeboten.
- Ein Formular kann beliebig vielen Anfragen und Vorlagen beigefügt werden. Eine Bearbeitung ändert nur künftige Anfragen; eine bereits gesendete Anfrage behält die Fragen, mit denen sie gesendet wurde.
Vollständigen Leitfaden zum Erstellen eines wiederverwendbaren Formulars lesen
Als Vorlage speichern und wiederverwenden
- Sobald die Zusammenstellung passt, klickt ein Eigentümer, Administrator oder Mitglied des Workspace auf “Save as template”, vergibt einen Namen und optional eine Beschreibung.
- Von da an erscheint sie in “Start from a template” neben den UMNIII-Vorlagen. Bei Auswahl wird die Anfrage ausgefüllt, jeder Teil bleibt für diese eine Anfrage bearbeitbar, und die Auswahl einer Vorlage sendet von sich aus nichts.
- Um eine UMNIII-Vorlage anzupassen, wählen Sie sie aus und klicken auf “Copy to this Workspace”. Die Kopie können Sie ändern, das Original bleibt unverändert.
- Eine gespeicherte Vorlage wird nicht direkt bearbeitet. Um sie zu ändern, wenden Sie sie an, passen die Zusammenstellung an und speichern sie unter einem neuen Namen.
- Die eigenen und kopierten Vorlagen Ihres Workspace werden im Guthabenrechner in UMNIII Verify unter Other / General aufgeführt.
Vorlagen, Formulare und Leitfäden
- UMNIII-Systemvorlage
- Ein fertiger Workflow von UMNIII. Er ist im Produkt mit UMNIII gekennzeichnet, und Ihr Workspace kann ihn nicht ändern.
- Workspace-Vorlage
- Ein Workflow, den jemand in Ihrem Workspace zur Wiederverwendung gespeichert hat. Er gehört Ihrem Workspace.
- Kopierte Vorlage
- Eine in Ihren Workspace kopierte UMNIII-Vorlage, damit sie angepasst werden kann. Die Kopie gehört Ihnen, das Original bleibt unverändert.
- Wiederverwendbares Informationsformular
- Eine Reihe von Fragen, die Ihr Workspace einmal schreibt und jeder Anfrage oder Vorlage beifügt.
- Workflow-Leitfaden
- Eine Erklärung wie diese Seiten. Ein Leitfaden ist keine Vorlage: Sofern er nicht angibt, dass eine UMNIII-Vorlage verfügbar ist, beschreibt er eine Einrichtung, die Sie selbst erstellen.
Nächster Schritt
Erstellen Sie diese Einrichtung in UMNIII Verify und speichern Sie sie als eigene Vorlage. Aktuelle Preise werden im Produkt angezeigt, bevor Sie etwas senden.