Buchhaltung und Unternehmensdienstleistungen: Onboarding neuer Mandanten

Das Problem

Mandantenakten entstehen aus per E-Mail gesendeten Pässen, weitergeleiteten Rechnungen von Versorgern und einer Erklärung zur Mittelherkunft, die in eine Nachricht getippt wurde. Für jeden Mandanten werden dieselben Fragen neu geschrieben, und eine Akte ist erst vollständig, wenn jemand an die Kontrolle denkt.

Was passieren kann

• Fehlende oder veraltete Unterlagen fallen bei der Überprüfung auf statt beim Onboarding.
• Mandanten werden von verschiedenen Personen zweimal um dasselbe gebeten.
• Sensible Dokumente liegen in persönlichen Postfächern.

Ein besserer Prozess

Senden Sie dem Mandanten einen Link. Er bestätigt seine Identität, beantwortet die Erklärungen und lädt einen Adressnachweis hoch, und die fertige Akte wird mit einem herunterladbaren Nachweispaket bei der Anfrage aufbewahrt.

Wie UMNIII Verify hilft

UMNIII Verify macht aus der Mandantenakte eine Anfrage, die Ihr Team jedes Mal gleich sendet, und hält Identitätsergebnis, Erklärungen und Dokumente zusammen.

UMNIII-Vorlagen dafür

• New Client CDD. Identitätsprüfung, persönliche Angaben, Mittelherkunft, eine PEP- und Sanktionserklärung, die Erklärung und Einwilligung des Kunden sowie Adressnachweis. In allen Märkten verfügbar.
• UAE Visa Application. Identitätsprüfung, persönliche Angaben und Angaben zu Visum oder Beschäftigung, ein Arbeitsvertrag und Adressnachweis. Für Workspaces mit Tätigkeit in den VAE sowie für persönliche Workspaces verfügbar.

Welche Verify-Funktionen helfen?

Identitätsprüfung

Bestätigt, dass der Mandant der ist, für den er sich ausgibt.
Belegt: Dass ein amtlicher Lichtbildausweis auf Echtheit geprüft und mit einem Live-Selfie der vorlegenden Person abgeglichen wurde.
Belegt nicht: Sie belegt keine Adresse, kein Arbeits- oder Mietrecht, keine Kreditwürdigkeit, keine Fahrberechtigung und nichts über ein Unternehmen.

Individuelle Informationsformulare

Personendaten, Mittelherkunft, eine PEP- und Sanktionserklärung sowie die Erklärung und Einwilligung des Mandanten.
Belegt: Eine strukturierte Aufzeichnung dessen, was der Empfänger Ihnen mitgeteilt hat, abgelegt bei der Anfrage.
Belegt nicht: Eine Antwort ist nicht unabhängig geprüft, nur weil sie über Verify erhoben wurde. Sie ist das, was der Empfänger gesagt hat.

Dokumentenanfragen und Uploads

Adressnachweis, mit Hinweisen dazu, was Sie akzeptieren.
Belegt: Dass der Empfänger diese Dateien zu dieser Anfrage hochgeladen hat, und wann.
Belegt nicht: Ein Upload belegt nicht, dass ein Dokument echt, gültig, aktuell oder das des Empfängers ist.

Standard-AML-Screening

Überprüft den Mandanten anhand von Sanktions- und PEP-Listen, statt sich nur auf seine Erklärung zu verlassen.
Belegt: Ob die Person zum Zeitpunkt des Screenings auf Sanktionslisten oder in Datenbanken politisch exponierter Personen (PEP) erscheint.
Belegt nicht: Es umfasst keine Negativmedien, und ein Ergebnis ist eine Information für Ihre eigene Entscheidung, keine Entscheidung.

Laufendes AML-Monitoring

Führt dieses Screening 12 Monate lang weiter, bei einem Mandanten, den Sie längerfristig betreuen.
Belegt: Tägliches erneutes Screening derselben Person über 12 Monate, wobei jede neue Warnung oder Statusänderung zur Prüfung bei der Anfrage erfasst wird.
Belegt nicht: Es ist eine Ergänzung zu einem AML-Screening, kein Ersatz, und die Compliance-Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Optional, separat hinzugefügt

• Standard-AML-Screening: Wenn Ihre Richtlinie ein Sanktions- und PEP-Screening verlangt.
• Erweitertes AML-Screening: Wenn Ihre Richtlinie auch eine Suche in Negativmedien verlangt.
• Laufendes AML-Monitoring: Mit einem AML-Screening, bei einem Mandanten, den Sie längerfristig betreuen.
• Prüfung von Wohnsitzregistern: Wenn der Mandant in einem Land lebt, das Verify für Wohnsitzregister anbietet.

Informationen, die erhoben werden können

• Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit
• Mittelherkunft
• Eine PEP- und Sanktionserklärung
• Die Erklärung und Einwilligung des Mandanten

Dokumente, die angefordert werden können

• Adressnachweis

Länder und Abdeckung

• Welche zusätzlichen Prüfungen angeboten werden, hängt davon ab, was Ihr Workspace nutzen kann; Verify zeigt nur die verfügbaren Prüfungen mit ihren aktuellen Preisen.

Was Verify hier nicht tut

• Eine Erklärung ist das, was der Mandant gesagt hat. Das Screening, wo Sie es hinzufügen, ist eine Information für Ihre eigene Entscheidung; Verify entscheidet nicht, ob Sie einen Mandanten annehmen.

So erstellen oder passen Sie den Workflow an

1. Öffnen Sie in UMNIII Verify das Dashboard. Wählen Sie unter “Send verification invite” in “Start from a template” die Option “New Client CDD”. Prüfen Sie, was ausgefüllt wird: Jeder Teil kann für eine Anfrage geändert werden, und das Angebot richtet sich nach der Auswahl.
2. Fügen Sie optionale Prüfungen nur hinzu, wo sie wirklich zu Ihrem Prozess passen. Standardmäßig wird keine hinzugefügt.
3. Geben Sie den Empfänger unter “Invitee Email” ein, wählen Sie unter “Link expires after”, wie lange der Link gilt, und, falls angeboten, ob Sie “Send reminders” möchten. Klicken Sie dann auf “Send verification invite”.

Als Vorlage speichern und wiederverwenden

• Sobald die Zusammenstellung passt, klickt ein Eigentümer, Administrator oder Mitglied des Workspace auf “Save as template”, vergibt einen Namen und optional eine Beschreibung.
• Von da an erscheint sie in “Start from a template” neben den UMNIII-Vorlagen. Bei Auswahl wird die Anfrage ausgefüllt, jeder Teil bleibt für diese eine Anfrage bearbeitbar, und die Auswahl einer Vorlage sendet von sich aus nichts.
• Um eine UMNIII-Vorlage anzupassen, wählen Sie sie aus und klicken auf “Copy to this Workspace”. Die Kopie können Sie ändern, das Original bleibt unverändert.
• Eine gespeicherte Vorlage wird nicht direkt bearbeitet. Um sie zu ändern, wenden Sie sie an, passen die Zusammenstellung an und speichern sie unter einem neuen Namen.
• Die eigenen und kopierten Vorlagen Ihres Workspace werden im Guthabenrechner in UMNIII Verify unter Other / General aufgeführt.

Vorlagen, Formulare und Leitfäden

UMNIII-Systemvorlage

Ein fertiger Workflow von UMNIII. Er ist im Produkt mit UMNIII gekennzeichnet, und Ihr Workspace kann ihn nicht ändern.

Workspace-Vorlage

Ein Workflow, den jemand in Ihrem Workspace zur Wiederverwendung gespeichert hat. Er gehört Ihrem Workspace.

Kopierte Vorlage

Eine in Ihren Workspace kopierte UMNIII-Vorlage, damit sie angepasst werden kann. Die Kopie gehört Ihnen, das Original bleibt unverändert.

Wiederverwendbares Informationsformular

Eine Reihe von Fragen, die Ihr Workspace einmal schreibt und jeder Anfrage oder Vorlage beifügt.

Workflow-Leitfaden

Eine Erklärung wie diese Seiten. Ein Leitfaden ist keine Vorlage: Sofern er nicht angibt, dass eine UMNIII-Vorlage verfügbar ist, beschreibt er eine Einrichtung, die Sie selbst erstellen.

Nächster Schritt

Verwenden Sie die UMNIII-Vorlage in UMNIII Verify oder kopieren Sie sie in Ihren Workspace und passen Sie sie an. Aktuelle Preise werden im Produkt angezeigt, bevor Sie etwas senden.

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