Weryfikacja kandydatów bez ścigania e-mailami: lepszy proces dla agencji rekrutacyjnych

Karta z marką UMNIII do artykułu o procesach weryfikacji kandydatów dla agencji rekrutacyjnych

Konsultant umieszcza kandydata w czwartek. Dokument tożsamości przyszedł w poniedziałek, sfotografowany pod kątem. Dowód prawa do pracy obsłużono w osobnym procesie i dopiero potem streszczono w CRM. Obiecano dwie referencje, a dotarła jedna. Certyfikat kwalifikacji jest gdzieś w wątku, w którym są też negocjacje wynagrodzenia.

Nie ma w tym zaniedbania. Tak to wygląda, gdy wdrożenie kandydata to dwanaście drobnych próśb rozłożonych na dwa tygodnie, z których każdą składa ten, kto akurat z nim rozmawiał.

Zobacz, jak UMNIII Verify przechowuje prośby do kandydatów i ich dokumenty w jednym zapisie

Skąd bierze się ściganie

Rekrutacja zbiera o osobie więcej niż większość procesów wdrożeniowych i zbiera to od kogoś, kogo jednocześnie się przekonuje. To napięcie kształtuje całość:

  • Dokumenty tożsamości przychodzą przez to, co kandydat ma pod ręką, zwykle telefon, często jako zdjęcie ekranu, a nie skan.
  • CV przychodzi pierwsze i ustawia oczekiwania, ale jest twierdzeniem, a nie dowodem, a dowód przychodzi później albo wcale.
  • Oświadczenia o okresach wypowiedzenia, klauzulach ograniczających, statusie wizowym lub innych sprawach związanych ze stanowiskiem są uzyskiwane ustnie podczas rozmowy, bo wtedy rozmowa naturalnie do nich dochodzi, a potem zapisywane z pamięci.
  • Dane osób polecających podaje kandydat, a agencja ściga potem osobę trzecią, która nie ma powodu się spieszyć ani żadnej relacji z agencją.
  • Certyfikaty kwalifikacji są obiecywane, zapominane i tydzień później ponownie wymagane przez innego konsultanta.
  • Wykonawcy kontraktowi przychodzą ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, co oznacza drugi, zupełnie odrębny zestaw dokumentów.
  • Dwie osoby proszą kandydata dwa razy o to samo, a on dochodzi do wniosku, że agencja jest niezorganizowana.

Gdy klient pyta, co masz o kandydacie z krótkiej listy, odpowiedź jest w sześciu miejscach i nikt nie jest do końca pewien, że jest pełna.

Ile to kosztuje

To skutki handlowe i operacyjne, a nie regulacyjne. Gdy konkretny obowiązek dotyczy Twojej agencji, branży lub obsadzanych stanowisk, jest to sprawa dla Twojego doradcy i ten artykuł nie próbuje jej rozstrzygać.

  • Niespójności wychodzą późno. Nazwisko, które nie całkiem zgadza się między paszportem a listą płac, zwykle wynika z drugiego imienia lub małżeństwa. W pierwszym tygodniu to pięciominutowa rozmowa, a dzień przed rozpoczęciem pracy niezręczna.
  • Twierdzenia wymagają sprawdzenia, którego nikt nie zaplanował. Kwalifikacja lub data zatrudnienia wymagająca wyjaśnienia to praca, a odkrycie tego na etapie oferty oznacza wykonywanie jej pod presją terminu.
  • Kandydat zachodzi dalej, niż powinien. Nie z czyjejś winy, lecz dlatego, że pytanie, które by to ujawniło, zadano późno, nieformalnie albo zadano i nie zapisano.
  • Umieszczenia się opóźniają. Data rozpoczęcia przesunięta z powodu brakującego dokumentu kosztuje marżę za czas opóźnienia i część cierpliwości klienta.
  • Zaufanie klienta po cichu spada. Pracodawca, który musi dwa razy pytać, jakie kontrole przeprowadziłeś, wyrabia sobie opinię i rzadko o tym mówi.
  • Ta sama administracja się powtarza. Ściganie, ponowne czytanie wątków, odbudowywanie obrazu, który powinien złożyć się sam.
  • Przekazania tracą kontekst. Gdy konsultant odchodzi lub jedzie na urlop, jego ustalenia o kandydacie rzadko idą razem z teczką.
  • Kandydaci mają różne doświadczenia. Dwie osoby ubiegające się o podobne stanowiska są proszone o różne rzeczy w różnej kolejności, co jest problemem sprawiedliwości w takim samym stopniu jak efektywności.

Pojedynczo to drobiazgi. Kosztowne stają się, bo kumulują się w całym zespole: każdy konsultant przy każdym kandydacie przejmuje trochę tego samego obciążenia, a nic z tego nie pojawia się w żadnym raporcie. Agencje, które to zauważają, zwykle zauważają to przez klienta, gdy pracodawca zadaje pytanie, na które teczka nie może szybko odpowiedzieć.

Jedna prośba, ustalona raz dla typu stanowiska

Rozwiązaniem nie jest proszenie o więcej. Jest nim jednorazowe ustalenie, czego potrzebuje dany rodzaj zlecenia, i wysyłanie tego zamiast improwizacji:

  • Ustal listę dla typu stanowiska, a nie dla kandydata. Stałe zatrudnienie, wykonawca działający przez własną firmę i poszukiwanie kadry zarządzającej wymagają różnych rzeczy. Trzy listy, uzgodnione raz, wystarczą większości agencji.
  • Połącz kontrole, pytania i dokumenty w jedną prośbę. Kontrola tożsamości, ustrukturyzowane oświadczenia i przesłane pliki należą do siebie, bo są dowodami tej samej decyzji, a kandydatowi łatwiej wypełnić je za jednym razem.
  • Ustrukturyzuj pytania. Okres wypowiedzenia wpisany w pole można wyszukiwać i porównywać. Tej samej odpowiedzi w e-mailu nie.
  • Pozwól kandydatowi wypełnić to na telefonie. Tam już są dokumenty, i to jest różnica między prośbą wykonaną tego wieczoru a wykonaną w przyszłym tygodniu.
  • Obserwuj zaległości, zamiast je pamiętać. Kandydat, który wykonał cztery z sześciu pozycji, to inna sytuacja niż ten, który nie zaczął.
  • Przechowuj wynik razem z prośbą. Aby teczkę mógł przedstawić każdy dostępny, gdy klient o to poprosi.

„Dopasowane do stanowiska” ma w tym pierwszym punkcie duże znaczenie i warto wyjaśnić, co to oznacza. Nie oznacza proszenia wszystkich o wszystko. Pracownik tymczasowy w magazynie i dyrektor finansowy w firmie regulowanej to nie ten sam problem wdrożeniowy, a traktowanie ich jednakowo daje prośbę zbyt inwazyjną dla pierwszego lub zbyt skromną dla drugiego. Ustalenie listy dla typu stanowiska pozwala zachować proporcjonalność bez improwizacji, bo myślenie odbywa się raz, z góry, a nie przy każdym kandydacie pod presją czasu.

Dzięki temu prośbę można też wyjaśnić. Gdy kandydat pyta, dlaczego czegoś potrzebujesz, przemyślana lista ma odpowiedź, a lista skompletowana naprędce zwykle nie.

Jak pomaga UMNIII Verify

UMNIII Verify opiera się na tej jednej prośbie: wybierasz dokumenty, pytania i kontrole potrzebne kandydatowi, wysyłasz jeden link z Twoją marką, a osoba wypełnia go na telefonie. Wszystko wraca do jednego zapisu, który Twój zespół może przeszukiwać, ponownie otwierać i pobierać.

  • Jedna prośba wielokrotnego użytku na typ stanowiska. Gotowe zestawy pytań, własne formularze i formularze publikowane przez społeczność Verify oraz prośby o dokumenty, wszystkie zapisane jako szablony wielokrotnego użytku. Przyjęcie na stałe stanowisko, wykonawcy i kadry zarządzającej tworzy się raz, a nie odbudowuje dla każdego kandydata.
  • Wybrane przez Ciebie kontrole, gdy uzasadnia je stanowisko. Weryfikacja tożsamości, z dokumentem rządowym sprawdzanym pod kątem autentyczności i porównywanym z selfie na żywo oraz testem żywotności potwierdzającym obecność prawdziwej osoby. Brytyjskie rejestry adresowe, potwierdzające adres zamieszkania w Wielkiej Brytanii względem źródła danych. Kontrola AML względem danych o sankcjach, listach obserwacyjnych i osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, gdy stanowisko lub branża czynią ją właściwą. Weryfikacja firmy dla spółki wykonawcy lub pracodawcy wdrażanego jako klient.
  • Ustrukturyzowane odpowiedzi, a nie opisy. Twoje własne pytania, zadawane za każdym razem tak samo, aby okres wypowiedzenia lub status wizowy wracał jako odpowiedź w polu, a nie zdanie w wiadomości.
  • Nic nie jest ścigane z pamięci. Postęp każdej prośby, aby ta, która utknęła, była widoczna, a nie zapomniana, z opcjonalnymi przypomnieniami działającymi automatycznie, dopóki jest otwarta, oraz możliwością przypomnienia konkretnej osobie lub ponownego wysłania prośby, która nie dotarła.
  • Przekazanie to tylko zmiana tego, kto patrzy. Praca należy do wspólnego Workspace z członkami, rolami i wspólnymi kredytami, a nie do jednej osoby, więc zaproszeni współpracownicy widzą te same prośby i tę samą historię.
  • Jedna teczka na kandydata. Jeden pakiet dowodów z Twoją marką na prośbę, z historią, dostępnymi dowodami, wynikami i przesłanymi formularzami oraz z osobno dostępnymi dokumentami, plikami PDF odpowiedzi z formularzy i raportami AML.

Twoje logo, nazwa i kolory pojawiają się w prośbie otrzymanej przez kandydata, w e-mailach wysyłanych przez Verify i w generowanych dokumentach, co ma znaczenie, gdy prosisz kogoś o paszport, zanim cokolwiek podpisał.

Jedna granica jest tu ważniejsza niż jakakolwiek funkcja i warto ją wyrazić w całości, a nie przez domysł. UMNIII Verify nie przeprowadza kontroli prawa do pracy, kontroli DBS ani karalności, kontroli kredytowych, weryfikacji historii zatrudnienia ani weryfikacji kwalifikacji lub referencji. Weryfikacja tożsamości potwierdza tożsamość za pomocą obsługiwanego procesu tożsamości; sama w sobie nie stanowi ustalenia prawa do pracy i nie należy jej tak odczytywać.

Rola Verify jest węższa: może zbierać dokumenty, oświadczenia, ustrukturyzowane odpowiedzi i podane przez kandydata dane osób polecających, o które Twoja agencja zgodnie z prawem zdecyduje się poprosić. Materiały te są przesyłane w ramach prośby do kandydata wraz z wybranymi dla niej obsługiwanymi kontrolami Verify. Verify nie kontaktuje się z osobami polecającymi i nie weryfikuje ich słów. Referencja przychodzi jako informacja podana przez kandydata lub przesłany przez niego dokument, a nie jako referencja niezależnie uzyskana przez produkt.

Osobna praca pozostaje więc osobna. Potwierdzenie przyznania dyplomu, zgodności dat z poprzednim pracodawcą, prawa do pracy lub czegokolwiek innego, co wymaga procedury ustawowej, osoby polecającej, organu przyznającego lub upoważnionego dostawcy, wykonuje Twoja agencja lub pracodawca tymi kanałami. Nic w Verify ich nie zastępuje, a własne oświadczenie kandydata nie zastępuje kontroli, do której upoważniony jest ktoś inny.

To samo dotyczy decyzji. Twoja agencja wybiera, które kontrole są właściwe dla stanowiska, i ocenia wyniki. Verify wspiera ten proces i go dokumentuje. Nie decyduje, czy kandydat jest odpowiedni, uczciwy lub możliwy do umieszczenia, a możliwe trafienie w kontroli to zapis podobny do kogoś, a nie ustalenie na jego temat.

Od czego zacząć

Weź najczęściej obsadzany typ stanowiska i zapisz wszystko, o co prosisz kandydata, w pożądanej kolejności. Ta lista, zapisana raz, jest szablonem. Następny kandydat dostaje jedną prośbę zamiast dziewięciu wiadomości, a kolejny tę samą prośbę, a nie nieco inną.

Zobacz, jak UMNIII Verify obsługuje wdrażanie kandydatów

W przypadku wykonawców działających przez spółkę lub wdrażania pracodawcy jako klienta strona o KYB i weryfikacji firm opisuje, co zwraca wyszukiwanie w rejestrze i gdzie dokumenty uzupełniają luki. Gdy stanowisko lub branża czynią kontrolę właściwą, strona o AML i negatywnych informacjach w mediach wyjaśnia, co ona ustala, a czego nie.

Ten artykuł zawiera ogólne informacje dla firm rekrutacyjnych i wspierających je zespołów. Nic tutaj nie stanowi porady prawnej, z zakresu prawa pracy ani dotyczącej zgodności. To, które kontrole są właściwe, a które wymagane, zależy od stanowiska, branży, jurysdykcji i Twoich własnych obowiązków jako pracodawcy lub agencji, i należy to potwierdzić z wykwalifikowanym doradcą, a nie wnioskować z artykułu.

Zacznij weryfikować

Agencje zwykle zaczynają od typu stanowiska obsadzanego najczęściej, zapisując wszystko, o co proszą kandydata, i tworząc z tego raz szablon.