المحاسبة وخدمات الشركات: إعداد العملاء الجدد
ابنِ ملف العناية الواجبة لكل عميل جديد من طلب واحد: الهوية والإقرارات ومصدر الأموال وإثبات العنوان.
لمن هو: المحاسبون والمستشارون الضريبيون ومقدمو خدمات الشركات وشركات السكرتارية.
السيناريو: استقبال عميل فردي جديد وبناء ملف العناية الواجبة (CDD) الخاص به.
المشكلة
تُجمع ملفات العملاء من جوازات سفر مرسلة بالبريد الإلكتروني وفواتير خدمات محولة وشرح لمصدر الأموال مكتوب في رسالة. تُعاد كتابة الأسئلة نفسها لكل عميل، ولا يكتمل الملف إلا عندما يتذكر أحدهم التحقق منه.
ما قد يحدث
- تُكتشف العناصر الناقصة أو القديمة عند المراجعة لا عند الإعداد.
- يُطلب من العملاء الشيء نفسه مرتين، من أشخاص مختلفين.
- تبقى المستندات الحساسة في صناديق بريد شخصية.
السياق القانوني والتنظيمي
قد تقع على المحاسبين ومقدمي خدمات الشركات التزامات عناية واجبة بموجب قوانين مكافحة غسل الأموال. أما ما ينطبق على شركتك، وعلى عميل معين، فتقرره شركتك ومستشار الامتثال لديها.
هذا سياق وليس مشورة قانونية بشأن التزاماتك.
عملية أفضل
أرسل إلى العميل رابطًا واحدًا. يتحقق من هويته، ويجيب عن الإقرارات، ويرفع إثبات العنوان، ويُحفظ الملف المكتمل ضمن الطلب مع حزمة أدلة قابلة للتنزيل.
كيف يساعد UMNIII Verify
يحوّل UMNIII Verify ملف العميل إلى طلب يرسله فريقك بالطريقة نفسها في كل مرة، ويبقي نتيجة الهوية والإقرارات والمستندات معًا.
قوالب UMNIII لهذا الغرض
- New Client CDD. التحقق من الهوية والبيانات الشخصية ومصدر الأموال وإقرار PEP والعقوبات وإقرار العميل وموافقته وإثبات العنوان. متاح في جميع الأسواق.
- UAE Visa Application. التحقق من الهوية والبيانات الشخصية وبيانات التأشيرة أو العمل وعقد العمل وإثبات العنوان. متاح لمساحات العمل التي تعمل في الإمارات ولمساحات العمل الشخصية.
ما ميزات Verify التي تساعد؟
- التحقق من الهوية
- يؤكد أن العميل هو من يقول إنه هو.
يثبت: أن هوية شخصية حكومية تحمل صورة فُحصت من حيث الأصالة وطوبقت مع صورة سيلفي حية للشخص الذي يقدمها.
لا يثبت: لا يثبت عنوانًا أو حقًا في العمل أو الاستئجار أو جدارة ائتمانية أو أهلية قيادة، ولا أي شيء عن شركة. - نماذج معلومات مخصصة
- بيانات الفرد، ومصدر الأموال، وإقرار PEP والعقوبات، وإقرار العميل وموافقته.
يثبت: سجل منظم لما أخبرك به المستلم، محفوظ ضمن الطلب.
لا يثبت: لا تُعد الإجابة متحققًا منها بشكل مستقل لمجرد جمعها عبر Verify. إنها ما قاله المستلم. - طلبات المستندات وعمليات الرفع
- إثبات العنوان، مع تعليمات بما تقبله.
يثبت: أن المستلم رفع هذه الملفات ضمن هذا الطلب، ومتى.
لا يثبت: لا يثبت الرفع أن المستند أصلي أو ساري أو حديث أو يخص المستلم. - فحص AML القياسي
- يفحص العميل مقابل قوائم العقوبات وPEP، بدلًا من الاعتماد فقط على ما يقره.
يثبت: ما إذا كان الشخص يظهر في قوائم العقوبات أو قواعد بيانات الأشخاص المعرضين سياسيًا (PEP) وقت الفحص.
لا يثبت: لا يشمل الأخبار السلبية، والنتيجة معلومات لقرارك أنت وليست قرارًا. - مراقبة AML المستمرة
- يبقي ذلك الفحص قائمًا لمدة 12 شهرًا لعميل ستتعامل معه على مدى الوقت.
يثبت: إعادة فحص يومية للشخص نفسه لمدة 12 شهرًا، مع تسجيل أي تنبيه جديد أو تغيّر في الحالة ضمن الطلب للمراجعة.
لا يثبت: إنها إضافة إلى فحص AML واحد وليست بديلًا عنه، ويبقى قرار الامتثال لك.
اختياري، يُضاف بشكل منفصل
- فحص AML القياسي: عندما تتطلب سياستك فحص العقوبات وPEP.
- فحص AML المعزز: عندما تتطلب سياستك أيضًا بحثًا في الأخبار السلبية.
- مراقبة AML المستمرة: مع فحص AML، لعميل ستتعامل معه على مدى الوقت.
- فحص سجلات الإقامة: حيث يعيش العميل في بلد يقدمه Verify لسجلات الإقامة.
المعلومات التي قد تُجمع
- الاسم وبيانات الاتصال وتاريخ الميلاد والجنسية
- مصدر الأموال
- إقرار PEP والعقوبات
- إقرار العميل وموافقته
المستندات التي قد تُطلب
- إثبات العنوان
البلدان والتغطية
- تعتمد الفحوصات الإضافية المعروضة على ما يمكن لمساحة العمل الخاصة بك استخدامه؛ ويعرض Verify الفحوصات المتاحة فقط، بأسعارها الحالية.
ما لا يفعله Verify هنا
- الإقرار هو ما قاله العميل. أما الفحص، حيث تضيفه، فهو معلومات لقرارك أنت؛ ولا يقرر Verify ما إذا كنت ستقبل عميلًا.
كيفية إنشاء مسار العمل أو تكييفه
- في UMNIII Verify، افتح Dashboard. في “Send verification invite”، اختر “New Client CDD” في “Start from a template”. راجع ما يعبئه: يمكن تغيير أي جزء لطلب واحد، ويتبع عرض السعر ما هو محدد.
- أضف أي فحص اختياري فقط حيث يناسب عمليتك فعلًا. لا يُضاف أي منها افتراضيًا.
- أدخل المستلم في “Invitee Email”، واختر مدة صلاحية الرابط في “Link expires after”، وحيث يتوفر ذلك، ما إذا كنت تريد “Send reminders”. ثم اضغط على “Send verification invite”.
احفظه وأعد استخدامه كقالب
- عندما يصبح التكوين مناسبًا، يضغط مالك مساحة العمل أو مسؤولها أو عضو فيها على “Save as template”، ويعطيه اسمًا، ووصفًا إن رغب.
- منذ ذلك الحين يظهر في “Start from a template” بجانب قوالب UMNIII. يؤدي اختياره إلى تعبئة الطلب، ويبقى كل جزء قابلًا للتعديل لذلك الطلب وحده، ولا يرسل اختيار القالب شيئًا بمفرده.
- لتكييف قالب UMNIII، اختره واضغط على “Copy to this Workspace”. يمكنك تغيير النسخة كما تشاء؛ ويبقى الأصل دون تغيير.
- لا يُعدّل القالب المحفوظ في مكانه. لتغييره، طبّقه، وعدّل التكوين، واحفظه مرة أخرى باسم جديد.
- تُدرج القوالب الخاصة بمساحة العمل والمنسوخة ضمن Other / General في حاسبة الرصيد داخل UMNIII Verify.
القوالب والنماذج والأدلة
- قالب نظام UMNIII
- مسار عمل جاهز توفره UMNIII. يحمل وسم UMNIII في المنتج، ولا يمكن لمساحة العمل الخاصة بك تغييره.
- قالب مساحة العمل
- مسار عمل حفظه شخص في مساحة العمل الخاصة بك لإعادة استخدامه. وهو ملك لمساحة العمل الخاصة بك.
- قالب منسوخ
- قالب UMNIII منسوخ إلى مساحة العمل الخاصة بك ليمكن تكييفه. النسخة لك والأصل لا يتغير.
- نموذج معلومات قابل لإعادة الاستخدام
- مجموعة أسئلة تكتبها مساحة العمل الخاصة بك مرة واحدة وترفقها بأي طلب أو قالب.
- دليل مسار العمل
- شرح مثل هذه الصفحات. الدليل ليس قالبًا: ما لم يذكر توفر قالب UMNIII، فهو يصف إعدادًا تبنيه بنفسك.
الخطوة التالية
استخدم قالب UMNIII في UMNIII Verify، أو انسخه إلى مساحة العمل الخاصة بك وكيّفه. تُعرض الأسعار الحالية في المنتج قبل إرسال أي شيء.