Verificação de candidatos sem andar atrás de e-mails: um fluxo melhor para agências de recrutamento

Cartão com a marca UMNIII para o artigo sobre fluxos de verificação de candidatos para agências de recrutamento

Um consultor coloca um candidato na quinta-feira. O documento de identificação chegou na segunda-feira, fotografado de lado. A prova do direito ao trabalho foi tratada num processo separado e só depois resumida no CRM. Foram prometidas duas referências e chegou uma. O certificado de qualificação está algures numa conversa que contém também a negociação salarial.

Nada disto é negligente. É o que acontece quando a integração de um candidato são doze pequenos pedidos espalhados por duas semanas, cada um feito por quem por acaso estava a falar com a pessoa nesse momento.

Veja como o UMNIII Verify mantém os pedidos aos candidatos e os seus documentos num único registo

Porque é que a insistência acontece

O recrutamento recolhe mais sobre uma pessoa do que a maioria dos processos de integração, e recolhe-o de alguém que está, ao mesmo tempo, a ser convencido. Essa tensão molda tudo:

  • Os documentos de identificação chegam pelo que o candidato tiver à mão, normalmente um telemóvel, muitas vezes como fotografia de um ecrã em vez de uma digitalização.
  • O CV chega primeiro e define expectativas, mas é uma afirmação e não uma prova, e a prova chega mais tarde ou nunca.
  • As declarações sobre prazos de pré-aviso, cláusulas restritivas, situação de visto ou outros assuntos específicos da função são perguntadas verbalmente durante uma chamada, porque é aí que a conversa lá chega naturalmente, e registadas depois de memória.
  • O candidato fornece os dados das referências, e a agência anda depois atrás de um terceiro que não tem motivo para se apressar nem relação com ela.
  • Os certificados de qualificação são prometidos, esquecidos e pedidos novamente uma semana depois por outro consultor.
  • Os prestadores trazem uma sociedade limitada, o que significa um segundo conjunto de documentos completamente diferente.
  • Duas pessoas pedem o mesmo ao candidato duas vezes, e este conclui que a agência é desorganizada.

Quando um cliente pergunta o que tem sobre um candidato pré-selecionado, a resposta está em seis sítios e ninguém tem bem a certeza de que está completa.

Quanto custa

Estas são consequências comerciais e operacionais, não regulamentares. Quando uma obrigação específica se aplica à sua agência, ao seu setor ou às funções que preenche, é um assunto para o seu próprio consultor, e este artigo não tenta resolvê-lo.

  • As incoerências surgem tarde. Um nome que não coincide bem entre um passaporte e um registo de salários deve-se normalmente a um nome do meio ou a um casamento, e é uma conversa de cinco minutos na primeira semana e uma conversa embaraçosa na véspera de uma data de início.
  • Há afirmações a confirmar que ninguém planeou. Uma qualificação ou uma data de emprego que precisa de seguimento é trabalho, e descobri-lo na fase da oferta significa fazê-lo com um prazo a apertar.
  • Um candidato avança mais do que devia. Não por culpa de ninguém, mas porque a pergunta que o teria revelado foi feita tarde, de forma informal, ou feita e não anotada.
  • As colocações atrasam-se. Uma data de início que muda por falta de um documento custa a margem durante o atraso e alguma da paciência do cliente.
  • A confiança do cliente desgasta-se em silêncio. Um empregador que tem de perguntar duas vezes que verificações fez forma uma opinião, e raramente o diz.
  • Repete-se a mesma administração. Insistir, reler conversas e reconstruir um quadro que devia ter-se formado sozinho.
  • As passagens perdem contexto. Quando um consultor sai ou vai de férias, o que concluiu sobre um candidato raramente acompanha o processo.
  • Os candidatos têm experiências diferentes. A duas pessoas que se candidatam a funções semelhantes pedem-se coisas diferentes por ordem diferente, o que é tanto um problema de equidade como de eficiência.

Individualmente são pequenas. O que as torna caras é que se acumulam numa equipa: cada consultor absorve um pouco da mesma carga em cada candidato, e nada disso aparece em nenhum relatório. As agências que dão por isso costumam dar pelo cliente, quando um empregador faz uma pergunta a que o processo não consegue responder depressa.

Um pedido, decidido uma vez por tipo de função

A solução não é pedir mais. É decidir uma vez o que um determinado tipo de trabalho precisa e enviar isso em vez de improvisar:

  • Defina a lista por tipo de função, não por candidato. Uma colocação permanente, um prestador que trabalha através da sua própria empresa e uma pesquisa de executivos precisam de coisas diferentes. Três listas, acordadas uma vez, cobrem a maioria das agências.
  • Junte as verificações, as perguntas e os documentos num só pedido. A verificação de identidade, as declarações estruturadas e os ficheiros pertencem uns aos outros, porque são provas da mesma decisão e é mais fácil para o candidato concluí-los de uma só vez.
  • Torne as perguntas estruturadas. Um prazo de pré-aviso registado num campo pode ser pesquisado e comparado. A mesma resposta num e-mail não.
  • Deixe o candidato concluir no telemóvel. É onde os documentos já estão, e é a diferença entre um pedido feito nessa noite e outro feito na semana seguinte.
  • Acompanhe o que está em falta em vez de o memorizar. Um candidato que fez quatro de seis itens é uma situação diferente de um que não começou.
  • Guarde o resultado com o pedido. Para que o processo possa ser apresentado quando um cliente o pedir, por quem estiver disponível.

«Adequado à função» pesa bastante nesse primeiro ponto, e vale a pena explicar o que significa. Não significa pedir tudo a todos. Um temporário de armazém e um diretor financeiro numa empresa regulada não são o mesmo problema de integração, e tratá-los da mesma forma produz um pedido intrusivo para o primeiro ou insuficiente para o segundo. Decidir a lista por tipo de função é o que permite ser proporcional sem improvisar, porque a reflexão acontece uma vez, antecipadamente, e não por candidato sob pressão de tempo.

Também torna o pedido explicável. Quando um candidato pergunta por que precisa de algo, uma lista pensada tem resposta, e uma lista improvisada normalmente não.

Como o UMNIII Verify ajuda

O UMNIII Verify foi criado em torno desse único pedido: escolhe os documentos, as perguntas e as verificações de que um candidato precisa, envia uma ligação com a sua marca e a pessoa conclui no telemóvel. Tudo regressa a um único registo que a sua equipa pode pesquisar, reabrir e descarregar.

  • Um pedido reutilizável por tipo de função. Conjuntos de perguntas prontos, os seus próprios formulários personalizados e formulários publicados pela comunidade Verify, além de pedidos de documentos, tudo guardado como modelos reutilizáveis. As receções para funções permanentes, prestadores e executivos são compostas uma vez em vez de reconstruídas por candidato.
  • As verificações que selecionar, quando a função as justificar. Verificação de identidade, com um documento oficial verificado quanto à autenticidade e comparado com uma selfie ao vivo, e uma prova de vida que confirma a presença de uma pessoa real. Registos residenciais do Reino Unido, que confirmam uma morada residencial no Reino Unido numa fonte de registos. Análise AML com dados de sanções, listas de vigilância e pessoas politicamente expostas quando a função ou o setor o tornem adequado. Verificação de empresas para a sociedade limitada de um prestador ou para um empregador que integre como cliente.
  • Respostas estruturadas, não texto corrido. As suas próprias perguntas, feitas sempre da mesma forma, para que um prazo de pré-aviso ou uma situação de visto regresse como resposta num campo e não como frase numa resposta.
  • Nada é seguido de memória. Progresso de cada pedido, para que um parado fique visível em vez de esquecido, com lembretes opcionais que fazem o seguimento automaticamente enquanto o pedido estiver pendente, e a possibilidade de alertar uma pessoa específica ou reenviar um pedido que nunca chegou.
  • Uma passagem é apenas uma mudança de quem olha. O trabalho pertence a um Workspace partilhado com membros, funções e créditos partilhados, e não a uma pessoa, pelo que os colegas que convidar veem os mesmos pedidos e o mesmo histórico.
  • Um processo por candidato. Um pacote de provas com a sua marca por pedido, com o seu histórico, as provas de apoio disponíveis, os resultados e os formulários submetidos, e com documentos individuais, PDF de respostas de formulários e relatórios AML disponíveis em separado.

O seu logótipo, nome e cores surgem no pedido que o candidato recebe, nos e-mails que o Verify envia e nos documentos que gera, o que importa quando pede a alguém o passaporte antes de essa pessoa ter assinado seja o que for.

Há aqui um limite que importa mais do que qualquer funcionalidade, e vale a pena expô-lo por inteiro e não por implicação. O UMNIII Verify não efetua verificações do direito ao trabalho, verificações DBS ou de registo criminal, verificações de crédito, verificação do historial profissional nem verificação de qualificações ou referências. A verificação de identidade confirma a identidade através do processo de identidade suportado; não é, por si só, uma determinação do direito ao trabalho e não deve ser lida como tal.

O papel do Verify é mais restrito: pode recolher os documentos, as declarações, as respostas estruturadas e os dados de referências fornecidos pelo candidato que a sua agência escolha legalmente pedir. Esses materiais são submetidos no pedido do candidato, juntamente com quaisquer verificações Verify suportadas selecionadas para esse pedido. O Verify não contacta as referências nem valida o que dizem. Uma referência chega como informação fornecida pelo candidato ou documento que carregou, não como uma referência obtida de forma independente pelo produto.

Portanto, o trabalho separado continua separado. Confirmar que um grau foi atribuído, que um empregador anterior concorda com as datas, que uma pessoa tem direito a trabalhar, ou qualquer outra coisa que exija um processo legal, uma referência, uma entidade certificadora ou um prestador autorizado, é concluído pela sua agência ou pelo empregador através desses canais. Nada no Verify os substitui, e a própria declaração de um candidato não substitui uma verificação que outra pessoa está autorizada a realizar.

O mesmo se aplica à decisão. A sua agência escolhe as verificações adequadas a uma função e analisa o que regressa. O Verify apoia esse processo e documenta-o. Não decide se um candidato é adequado, honesto ou colocável, e uma possível correspondência de análise é um registo que se assemelha a alguém, não uma conclusão sobre essa pessoa.

Por onde começar

Pegue no tipo de função que preenche com mais frequência e anote tudo o que pede a um candidato, pela ordem que pretende. Essa lista, escrita uma vez, é o modelo. O candidato seguinte recebe um pedido em vez de nove mensagens, e o seguinte recebe o mesmo pedido em vez de um ligeiramente diferente.

Veja como o UMNIII Verify gere a integração de candidatos

Para prestadores que operam através de uma sociedade limitada, ou para integrar um empregador como cliente, a página de KYB e verificação de empresas explica o que devolve uma consulta ao registo e onde os documentos de apoio preenchem as lacunas. Quando uma função ou setor tornam a análise adequada, a página de AML e notícias adversas explica o que estabelece e o que não estabelece.

Este artigo é informação geral para empresas de recrutamento e as equipas que as apoiam. Nada aqui constitui aconselhamento jurídico, laboral ou de conformidade. As verificações adequadas e as obrigatórias dependem da função, do setor, da jurisdição e das suas próprias obrigações como empregador ou agência, e devem ser confirmadas com um consultor qualificado em vez de deduzidas de um artigo.

Começar a verificar

As agências costumam começar pelo tipo de função que preenchem com mais frequência, anotando tudo o que pedem a um candidato e compondo-o uma vez como modelo.