ईमेल के पीछे भागे बिना उम्मीदवार सत्यापन: भर्ती एजेंसियों के लिए बेहतर वर्कफ़्लो

भर्ती एजेंसियों के लिए उम्मीदवार सत्यापन वर्कफ़्लो पर लेख के लिए UMNIII ब्रांडेड कार्ड

एक सलाहकार गुरुवार को उम्मीदवार को नियुक्त कराता है। पहचान दस्तावेज़ सोमवार को आया, तिरछे कोण से खींची तस्वीर के रूप में। काम के अधिकार का प्रमाण एक अलग प्रक्रिया में संभाला गया और बाद में केवल CRM में सारांशित हुआ। दो संदर्भों का वादा हुआ और एक आया। योग्यता प्रमाणपत्र किसी थ्रेड में कहीं है जिसमें वेतन की बातचीत भी है।

इसमें कोई लापरवाही नहीं है। जब उम्मीदवार की ऑनबोर्डिंग दो सप्ताह में फैले बारह छोटे अनुरोध बन जाए, हर एक उसने किया हो जो उस समय बात कर रहा था, तो यही होता है।

देखें कि UMNIII Verify उम्मीदवार अनुरोधों और उनके दस्तावेज़ों को एक रिकॉर्ड में कैसे रखता है

पीछे भागना क्यों होता है

भर्ती किसी व्यक्ति के बारे में अधिकांश ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं से अधिक जानकारी जुटाती है, और ऐसे व्यक्ति से जुटाती है जिसे साथ ही मनाया भी जा रहा होता है। यह तनाव पूरी प्रक्रिया को आकार देता है:

  • पहचान दस्तावेज़ उसी से आते हैं जो उम्मीदवार के पास हो, आमतौर पर फ़ोन, अक्सर स्कैन के बजाय स्क्रीन की तस्वीर के रूप में।
  • CV पहले आता है और अपेक्षाएं तय करता है, लेकिन वह दावा है, प्रमाण नहीं, और प्रमाण बाद में आता है या आता ही नहीं।
  • नोटिस अवधि, प्रतिबंधात्मक शर्तों, वीज़ा स्थिति या पद से जुड़े अन्य मामलों की घोषणाएं कॉल में मौखिक पूछी जाती हैं, क्योंकि बातचीत स्वाभाविक रूप से वहीं पहुंचती है, और बाद में याद से दर्ज होती हैं।
  • संदर्भ देने वालों का विवरण उम्मीदवार देता है, फिर एजेंसी ऐसे तीसरे पक्ष के पीछे भागती है जिसके पास जल्दी का कोई कारण नहीं और न एजेंसी से कोई संबंध।
  • योग्यता प्रमाणपत्रों का वादा होता है, वे भुला दिए जाते हैं, और एक सप्ताह बाद दूसरा सलाहकार फिर मांगता है।
  • ठेकेदार एक लिमिटेड कंपनी लाते हैं, जिसका मतलब दस्तावेज़ों का बिल्कुल दूसरा सेट है।
  • उम्मीदवार से दो लोग एक ही चीज़ दो बार मांगते हैं, और वह मान लेता है कि एजेंसी अव्यवस्थित है।

जब कोई ग्राहक पूछे कि शॉर्टलिस्ट उम्मीदवार के बारे में आपके पास क्या है, तो उत्तर छह जगहों पर होता है और किसी को पूरा यकीन नहीं होता कि वह पूर्ण है।

लागत क्या है

ये नियामक नहीं, बल्कि व्यावसायिक और परिचालन परिणाम हैं। जहां कोई विशिष्ट दायित्व आपकी एजेंसी, क्षेत्र या भरे जाने वाले पदों पर लागू हो, वह आपके अपने सलाहकार का विषय है, और यह लेख उसे सुलझाने का प्रयास नहीं करता।

  • विसंगतियां देर से सामने आती हैं। पासपोर्ट और पेरोल रिकॉर्ड में पूरी तरह मेल न खाने वाला नाम आमतौर पर मध्य नाम या विवाह के कारण होता है, और पहले सप्ताह में पांच मिनट की बात है तथा शुरुआत की तारीख से एक दिन पहले असहज बातचीत।
  • दावों को ऐसी जांच चाहिए जो किसी ने तय नहीं की। अनुवर्ती कार्रवाई मांगने वाली योग्यता या नौकरी की तारीख काम है, और प्रस्ताव के चरण में इसका पता चलने का मतलब है उसे समय सीमा के दबाव में करना।
  • उम्मीदवार जितना चाहिए उससे आगे बढ़ जाता है। किसी की गलती से नहीं, बल्कि इसलिए कि उसे सामने लाने वाला सवाल देर से, अनौपचारिक रूप से पूछा गया, या पूछा गया और लिखा नहीं गया।
  • नियुक्तियां खिसकती हैं। किसी गायब दस्तावेज़ से बदलने वाली शुरुआत की तारीख देरी के दौरान मार्जिन और ग्राहक के धैर्य का कुछ हिस्सा लेती है।
  • ग्राहक का भरोसा चुपचाप घटता है। जिस नियोक्ता को दो बार पूछना पड़े कि आपने कौन सी जांचें कीं, वह राय बनाता है और शायद ही कहता है।
  • वही प्रशासनिक काम दोहराया जाता है। पीछे भागना, थ्रेड दोबारा पढ़ना, ऐसी तस्वीर फिर से बनाना जिसे खुद बन जाना चाहिए था।
  • हस्तांतरण में संदर्भ खो जाता है। जब कोई सलाहकार छोड़कर जाए या छुट्टी पर हो, तो उम्मीदवार के बारे में उसका निष्कर्ष शायद ही फ़ाइल के साथ जाता है।
  • उम्मीदवारों के अनुभव अलग होते हैं। मिलते-जुलते पदों के लिए आवेदन करने वाले दो लोगों से अलग क्रम में अलग चीज़ें मांगी जाती हैं, जो दक्षता जितनी ही निष्पक्षता की समस्या है।

अलग-अलग ये छोटी बातें हैं। इन्हें महंगा यह बनाता है कि ये पूरी टीम में जमा होती हैं: हर सलाहकार हर उम्मीदवार पर उसी बोझ का थोड़ा हिस्सा उठाता है, और इसमें से कुछ भी किसी रिपोर्ट में नहीं दिखता। जो एजेंसियां इसे नोटिस करती हैं वे आमतौर पर ग्राहक के ज़रिए करती हैं, जब नियोक्ता ऐसा सवाल पूछे जिसका उत्तर फ़ाइल जल्दी न दे सके।

एक अनुरोध, हर पद प्रकार के लिए एक बार तय

समाधान अधिक मांगना नहीं है। समाधान है एक बार तय करना कि किसी प्रकार के काम को क्या चाहिए, और फिर तात्कालिकता के बजाय वही भेजना:

  • सूची उम्मीदवार के अनुसार नहीं, पद प्रकार के अनुसार तय करें। स्थायी नियुक्ति, अपनी कंपनी से काम करने वाला ठेकेदार और कार्यकारी खोज को अलग-अलग चीज़ें चाहिए। एक बार तय की गई तीन सूचियां अधिकांश एजेंसियों के लिए पर्याप्त हैं।
  • जांच, सवाल और दस्तावेज़ एक अनुरोध में मिलाएं। पहचान जांच, संरचित घोषणाएं और अपलोड एक साथ हैं, क्योंकि वे एक ही निर्णय के साक्ष्य हैं और उम्मीदवार के लिए एक बैठक में पूरा करना आसान है।
  • सवालों को संरचित बनाएं। फ़ील्ड में दर्ज नोटिस अवधि खोजी और तुलना की जा सकती है। ईमेल में वही उत्तर नहीं।
  • उम्मीदवार को फ़ोन पर पूरा करने दें। दस्तावेज़ पहले से वहीं हैं, और यही उस शाम हुए और अगले सप्ताह हुए अनुरोध का अंतर है।
  • जो बाकी है उसे याद रखने के बजाय देखें। छह में से चार पूरे करने वाला उम्मीदवार शुरू न करने वाले से अलग स्थिति है।
  • परिणाम अनुरोध के साथ रखें। ताकि जब ग्राहक पूछे तो जो भी उपलब्ध हो वह फ़ाइल प्रस्तुत कर सके।

पहले बिंदु में “पद के उपयुक्त” महत्वपूर्ण है, और इसका अर्थ स्पष्ट करना उचित है। इसका अर्थ सबसे सब कुछ मांगना नहीं है। गोदाम का अस्थायी कर्मचारी और विनियमित फर्म का वित्त निदेशक एक ही ऑनबोर्डिंग समस्या नहीं हैं, और उन्हें एक जैसा मानने से अनुरोध पहले के लिए दखल देने वाला या दूसरे के लिए अपर्याप्त बनता है। पद प्रकार के अनुसार सूची तय करना ही तात्कालिकता के बिना आनुपातिक रहने देता है, क्योंकि सोच एक बार पहले से होती है, हर उम्मीदवार पर समय के दबाव में नहीं।

इससे अनुरोध समझाने योग्य भी बनता है। जब उम्मीदवार पूछे कि आपको कुछ क्यों चाहिए, तो सोची-समझी सूची के पास उत्तर होता है, और तात्कालिक सूची के पास आमतौर पर नहीं।

UMNIII Verify कैसे मदद करता है

UMNIII Verify इसी एक अनुरोध के इर्द-गिर्द बना है: आप उम्मीदवार के लिए ज़रूरी दस्तावेज़, सवाल और जांच चुनते हैं, एक ब्रांडेड लिंक भेजते हैं, और वह व्यक्ति उसे अपने फ़ोन पर पूरा करता है। सब कुछ एक रिकॉर्ड में लौटता है जिसे आपकी टीम खोज, दोबारा खोल और डाउनलोड कर सकती है।

  • हर पद प्रकार के लिए एक पुन: प्रयोग योग्य अनुरोध। तैयार प्रश्न सेट, आपके अपने कस्टम फ़ॉर्म और Verify समुदाय के प्रकाशित फ़ॉर्म, साथ ही दस्तावेज़ अनुरोध, सभी पुन: प्रयोग योग्य टेम्पलेट के रूप में सहेजे जाते हैं। स्थायी, ठेकेदार और कार्यकारी इनटेक हर उम्मीदवार पर दोबारा बनाने के बजाय एक बार बनते हैं।
  • आपकी चुनी जांचें, जहां पद को ज़रूरत हो। पहचान सत्यापन, जिसमें सरकारी दस्तावेज़ की प्रामाणिकता जांची जाती है और लाइव सेल्फ़ी से मिलाई जाती है, और लाइवनेस पुष्टि करती है कि वास्तविक व्यक्ति मौजूद है। UK आवासीय रिकॉर्ड, जो रिकॉर्ड स्रोत से UK के आवासीय पते की पुष्टि करते हैं। जहां पद या क्षेत्र उचित बनाए वहां प्रतिबंधों, वॉचलिस्ट और राजनीतिक रूप से प्रमुख व्यक्तियों के डेटा के विरुद्ध AML स्क्रीनिंग। ठेकेदार की लिमिटेड कंपनी या ग्राहक के रूप में ऑनबोर्ड होने वाले नियोक्ता के लिए व्यवसाय सत्यापन।
  • संरचित उत्तर, लंबा गद्य नहीं। आपके अपने सवाल, हर बार एक ही तरह पूछे जाते हैं, ताकि नोटिस अवधि या वीज़ा स्थिति जवाब में एक वाक्य के बजाय फ़ील्ड में उत्तर के रूप में लौटे।
  • कुछ भी याद से नहीं मांगा जाता। हर अनुरोध की प्रगति, ताकि रुका हुआ अनुरोध भूला न जाए बल्कि दिखे, वैकल्पिक रिमाइंडर के साथ जो अनुरोध लंबित रहने तक अपने आप फॉलो-अप करते हैं, और किसी खास व्यक्ति को याद दिलाने या न पहुंचे अनुरोध को दोबारा भेजने की सुविधा।
  • हस्तांतरण बस देखने वाले का बदलना है। काम किसी व्यक्ति का नहीं, बल्कि साझा Workspace का है जिसमें सदस्य, भूमिकाएं और साझा क्रेडिट हैं, इसलिए आपके आमंत्रित सहकर्मी वही अनुरोध और वही इतिहास देखते हैं।
  • हर उम्मीदवार की एक फ़ाइल। प्रति अनुरोध एक ब्रांडेड साक्ष्य पैक, जिसमें उसका इतिहास, उपलब्ध सहायक साक्ष्य, परिणाम और जमा किए गए फ़ॉर्म हों, और अलग-अलग दस्तावेज़, फ़ॉर्म उत्तर PDF और AML रिपोर्ट अलग से उपलब्ध हों।

आपका लोगो, नाम और रंग उम्मीदवार को मिलने वाले अनुरोध, Verify के भेजे ईमेल और उसके बनाए दस्तावेज़ों में दिखते हैं, जो तब मायने रखता है जब आप किसी से कुछ भी हस्ताक्षर करने से पहले पासपोर्ट मांग रहे हों।

यहां एक सीमा किसी भी सुविधा से अधिक महत्वपूर्ण है, और उसे संकेत से नहीं, पूरी तरह कहना चाहिए। UMNIII Verify काम के अधिकार की जांच, DBS या आपराधिक रिकॉर्ड जांच, क्रेडिट जांच, नौकरी के इतिहास का सत्यापन, या योग्यता या संदर्भ सत्यापन नहीं करता। पहचान सत्यापन समर्थित पहचान प्रक्रिया से पहचान की पुष्टि करता है; यह अपने आप में काम के अधिकार का निर्धारण नहीं है, और इसे ऐसा नहीं समझना चाहिए।

Verify की भूमिका सीमित है: यह वे दस्तावेज़, घोषणाएं, संरचित उत्तर और उम्मीदवार द्वारा दिए संदर्भ विवरण जुटा सकता है जिन्हें आपकी एजेंसी कानूनी रूप से मांगने का चयन करे। ये सामग्री उस अनुरोध के लिए चुनी गई समर्थित Verify जांचों के साथ उम्मीदवार के अनुरोध में जमा होती है। Verify संदर्भ देने वाले से संपर्क नहीं करता और उसकी बात को प्रमाणित नहीं करता। संदर्भ उम्मीदवार की दी जानकारी या अपलोड किए दस्तावेज़ के रूप में आता है, उत्पाद द्वारा स्वतंत्र रूप से प्राप्त संदर्भ के रूप में नहीं।

इसलिए अलग काम अलग ही रहता है। यह पुष्टि कि डिग्री दी गई, पूर्व नियोक्ता तारीखों से सहमत है, किसी व्यक्ति को काम का अधिकार है, या कुछ भी जिसके लिए वैधानिक प्रक्रिया, संदर्भ देने वाला, प्रमाणन निकाय या अधिकृत प्रदाता चाहिए, आपकी एजेंसी या नियोक्ता उन माध्यमों से पूरा करता है। Verify में कुछ भी उनकी जगह नहीं लेता, और उम्मीदवार की अपनी घोषणा उस जांच का विकल्प नहीं जिसके लिए कोई और अधिकृत है।

निर्णय पर भी यही लागू है। आपकी एजेंसी तय करती है कि पद के लिए कौन सी जांचें उचित हैं और लौटे परिणामों की समीक्षा करती है। Verify इस प्रक्रिया का समर्थन करता है और उसका प्रमाण देता है। यह तय नहीं करता कि उम्मीदवार उपयुक्त, ईमानदार या नियुक्ति योग्य है, और संभावित स्क्रीनिंग मैच ऐसा रिकॉर्ड है जो किसी से मिलता-जुलता है, उसके बारे में निष्कर्ष नहीं।

कहां से शुरू करें

वह पद प्रकार लें जिसे आप सबसे अधिक भरते हैं और उम्मीदवार से मांगी जाने वाली हर चीज़ अपनी पसंद के क्रम में लिखें। एक बार लिखी गई यह सूची ही टेम्पलेट है। अगले उम्मीदवार को नौ संदेशों के बजाय एक अनुरोध मिलता है, और उसके बाद वाले को थोड़े अलग के बजाय वही अनुरोध।

देखें कि UMNIII Verify उम्मीदवार ऑनबोर्डिंग कैसे संभालता है

लिमिटेड कंपनी के ज़रिए काम करने वाले ठेकेदारों, या नियोक्ता को ग्राहक के रूप में ऑनबोर्ड करने के लिए, KYB और कंपनी सत्यापन पृष्ठ बताता है कि रजिस्ट्री खोज क्या लौटाती है और सहायक दस्तावेज़ कहां कमियां भरते हैं। जहां पद या क्षेत्र स्क्रीनिंग को उचित बनाए, AML और प्रतिकूल मीडिया पृष्ठ बताता है कि यह क्या स्थापित करती है और क्या नहीं।

यह लेख भर्ती व्यवसायों और उनका समर्थन करने वाली टीमों के लिए सामान्य जानकारी है। यहां कुछ भी कानूनी, रोज़गार या अनुपालन सलाह नहीं है। कौन सी जांचें उचित हैं और कौन सी आवश्यक, यह पद, क्षेत्र, क्षेत्राधिकार और नियोक्ता या एजेंसी के रूप में आपके अपने दायित्वों पर निर्भर करता है, और इसकी पुष्टि किसी लेख से अनुमान लगाने के बजाय योग्य सलाहकार से करनी चाहिए।

सत्यापन शुरू करें

एजेंसियां आमतौर पर उस पद प्रकार से शुरू करती हैं जिसे वे सबसे अधिक भरती हैं, उम्मीदवार से मांगी जाने वाली हर चीज़ लिखती हैं और उसे एक बार टेम्पलेट के रूप में बनाती हैं।