Kandidatenprüfung ohne E-Mail-Hinterherlaufen: ein besserer Ablauf für Personalvermittlungen

UMNIII-Markenkarte für den Artikel über Abläufe der Kandidatenprüfung für Personalvermittlungen

Ein Berater vermittelt am Donnerstag einen Kandidaten. Das Ausweisdokument kam am Montag, schräg fotografiert. Der Nachweis der Arbeitsberechtigung lief in einem separaten Prozess und wurde erst danach im CRM zusammengefasst. Zwei Referenzen wurden zugesagt, eine kam an. Das Qualifikationszeugnis liegt irgendwo in einem Verlauf, in dem auch die Gehaltsverhandlung steht.

Nichts davon ist fahrlässig. So sieht es aus, wenn das Onboarding eines Kandidaten aus zwölf kleinen Bitten über zwei Wochen besteht, jede gestellt von dem, der gerade zufällig mit ihm sprach.

So hält UMNIII Verify Kandidatenanfragen und ihre Dokumente in einem Datensatz zusammen

Warum das Hinterherlaufen entsteht

Personalvermittlung sammelt mehr über eine Person als die meisten Onboarding-Prozesse, und zwar von jemandem, dem man gleichzeitig etwas verkauft. Diese Spannung prägt das Ganze:

  • Ausweisdokumente kommen über das, was der Kandidat gerade zur Hand hat, meist ein Telefon, oft als Foto eines Bildschirms statt als Scan.
  • Der Lebenslauf kommt zuerst und setzt Erwartungen, ist aber eine Behauptung und kein Nachweis, und der Nachweis kommt später oder gar nicht.
  • Erklärungen zu Kündigungsfristen, Wettbewerbsverboten, Visumstatus oder anderen stellenbezogenen Punkten werden mündlich im Telefonat abgefragt, weil das Gespräch dann ganz natürlich darauf kommt, und danach aus dem Gedächtnis festgehalten.
  • Referenzangaben macht der Kandidat, und die Vermittlung läuft dann einem Dritten hinterher, der keinen Grund zur Eile und keine Beziehung zu ihr hat.
  • Qualifikationszeugnisse werden zugesagt, vergessen und eine Woche später von einem anderen Berater erneut angefordert.
  • Selbstständige bringen eine Kapitalgesellschaft mit, also einen zweiten, ganz eigenen Satz Dokumente.
  • Der Kandidat wird von zwei Personen zweimal um dasselbe gebeten und schließt daraus, dass die Vermittlung unorganisiert ist.

Wenn ein Kunde fragt, was Sie zu einem Kandidaten auf der Shortlist haben, liegt die Antwort an sechs Stellen, und niemand ist ganz sicher, ob sie vollständig ist.

Was es kostet

Das sind geschäftliche und betriebliche Folgen, keine regulatorischen. Wo eine konkrete Pflicht für Ihre Vermittlung, Ihre Branche oder die besetzten Stellen gilt, ist das Sache Ihres eigenen Beraters, und dieser Artikel versucht nicht, das zu klären.

  • Unstimmigkeiten zeigen sich spät. Ein Name, der zwischen Pass und Lohnabrechnung nicht ganz passt, liegt meist an einem zweiten Vornamen oder einer Heirat. In Woche eins ist das ein Gespräch von fünf Minuten, am Tag vor dem Startdatum ein unangenehmes.
  • Angaben müssen geprüft werden, ohne dass jemand es eingeplant hat. Eine Qualifikation oder ein Beschäftigungsdatum nachzuverfolgen ist Arbeit, und wer das erst beim Angebot entdeckt, erledigt diese Arbeit unter Termindruck.
  • Ein Kandidat kommt weiter, als er sollte. Nicht durch jemandes Verschulden, sondern weil die Frage, die es aufgedeckt hätte, spät, informell oder zwar gestellt, aber nicht notiert wurde.
  • Vermittlungen verzögern sich. Ein Startdatum, das sich wegen eines fehlenden Dokuments verschiebt, kostet die Marge während der Verzögerung und etwas von der Geduld des Kunden.
  • Das Kundenvertrauen schwindet leise. Ein Arbeitgeber, der zweimal fragen muss, welche Prüfungen Sie durchgeführt haben, bildet sich ein Urteil, und er sagt es selten.
  • Dieselbe Verwaltung wiederholt sich. Hinterherlaufen, Verläufe nochmals lesen, ein Bild neu zusammensetzen, das sich von selbst hätte ergeben sollen.
  • Übergaben verlieren Kontext. Wenn ein Berater geht oder im Urlaub ist, wandert das, was er über einen Kandidaten herausgefunden hat, selten mit der Akte.
  • Kandidaten machen unterschiedliche Erfahrungen. Zwei Personen, die sich auf ähnliche Stellen bewerben, werden in anderer Reihenfolge um Unterschiedliches gebeten. Das ist ebenso ein Fairness- wie ein Effizienzproblem.

Einzeln ist das wenig. Teuer wird es, weil es sich über einen Bereich hinweg summiert: Jeder Berater trägt bei jedem Kandidaten ein wenig vom selben Aufwand, und nichts davon erscheint in einem Bericht. Vermittlungen, die es bemerken, bemerken es meist durch den Kunden, wenn ein Arbeitgeber eine Frage stellt, die die Akte nicht schnell beantworten kann.

Eine Anfrage, einmal je Stellentyp festgelegt

Die Lösung besteht nicht darin, mehr zu verlangen. Sie besteht darin, einmal festzulegen, was eine bestimmte Art von Auftrag braucht, und das dann zu senden, statt zu improvisieren:

  • Legen Sie die Liste je Stellentyp fest, nicht je Kandidat. Eine Festanstellung, ein Selbstständiger mit eigener Gesellschaft und eine Executive Search brauchen Unterschiedliches. Drei einmal abgestimmte Listen decken die meisten Vermittlungen ab.
  • Fassen Sie Prüfungen, Fragen und Dokumente in einer Bitte zusammen. Identitätsprüfung, strukturierte Erklärungen und Uploads gehören zusammen, weil sie Nachweise derselben Entscheidung sind und der Kandidat sie leichter in einem Zug erledigt.
  • Strukturieren Sie die Fragen. Eine in einem Feld erfasste Kündigungsfrist ist durchsuchbar und vergleichbar. Dieselbe Antwort in einer E-Mail ist beides nicht.
  • Lassen Sie den Kandidaten am Telefon ausfüllen. Dort sind die Dokumente ohnehin, und das ist der Unterschied zwischen einer noch am selben Abend und einer erst nächste Woche erledigten Anfrage.
  • Beobachten Sie Offenes, statt es sich zu merken. Ein Kandidat, der vier von sechs Punkten erledigt hat, ist eine andere Lage als einer, der nicht begonnen hat.
  • Bewahren Sie das Ergebnis bei der Anfrage auf. Damit die Akte vorgelegt werden kann, wenn ein Kunde fragt, von wem auch immer gerade verfügbar ist.

„Stellengerecht“ leistet in diesem ersten Punkt einiges, und es lohnt sich, klar zu sagen, was es bedeutet. Es heißt nicht, alle um alles zu bitten. Eine Lageraushilfe und ein Finanzdirektor in einem regulierten Unternehmen sind nicht dasselbe Onboarding-Problem, und beide gleich zu behandeln ergibt eine Anfrage, die für den einen aufdringlich oder für den anderen zu dünn ist. Die Liste je Stellentyp festzulegen macht Verhältnismäßigkeit ohne Improvisation möglich, weil das Nachdenken einmal im Voraus stattfindet und nicht je Kandidat unter Zeitdruck.

Außerdem wird die Anfrage dadurch erklärbar. Wenn ein Kandidat fragt, warum Sie etwas brauchen, hat eine durchdachte Liste eine Antwort, eine spontan zusammengestellte meist nicht.

Wie UMNIII Verify hilft

UMNIII Verify ist um diese eine Anfrage herum gebaut: Sie wählen die Dokumente, Fragen und Prüfungen, die ein Kandidat braucht, senden einen Link mit Ihrer Marke, und die Person erledigt alles auf dem Telefon. Alles kommt in einem Datensatz zurück, den Ihr Team durchsuchen, erneut öffnen und herunterladen kann.

  • Eine wiederverwendbare Anfrage je Stellentyp. Fertige Fragensätze, Ihre eigenen Formulare und von der Verify-Community veröffentlichte Formulare sowie Dokumentanfragen, alle als wiederverwendbare Vorlagen gespeichert. Die Aufnahme für Festanstellung, Selbstständige und Führungskräfte wird jeweils einmal erstellt, statt je Kandidat neu aufgebaut.
  • Die von Ihnen gewählten Prüfungen, wo die Stelle sie rechtfertigt. Identitätsprüfung, bei der ein amtliches Dokument auf Echtheit geprüft und mit einem Live-Selfie abgeglichen wird, und eine Lebenderkennung bestätigt, dass eine echte Person anwesend ist. Britische Wohnsitzdaten, die eine Wohnadresse im Vereinigten Königreich gegen eine Datenquelle bestätigen. AML-Screening gegen Sanktions-, Watchlist- und PEP-Daten, wo Stelle oder Branche es angemessen machen. Unternehmensprüfung für die Kapitalgesellschaft eines Selbstständigen oder für einen Arbeitgeber, den Sie als Kunden aufnehmen.
  • Strukturierte Antworten statt Fließtext. Ihre eigenen Fragen, jedes Mal gleich gestellt, sodass eine Kündigungsfrist oder ein Visumstatus als Antwort in einem Feld zurückkommt und nicht als Satz in einer Antwort-Mail.
  • Nichts wird aus dem Gedächtnis nachverfolgt. Fortschritt jeder Anfrage, sodass eine stockende sichtbar ist statt vergessen, mit optionalen Erinnerungen, die automatisch nachfassen, solange eine Anfrage offen ist, und der Möglichkeit, eine bestimmte Person anzustoßen oder eine nie angekommene Anfrage erneut zu senden.
  • Eine Übergabe ist nur ein Wechsel, wer hinschaut. Die Arbeit gehört einem gemeinsamen Workspace mit Mitgliedern, Rollen und gemeinsamem Guthaben und nicht einer Einzelperson, sodass eingeladene Kollegen dieselben Anfragen und denselben Verlauf sehen.
  • Eine Akte je Kandidat. Ein Nachweispaket mit Ihrer Marke je Anfrage, mit Verlauf, verfügbaren unterstützenden Nachweisen, Ergebnissen und eingereichten Formularen, wobei einzelne Dokumente, PDFs der Formularantworten und AML-Berichte separat verfügbar sind.

Ihr Logo, Name und Ihre Farben erscheinen in der Anfrage an den Kandidaten, in den E-Mails von Verify und in den erzeugten Dokumenten, was wichtig ist, wenn Sie jemanden um seinen Pass bitten, bevor er etwas unterschrieben hat.

Eine Grenze ist hier wichtiger als jede Funktion und verdient es, ausdrücklich genannt zu werden. UMNIII Verify führt keine Prüfungen der Arbeitsberechtigung, keine DBS- oder Strafregisterprüfungen, keine Bonitätsprüfungen, keine Prüfung des Beschäftigungsverlaufs und keine Prüfung von Qualifikationen oder Referenzen durch. Die Identitätsprüfung bestätigt die Identität über den unterstützten Identitätsprozess; sie ist für sich genommen keine Feststellung der Arbeitsberechtigung und sollte nicht als solche verstanden werden.

Die Rolle von Verify ist enger: Es kann die Dokumente, Erklärungen, strukturierten Antworten und vom Kandidaten angegebenen Referenzdaten sammeln, die Ihre Vermittlung rechtmäßig anfordert. Diese Unterlagen werden zur Anfrage des Kandidaten eingereicht, zusammen mit den für diese Anfrage gewählten unterstützten Verify-Prüfungen. Verify kontaktiert keine Referenzgeber und prüft nicht, was sie sagen. Eine Referenz kommt als vom Kandidaten gelieferte Information oder von ihm hochgeladenes Dokument an, nicht als vom Produkt unabhängig eingeholte Referenz.

Die separate Arbeit bleibt also separat. Zu bestätigen, dass ein Abschluss verliehen wurde, dass ein früherer Arbeitgeber die Daten bestätigt, dass jemand arbeitsberechtigt ist, oder alles andere, was ein gesetzliches Verfahren, einen Referenzgeber, eine verleihende Stelle oder einen autorisierten Anbieter erfordert, erledigt Ihre Vermittlung oder der Arbeitgeber über diese Kanäle. Nichts in Verify ersetzt sie, und die eigene Erklärung eines Kandidaten ist kein Ersatz für eine Prüfung, zu der jemand anderes befugt ist.

Dasselbe gilt für die Entscheidung. Ihre Vermittlung wählt, welche Prüfungen für eine Stelle angemessen sind, und bewertet die Ergebnisse. Verify unterstützt diesen Prozess und belegt ihn. Es entscheidet nicht, ob ein Kandidat geeignet, ehrlich oder vermittelbar ist, und ein möglicher Screening-Treffer ist ein Datensatz, der jemandem ähnelt, und keine Feststellung über ihn.

Wo Sie anfangen sollten

Nehmen Sie den Stellentyp, den Sie am häufigsten besetzen, und schreiben Sie alles auf, was Sie von Kandidaten verlangen, in der gewünschten Reihenfolge. Diese einmal geschriebene Liste ist die Vorlage. Der nächste Kandidat bekommt eine Anfrage statt neun Nachrichten, und der danach dieselbe Anfrage statt einer leicht anderen.

So handhabt UMNIII Verify das Kandidaten-Onboarding

Für Selbstständige mit Kapitalgesellschaft oder für die Aufnahme eines Arbeitgebers als Kunde erklärt die Seite zu KYB und Unternehmensprüfung, was eine Registerabfrage liefert und wo unterstützende Dokumente die Lücken füllen. Wo eine Stelle oder Branche Screening angemessen macht, legt die Seite zu AML und Adverse Media dar, was es belegt und was nicht.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information für Personalvermittlungen und die Teams, die sie unterstützen. Nichts hier ist Rechts-, Arbeitsrechts- oder Compliance-Beratung. Welche Prüfungen angemessen und welche erforderlich sind, hängt von Stelle, Branche, Rechtsraum und Ihren eigenen Pflichten als Arbeitgeber oder Vermittlung ab und sollte mit einem qualifizierten Berater bestätigt und nicht aus einem Artikel abgeleitet werden.

Jetzt verifizieren

Vermittlungen beginnen meist mit dem Stellentyp, den sie am häufigsten besetzen, schreiben alles auf, was sie von Kandidaten verlangen, und erstellen daraus einmal eine Vorlage.