أنشئ نموذج معلومات قابلًا لإعادة الاستخدام
اكتب أسئلتك مرة واحدة في Custom Forms، ثم أرفق النموذج بأي طلب أو قالب.
لمن هو: مالكو مساحة عمل UMNIII Verify ومسؤولوها وأعضاؤها.
ضع في اعتبارك
- يجمع النموذج معلومات يقدمها المستلم. ولا تُعد الإجابة متحققًا منها بشكل مستقل لمجرد جمعها عبر Verify.
- حيث تحتاج إلى تحقق مستقل من شيء ما، أضف فحصًا مدعومًا منفصلًا.
- قد تحتوي النماذج على معلومات شخصية. لا تطلب إلا المعلومات التي لديك سبب قانوني ومشروع لجمعها.
الخطوة 1: اعثر على Custom Forms
- افتح Custom Forms من القائمة في UMNIII Verify. يمكن للمالكين والمسؤولين والأعضاء إنشاء النماذج وتعديلها وأرشفتها؛ ويمكن للمشاهدين قراءتها ومعاينتها.
- إذا لم يكن إنشاء نماذجك مفعّلًا لمساحة العمل الخاصة بك، فالنماذج التي توفرها UMNIII تظل متاحة عند إنشاء طلب.
- قد يكون لمساحة العمل حد لعدد النماذج؛ وتذكر الصفحة متى يُبلغ.
الخطوة 2: أضف الأسئلة وسمّها ورتبها
- اضغط على “New form” وأدخل “Form name” ووصفًا إن شئت.
- اضغط على “Add a question”. اكتب السؤال في “Label”، واختر “Type” من أنواع الأسئلة التي يمكن لمساحة العمل طرحها، وأضف نصًا مساعدًا حيث يفيد.
- للقائمة، اكتب الخيارات باستخدام “Add a choice”. وللإقرار أو الموافقة، يمكن ضبط مربع اختيار بحيث يجب تحديده للإرسال.
- يجيب المستلمون بالترتيب المعروض. استخدم “Move up” و“Move down” لإعادة الترتيب، و“Remove” لحذف سؤال.
الخطوة 3: حدد ما هو مطلوب
- حدد “An answer is required” لسؤال يجب الإجابة عنه، واتركه دون تحديد لسؤال اختياري.
الخطوة 4: عاين واحفظ
- اضغط على “Preview as the recipient” لترى النموذج كما سيراه عميلك. لا يُحفظ أو يُرسل أي شيء مكتوب في المعاينة.
- اضغط على “Create form” لحفظه، أو “Save changes” عند التعديل.
الخطوة 5: اجعله متاحًا، وشاركه إن شئت
- يصبح النموذج المحفوظ متاحًا لمساحة العمل الخاصة بك فورًا، ضمن “Your forms” عند إنشاء طلب.
- يمكن للمالكين والمسؤولين أيضًا نشر نموذج في المكتبة المشتركة في UMNIII Verify، حيث يمكن لمساحات عمل أخرى معاينته واعتماد نسخة منفصلة. تتم مشاركة الأسئلة فقط، ولا تُشارك أبدًا العملاء أو الطلبات أو الإجابات.
الخطوة 6: استخدمه في مسار عمل
- في أداة الإنشاء، “Send verification invite”، حدد “Collect information (forms)” واختر نموذجك ضمن “Your forms”.
- اضغط على “Save as template” للاحتفاظ بالتركيبة، فيُرفق النموذج نفسه في كل مرة.
الخطوة 7: اعثر على الإجابات
- تُحفظ الإجابات ضمن طلب التحقق. افتحه من Verifications لتراها ضمن “Submitted Forms”؛ ويحتوي “Evidence and downloads” على التقرير وحزمة الأدلة القابلين للتنزيل.
الخطوة 8: أعد استخدامه، عدّله، أوقفه
- يمكن إرفاق نموذج واحد بأي عدد من الطلبات والقوالب.
- يغيّر تعديل النموذج الطلبات المستقبلية. ويحتفظ الطلب المرسل بالأسئلة التي أُرسل بها، فتبقى الإجابات السابقة كما حُفظت تمامًا.
- ينشئ “Duplicate” نسخة مختلفة دون المساس بالأصل، ويوقف “Archive” عرض النموذج دون حذف أي شيء.
الخطوة التالية
اتبع هذه الخطوات في UMNIII Verify.