Verificación de candidatos sin perseguir correos: un flujo mejor para agencias de selección

Un consultor coloca a un candidato el jueves. El documento de identidad llegó el lunes, fotografiado en ángulo. La prueba del derecho a trabajar se gestionó en un proceso aparte y solo se resumió después en el CRM. Se prometieron dos referencias y llegó una. El certificado de cualificación está en algún lugar de un hilo que también contiene la negociación salarial.

Nada de esto es negligente. Es lo que ocurre cuando la incorporación de un candidato son doce pequeñas peticiones repartidas en dos semanas, cada una hecha por quien casualmente hablaba con esa persona en ese momento.

Vea cómo UMNIII Verify mantiene las solicitudes a candidatos y sus documentos en un solo registro

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Por qué se produce la persecución

La selección de personal recopila más sobre una persona que la mayoría de los procesos de incorporación, y lo hace de alguien a quien al mismo tiempo se intenta convencer. Esa tensión condiciona todo:

• Los documentos de identidad llegan por lo que el candidato tenga a mano, normalmente un teléfono, a menudo como foto de una pantalla en lugar de un escaneo.
• El CV llega primero y fija expectativas, pero es una afirmación y no una prueba, y la prueba llega más tarde o nunca.
• Las declaraciones sobre plazos de preaviso, pactos restrictivos, situación de visado u otros asuntos propios del puesto se preguntan de palabra durante una llamada, porque ahí surge la conversación de forma natural, y se registran después de memoria.
• El candidato facilita los datos de sus referencias, y la agencia persigue entonces a un tercero que no tiene motivos para darse prisa ni relación con ella.
• Los certificados de cualificación se prometen, se olvidan y otro consultor los vuelve a pedir una semana después.
• Los contratistas traen una sociedad limitada, lo que supone un segundo conjunto de documentos completamente distinto.
• Dos personas piden lo mismo al candidato dos veces, y este concluye que la agencia está desorganizada.

Cuando un cliente pregunta qué tiene usted sobre un candidato preseleccionado, la respuesta está en seis sitios y nadie está del todo seguro de que esté completa.

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Cuánto cuesta

Estas son consecuencias comerciales y operativas, no regulatorias. Cuando una obligación concreta se aplica a su agencia, a su sector o a los puestos que cubre, es un asunto para su propio asesor, y este artículo no pretende resolverlo.

• Las incoherencias aparecen tarde. Un nombre que no coincide del todo entre un pasaporte y un registro de nóminas suele deberse a un segundo nombre o a un matrimonio, y es una conversación de cinco minutos en la primera semana y una incómoda el día antes de la fecha de inicio.
• Hay afirmaciones que comprobar sin que nadie lo haya planificado. Una cualificación o una fecha de empleo que requiere seguimiento es trabajo, y descubrirlo en la fase de oferta significa hacerlo contra reloj.
• Un candidato avanza más de lo debido. No por culpa de nadie, sino porque la pregunta que lo habría revelado se hizo tarde, de manera informal, o se hizo y no se anotó.
• Las colocaciones se retrasan. Una fecha de inicio que se mueve por un documento que falta cuesta el margen durante el retraso y parte de la paciencia del cliente.
• La confianza del cliente se erosiona en silencio. Un empleador que tiene que preguntar dos veces qué controles realizó se forma una opinión, y rara vez lo dice.
• Se repite la misma administración. Perseguir, releer hilos y reconstruir un panorama que debería haberse formado solo.
• Los traspasos pierden contexto. Cuando un consultor se marcha o se va de vacaciones, lo que concluyó sobre un candidato rara vez viaja con el expediente.
• Los candidatos tienen experiencias distintas. A dos personas que optan a puestos similares se les piden cosas diferentes en distinto orden, lo que es un problema de equidad tanto como de eficiencia.

Por separado son poca cosa. Lo que las encarece es que se acumulan en todo un equipo: cada consultor absorbe un poco de la misma carga con cada candidato, y nada de ello aparece en ningún informe. Las agencias que lo notan suelen hacerlo a través del cliente, cuando un empleador hace una pregunta que el expediente no puede responder con rapidez.

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Una solicitud, decidida una vez por tipo de puesto

La solución no es pedir más. Es decidir una vez qué necesita cada tipo de encargo y enviar eso en lugar de improvisar:

• Fije la lista por tipo de puesto, no por candidato. Una colocación fija, un contratista que trabaja a través de su propia empresa y una búsqueda de directivos necesitan cosas distintas. Tres listas, acordadas una vez, cubren a la mayoría de las agencias.
• Combine los controles, las preguntas y los documentos en una sola petición. El control de identidad, las declaraciones estructuradas y los archivos van juntos, porque son pruebas de la misma decisión y al candidato le resulta más fácil completarlos de una vez.
• Estructure las preguntas. Un plazo de preaviso recogido en un campo se puede buscar y comparar. La misma respuesta en un correo no.
• Deje que el candidato lo complete en su teléfono. Es donde ya están los documentos, y es la diferencia entre una solicitud hecha esa misma tarde y una hecha la semana siguiente.
• Vigile lo pendiente en lugar de recordarlo. Un candidato que ha hecho cuatro de seis elementos es una situación distinta de la de uno que no ha empezado.
• Conserve el resultado junto a la solicitud. Para que el expediente pueda presentarse cuando un cliente lo pida, por quien esté disponible.

«Adecuado al puesto» tiene su peso en ese primer punto, y conviene explicar qué significa. No significa pedirlo todo a todos. Un temporal de almacén y un director financiero de una empresa regulada no son el mismo problema de incorporación, y tratarlos igual produce una solicitud intrusiva para el primero o insuficiente para el segundo. Decidir la lista por tipo de puesto es lo que permite ser proporcionado sin improvisar, porque la reflexión se hace una vez, por adelantado, y no por candidato bajo presión de tiempo.

También hace que la solicitud sea explicable. Cuando un candidato pregunta por qué necesita algo, una lista razonada tiene respuesta, y una lista improvisada normalmente no.

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Cómo ayuda UMNIII Verify

UMNIII Verify se ha creado en torno a esa única solicitud: usted elige los documentos, preguntas y controles que necesita un candidato, envía un enlace con su marca y la persona lo completa en su teléfono. Todo vuelve a un único registro que su equipo puede buscar, reabrir y descargar.

• Una solicitud reutilizable por tipo de puesto. Conjuntos de preguntas listos, sus propios formularios personalizados y formularios publicados por la comunidad de Verify, además de solicitudes de documentos, todo guardado como plantillas reutilizables. Las admisiones de puestos fijos, contratistas y directivos se componen una vez en lugar de reconstruirse por candidato.
• Los controles que seleccione, cuando el puesto los justifique. Verificación de identidad, con un documento oficial comprobado en autenticidad y cotejado con un selfie en vivo, y una prueba de vida que confirma que hay una persona real presente. Registros residenciales del Reino Unido, que confirman una dirección residencial en el Reino Unido con una fuente de registros. Control AML con datos de sanciones, listas de vigilancia y personas del medio político cuando el puesto o el sector lo hagan apropiado. Verificación empresarial para la sociedad limitada de un contratista o para un empleador que incorpore como cliente.
• Respuestas estructuradas, no texto libre. Sus propias preguntas, formuladas siempre igual, para que un plazo de preaviso o una situación de visado vuelvan como una respuesta en un campo y no como una frase en un correo.
• Nada se persigue de memoria. Progreso de cada solicitud, para que la que se ha estancado sea visible y no quede olvidada, con recordatorios opcionales que hacen seguimiento automático mientras una solicitud siga pendiente, y la posibilidad de avisar a una persona concreta o reenviar una solicitud que nunca llegó.
• Un traspaso es solo un cambio de quién mira. El trabajo pertenece a un Workspace compartido con miembros, roles y créditos compartidos, no a una persona, de modo que los compañeros que invite ven las mismas solicitudes y el mismo historial.
• Un expediente por candidato. Un paquete de pruebas con su marca por solicitud, con su historial, las pruebas de apoyo disponibles, los resultados y los formularios enviados, y con documentos individuales, PDF de respuestas de formularios e informes AML disponibles por separado.

Su logotipo, nombre y colores aparecen en la solicitud que recibe el candidato, en los correos que envía Verify y en los documentos que genera, lo que importa cuando pide a alguien su pasaporte antes de que haya firmado nada.

Aquí hay un límite que importa más que cualquier función, y conviene exponerlo por completo y no de forma implícita. UMNIII Verify no realiza comprobaciones del derecho a trabajar, comprobaciones DBS o de antecedentes penales, comprobaciones de crédito, verificación del historial laboral ni verificación de cualificaciones o referencias. La verificación de identidad confirma la identidad mediante el proceso de identidad admitido; no es, por sí sola, una determinación del derecho a trabajar, y no debe interpretarse como tal.

El papel de Verify es más limitado: puede recopilar los documentos, declaraciones, respuestas estructuradas y datos de referencias facilitados por el candidato que su agencia decida solicitar legalmente. Esos materiales se envían dentro de la solicitud del candidato junto con los controles de Verify admitidos que se hayan seleccionado para esa solicitud. Verify no contacta con las referencias ni valida lo que dicen. Una referencia llega como información facilitada por el candidato o un documento que subió, no como una referencia obtenida de forma independiente por el producto.

Así que el trabajo aparte sigue siendo aparte. Confirmar que se otorgó un título, que un empleador anterior está de acuerdo con las fechas, que una persona tiene derecho a trabajar, o cualquier otra cosa que requiera un proceso legal, una referencia, un organismo otorgante o un proveedor autorizado, lo completan su agencia o el empleador por esos canales. Nada en Verify los sustituye, y la propia declaración de un candidato no reemplaza un control que otra persona está autorizada a realizar.

Lo mismo se aplica a la decisión. Su agencia elige qué controles son apropiados para un puesto y revisa lo que vuelve. Verify apoya ese proceso y lo documenta. No decide si un candidato es adecuado, honesto o colocable, y una posible coincidencia de control es un registro que se parece a alguien, no una conclusión sobre esa persona.

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Por dónde empezar

Tome el tipo de puesto que cubre con más frecuencia y anote todo lo que pide a un candidato, en el orden que desee. Esa lista, escrita una vez, es la plantilla. El siguiente candidato recibe una solicitud en lugar de nueve mensajes, y el siguiente la misma solicitud en vez de una ligeramente distinta.

Vea cómo gestiona UMNIII Verify la incorporación de candidatos

Para contratistas que operan a través de una sociedad limitada, o para incorporar a un empleador como cliente, la página de KYB y verificación de empresas explica qué devuelve una consulta al registro y dónde los documentos de apoyo cubren las lagunas. Cuando un puesto o sector hace apropiado el control, la página de AML y medios adversos expone qué establece y qué no.

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Este artículo es información general para empresas de selección y los equipos que las apoyan. Nada aquí constituye asesoramiento jurídico, laboral o de cumplimiento. Qué controles son apropiados y cuáles son obligatorios depende del puesto, el sector, la jurisdicción y sus propias obligaciones como empleador o agencia, y debe confirmarse con un asesor cualificado en lugar de deducirse de un artículo.