E-Mail und WhatsApp sind Kommunikationsmittel, kein Prüfablauf

UMNIII-Markenkarte für den Artikel darüber, warum E-Mail- und Nachrichtenverläufe keinen Prüfablauf tragen können

E-Mail und WhatsApp sind hervorragend in dem, wofür sie gemacht sind. Sie sind schnell, jeder hat sie bereits, und ein Kunde, der eine Portaleinladung eine Woche lang ignoriert, antwortet auf eine Nachricht in vier Minuten. Das alles ist nicht das Problem, und ein Artikel, der Ihnen rät, sie nicht mehr zu nutzen, würde aus gutem Grund ignoriert.

Das Problem ist enger und unangenehmer. Ein Gespräch ist eine sehr gute Art, um etwas zu bitten, und eine sehr schlechte Art, die Antwort aufzubewahren, und Prüfarbeit erzeugt Antworten, die aufbewahrt werden müssen.

So hält UMNIII Verify eine Anfrage und ihre Nachweise in einem Datensatz zusammen

Was ein Verlauf gut kann und was nicht

Der Unterschied liegt zwischen einem Kanal und einem Datensatz. Ein Kanal bringt eine Nachricht von einer Person zur anderen, und dann ist seine Aufgabe erledigt. Ein Datensatz muss auch Monate später noch stimmen, auffindbar und vollständig sein, wenn die Person, die ihn erstellt hat, weitergezogen ist und jemand anderes dazu befragt wird.

Prüfarbeit erzeugt die zweite Art, wird aber fast vollständig über die erste abgewickelt:

  • Ein Dokument kommt als Anhang und kann in einem Postfach bleiben statt in der Fallakte des Unternehmens.
  • Die Frage, die dieses Dokument beantwortet, wurde drei Nachrichten vorher gestellt, und beides kommt nur im Kopf desjenigen zusammen, der beides gelesen hat.
  • Jemand speichert die nützlichen Anhänge in einem gemeinsamen Ordner, benannt nach dem, was an jenem Nachmittag sinnvoll schien, und der Ordner wird langsam zu einem zweiten System, das niemand pflegt.
  • Eine Einschätzung fällt in einer Antwort, in einem Satz, und wird nirgends als Entscheidung festgehalten.
  • Eine Tabelle soll festhalten, wer was geschickt hat, und ist genau bis zur ersten Woche, in der jemand viel zu tun hat.
  • Zwei Kollegen stellen dieselbe Anfrage zweimal, weil man nur durch Lesen des Verlaufs erfahren kann, dass sie schon gestellt wurde.

Nichts davon ist ein Versagen der Werkzeuge. Es passt nur nicht zusammen. Die Arbeit braucht einen Datensatz, der Kanal erzeugt ein Gespräch, also muss jemand das eine von Hand in das andere umwandeln, und bei dieser Umwandlung geht alles verloren.

Was es wirklich kostet

Das sind betriebliche und keine regulatorischen Kosten, und sie werden leicht unterschätzt, weil keine davon einen Vorfall erzeugt. Nichts läuft auf eine Weise schief, die jemand meldet. Die Kosten verteilen sich dünn über jede Akte und jeden Kollegen, und genau deshalb bleiben sie bestehen: Es gibt keinen Moment, in dem jemand beschließt, sie zu zahlen.

  • Kontext geht verloren. Das Dokument bleibt, der Grund für die Anforderung nicht, sodass ein Prüfer einen Monat später sieht, was ankam, aber nicht, welche Frage es beantworten sollte.
  • Anfragen werden doppelt gestellt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Prüfung, ob schon gefragt wurde, mehr kostet als erneutes Fragen.
  • Das Onboarding hängt davon ab, wer es durchführt. Zwei Kunden derselben Art bekommen unterschiedliche Listen in anderer Reihenfolge, und niemand bemerkt es, bis beide Akten verglichen werden.
  • Nachweise sind auf unsichtbare Weise unvollständig. Eine Akte, der ein Element fehlt, sieht genauso aus wie eine, der nichts fehlt, bis jemand sie durchgeht.
  • Übergaben verlieren die Hälfte, die nie aufgeschrieben wurde. Was ein Kollege gefolgert hat und warum, geht meist mit dem Kollegen.
  • Niemand kann sagen, was offen ist. Nicht im gesamten Bereich und oft nicht für einen einzelnen Fall, ohne ein Gespräch nachzulesen.
  • Die Arbeit zu zeigen wird zum Projekt. Wenn ein Kunde, ein Wirtschaftsprüfer oder eine Aufsichtsbehörde fragt, was wann geprüft wurde, wird die Antwort zusammengestellt, statt vorgelegt zu werden.
  • Der Verwaltungsaufwand ist still und gewaltig. Nachfassen, Nachlesen, Neuablegen und Rekonstruieren sind nicht abrechenbar und erscheinen in keinem Bericht, und genau deshalb bleiben sie bestehen.
Warum eine weitere Tabelle das nicht behebt

Die übliche erste Reaktion ist eine Tracking-Liste. Eine Tabelle mit einer Zeile je Kunde und einer Spalte je Element, abgehakt, sobald etwas eintrifft. Sie hilft kurz und dann nicht mehr, und der Grund ist es wert, verstanden zu werden, denn er erklärt, warum die dritte Liste ebenso scheitert wie die erste.

Eine Tabelle, die nur als Tracking-Liste dient, hält einen Status fest. Für sich genommen führt sie den umgebenden Prozess nicht aus. Das klingt ähnlich und verhält sich ganz anders.

  • Ein Status muss von jemandem eingetragen werden. Das Häkchen ist ein zweiter, manueller Schritt nach dem eigentlichen, also ist die Tabelle immer nur so aktuell wie die letzte Person, die daran gedacht hat. Die Arbeit und ihre Dokumentation sind zwei Aufgaben, und die zweite fällt zuerst weg.
  • Ein Häkchen ist kein Nachweis. „Pass erhalten“ in einer Zelle ist eine Behauptung über eine Datei woanders. Für sich beweist sie nichts, und wenn jemand den Pass sehen will, beginnt die Suche von vorn.
  • Eine eigenständige Liste bittet niemanden um irgendetwas. Die Tabelle weiß, dass etwas fehlt, und kann nichts dagegen tun, also bleibt das Nachfassen manuell, vom Gedächtnis abhängig und unter Kollegen uneinheitlich.
  • Eine manuelle Liste kann die Vorgaben ohne Ablauf oder Automatisierung drumherum nicht durchsetzen. Nichts hindert einen Berater daran, nur fünf der sieben Dinge anzufordern, und die Tabelle zeigt fünf grüne Zellen und zwei leere, die niemand als Problem liest.
  • Sie driftet ab. Spalten werden für einen schwierigen Fall ergänzt und nie entfernt, zwei Versionen tauchen auf, und innerhalb eines Quartals ist die maßgebliche Kopie die, die der letzte Redner gerade offen hatte.

Eine Tracking-Liste ist ein Bericht über einen Prozess. Wenn der Prozess darunter eine Reihe von Nachrichten ist, ist sie ein Bericht über eine Reihe von Nachrichten und erbt jede Schwäche, die sie beheben sollte.

Das ist kein Argument gegen Tabellen, die gut in dem sind, wofür sie gemacht sind, genau wie Messenger. Es ist ein Argument dagegen, von ihnen zu erwarten, dass sie einen Prozess tragen, den sie nicht ausführen können.

Wie die Alternative aussieht

Was funktioniert, ist nicht mehr Disziplin mit denselben Werkzeugen. Es ist, Anfordern und Festhalten zu ein und derselben Handlung zu machen:

  • Eine Anfrage je Partei, die alles enthält. Die Fragen, die Dokumentanfragen und die gewählten Prüfungen gehen zusammen hinaus, sodass die empfangende Person alles einmal erledigt.
  • Die Antwort landet bei der Frage. Nicht in einem Postfach und nicht in einem nach Datum benannten Ordner, sondern an dem, was sie angefordert hat, sodass Kontext und Nachweis später nicht getrennt werden können.
  • Der Status ist ein Nebenprodukt, keine Pflicht. Wenn der Abschluss der Arbeit den Datensatz aktualisiert, muss niemand eine zweite Liste pflegen, und der Status kommt aus der Anfrage selbst statt aus einem separaten manuellen Häkchen.
  • Die Liste wird einmal je Art von Partei festgelegt. So bekommen zwei Kunden derselben Art dieselbe Anfrage, und eine Abweichung ist eine Entscheidung und kein Zufall.
  • Am Ende ein geordneter Datensatz. Verfügbar für einen autorisierten Kollegen, auch für jemanden, der am ursprünglichen Austausch nicht beteiligt war.

Nachrichten haben dabei weiter ihren Platz. Ein Kunde, der nicht geantwortet hat, wird weiterhin per WhatsApp angestoßen, und das ist in Ordnung. Der Unterschied ist, dass die Nachricht auf die Anfrage verweist, statt die Arbeit zu tragen.

Wie UMNIII Verify hilft

UMNIII Verify ist um diese eine Anfrage herum gebaut: Sie wählen die Dokumente, Fragen und Prüfungen, die eine Partei braucht, senden einen Link mit Ihrer Marke, und die Person erledigt alles auf dem Telefon. Alles kommt in einem Datensatz zurück, den Ihr Team durchsuchen, erneut öffnen und herunterladen kann.

  • Die Liste wird einmal erstellt. Fertige Fragensätze, Ihre eigenen Formulare und von der Verify-Community veröffentlichte Formulare sowie Dokumentanfragen, alle als wiederverwendbare Vorlagen gespeichert.
  • Die von Ihnen gewählten Prüfungen, je Anfrage. Identitätsprüfung, AML-Screening, Unternehmensprüfung und britische Wohnsitzdaten, gewählt für die jeweilige Partei statt auf alle angewendet.
  • Status ohne Tracking-Liste. Fortschritt jeder Anfrage, sodass eine stockende sichtbar ist statt vergessen, mit optionalen Erinnerungen, die automatisch nachfassen, solange eine Anfrage offen ist, und der Möglichkeit, eine bestimmte Person anzustoßen oder eine nie angekommene Anfrage erneut zu senden.
  • Der Datensatz gehört dem Unternehmen. Die Arbeit liegt in einem gemeinsamen Workspace mit Mitgliedern, Rollen und gemeinsamem Guthaben statt im Postfach einer Einzelperson, sodass eingeladene Kollegen dieselben Anfragen und denselben Verlauf sehen.
  • Am Ende eine Akte. Ein Nachweispaket mit Ihrer Marke je Anfrage, mit Verlauf, verfügbaren unterstützenden Nachweisen, Ergebnissen und eingereichten Formularen, wobei einzelne Dokumente, PDFs der Formularantworten und AML-Berichte separat verfügbar sind.

Was es nicht tut, ist etwas entscheiden. Verify unterstützt den Prozess Ihres Unternehmens und belegt ihn: Es sagt Ihnen nicht, ob Sie einen Kunden, Mieter, Lieferanten oder Kandidaten annehmen sollen, es trifft nicht Ihre Compliance-Entscheidungen, und ein möglicher Screening-Treffer ist ein Datensatz, der jemandem ähnelt, und keine Feststellung über ihn. Es macht ein Unternehmen auch nicht compliant. Es macht die Arbeit sichtbar, und das ist eine andere und bescheidenere Aussage.

Ebenso klar sollte sein, was manuell bleibt. Alles, was einen Dritten, eine verleihende Stelle, einen Referenzgeber, ein gesetzliches Verfahren oder einen autorisierten Anbieter erfordert, bleibt Arbeit Ihres Unternehmens über diese Kanäle.

Wo Sie anfangen sollten

Wählen Sie die Art von Partei, die Sie am häufigsten aufnehmen, und öffnen Sie die letzten drei Akten dazu. Schreiben Sie auf, was jeweils angefragt wurde. Wenn sich die drei Listen unterscheiden, was meist der Fall ist, ist die Lücke dazwischen das Erste, was zu beheben ist, und die zusammengeführte Liste ist Ihre Vorlage.

So handhabt UMNIII Verify strukturierte Anfragen

Wie das in einer bestimmten Branche aussieht, haben wir beschrieben für Anbieter von Firmengründungen und Unternehmensdiensten in den VAE beim Kunden-Onboarding, für Finanz- und Compliance-Teams bei der Lieferantenprüfung, für Immobilienunternehmen bei der Prüfung von Käufern und Mietern und für Personalvermittlungen beim Kandidaten-Onboarding.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information über betriebliche Abläufe. Nichts hier ist Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung, und nichts darin besagt, dass E-Mail oder Messenger unsicher, verboten oder nicht konform sind: Welche Kanäle und Kontrollen für Ihr Unternehmen angemessen sind, hängt von Ihren Pflichten, Ihrer Datenschutzlage und Ihrer Branche ab und sollte mit einem qualifizierten Berater bestätigt werden.

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Teams beginnen meist damit, die letzten drei Akten für die Art von Partei zu öffnen, die sie am häufigsten aufnehmen, und zu vergleichen, was jeweils angefragt wurde.