Ένταξη και επαλήθευση προμηθευτών
Συλλέξτε σε ένα αίτημα όσα μόνο ένας προμηθευτής μπορεί να δηλώσει, με τα έγγραφά του και έλεγχο ταυτότητας του προσώπου που ενεργεί για αυτόν.
Για ποιον είναι: Ομάδες οικονομικών, προμηθειών και πληρωτέων λογαριασμών που εντάσσουν προμηθευτές, μεταξύ των οποίων επιχειρήσεις στα ΗΑΕ που επαληθεύουν προμηθευτές για τον φόρο εισροών.
Σενάριο: Χρειάζεστε τις ίδιες πληροφορίες και έγγραφα από κάθε νέο προμηθευτή και μια εγγραφή που μπορείτε να ξαναβρείτε.
Το πρόβλημα
Τα στοιχεία προμηθευτών φτάνουν με email, σε συνημμένα και σε υπολογιστικά φύλλα που τηρούν διαφορετικά άτομα. Οι άδειες και τα έγγραφα ταυτότητας ζητούνται μήνυμα προς μήνυμα, και κανείς δεν μπορεί να πει γρήγορα ποιος προμηθευτής έστειλε τι και πότε.
Τι μπορεί να συμβεί
- Ένας προμηθευτής δημιουργείται, ή αλλάζουν τα στοιχεία του, με βάση ένα email που κανείς δεν έλεγξε.
- Η ένταξη σταματά όσο κυνηγάτε το σωστό έγγραφο.
- Όταν ένας ελεγκτής ρωτά πώς επαληθεύτηκε ένας προμηθευτής, η απάντηση είναι διασκορπισμένη σε γραμματοκιβώτια.
Νομικό και κανονιστικό πλαίσιο
Στα ΗΑΕ, η Απόφαση αρ. 13 του 2026 της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Αρχής ορίζει μέτρα που λαμβάνει ένα υποκείμενο στον φόρο πρόσωπο για να επαληθεύσει έναν προμηθευτή πριν εκπέσει τον φόρο εισροών. Το τι απαιτεί από την επιχείρησή σας, και για ποιους προμηθευτές, το αποφασίζετε εσείς και ο σύμβουλός σας.
Αυτό είναι πλαίσιο, όχι νομική συμβουλή για τις υποχρεώσεις σας.
Μια καλύτερη διαδικασία
Στείλτε σε κάθε προμηθευτή έναν σύνδεσμο. Ο προμηθευτής δηλώνει ποιος είναι, πώς έχει συσταθεί ή ταυτοποιηθεί, ποιος ενεργεί για αυτόν και πού δραστηριοποιείται, μεταφορτώνει τα έγγραφά του, και το πρόσωπο που ενεργεί για αυτόν επαληθεύει την ταυτότητά του. Όλα αρχειοθετούνται σε ένα αίτημα.
Πώς βοηθά το UMNIII Verify
Το UMNIII Verify βάζει τις δηλώσεις του προμηθευτή, τα έγγραφά του και τον έλεγχο ταυτότητας του εκπροσώπου του σε ένα αίτημα με μία εγγραφή αποδεικτικών, ώστε η ένταξη να ακολουθεί τα ίδια βήματα για κάθε προμηθευτή.
Πρότυπα UMNIII για αυτό
- UAE FTA Supplier Verification. Επαλήθευση ταυτότητας, οι φόρμες πληροφοριών προμηθευτή και τα έγγραφα του προμηθευτή. Γράφτηκε για την επαλήθευση προμηθευτών στα ΗΑΕ και προσφέρεται σε Workspaces που δραστηριοποιούνται στα ΗΑΕ, καθώς και σε προσωπικά Workspaces.
Ποιες λειτουργίες του Verify βοηθούν;
- Προσαρμοσμένες φόρμες πληροφοριών
- Ο προμηθευτής δηλώνει τα στοιχεία του, τον τύπο του, τη σύστασή ή την ταυτότητά του, τον εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό του και τον τόπο επιχειρηματικής δραστηριότητάς του.
Αποδεικνύει: Μια δομημένη καταγραφή όσων σας είπε ο παραλήπτης, αρχειοθετημένη στο αίτημα.
Δεν αποδεικνύει: Μια απάντηση δεν είναι ανεξάρτητα επαληθευμένη επειδή συλλέχθηκε μέσω του Verify. Είναι αυτό που είπε ο παραλήπτης. - Αιτήματα εγγράφων και μεταφορτώσεις
- Ο προμηθευτής μεταφορτώνει την άδειά του ή τα έγγραφα σύστασης, έγγραφα ταυτότητας και αποδεικτικά του τόπου επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Αποδεικνύει: Ότι ο παραλήπτης μεταφόρτωσε αυτά τα αρχεία σε αυτό το αίτημα, και πότε.
Δεν αποδεικνύει: Μια μεταφόρτωση δεν αποδεικνύει ότι ένα έγγραφο είναι γνήσιο, έγκυρο, επίκαιρο ή ανήκει στον παραλήπτη. - Επαλήθευση ταυτότητας
- Επιβεβαιώνει την ταυτότητα του προσώπου που ενεργεί για τον προμηθευτή.
Αποδεικνύει: Ότι ένα κρατικό έγγραφο ταυτότητας με φωτογραφία ελέγχθηκε ως προς τη γνησιότητα και αντιστοιχίστηκε με ζωντανή selfie του προσώπου που το παρουσιάζει.
Δεν αποδεικνύει: Δεν αποδεικνύει διεύθυνση, δικαίωμα εργασίας ή μίσθωσης, πιστοληπτική ικανότητα, δικαίωμα οδήγησης ούτε οτιδήποτε για μια εταιρεία. - Επαλήθευση επιχείρησης (KYB)
- Όταν η διαδικασία σας χρειάζεται να ελεγχθεί η ίδια η εταιρεία στα αρχεία μητρώου, με τα συνδεδεμένα πρόσωπα, και όχι μόνο να περιγραφεί.
Αποδεικνύει: Έλεγχος εταιρείας: αναζήτηση στο μητρώο όπου υπάρχουν εγγραφές, εταιρικά έγγραφα και έλεγχοι των συνδεδεμένων προσώπων, των διοικητικών στελεχών και των πραγματικών δικαιούχων.
Δεν αποδεικνύει: Δεν είναι πιστωτικός έλεγχος και δεν αποφασίζει αν θα συνεργαστείτε με την εταιρεία.
Προαιρετικό, προστίθεται χωριστά
- Επαλήθευση επιχείρησης (KYB): Όταν η διαδικασία σας απαιτεί επαλήθευση της εταιρείας, όχι μόνο περιγραφή.
- Τυπικός έλεγχος AML: Όταν η πολιτική σας ελέγχει το πρόσωπο που ενεργεί για έναν προμηθευτή.
Πληροφορίες που μπορεί να συλλεχθούν
- Νόμιμη και εμπορική επωνυμία, και χώρα
- Αν ο προμηθευτής είναι εταιρεία ή φυσικό πρόσωπο
- Στοιχεία σύστασης ή ταυτότητας
- Ποιος είναι εξουσιοδοτημένος να ενεργεί για τον προμηθευτή
- Ο τόπος επιχειρηματικής δραστηριότητας και τι γίνεται εκεί
Έγγραφα που μπορεί να ζητηθούν
- Εμπορική άδεια ή έγγραφο σύστασης, για εταιρεία
- Αποδεικτικό ταυτότητας, για φυσικό πρόσωπο ή εκπρόσωπο
- Αποδεικτικό εξουσιοδότησης, για όποιον ενεργεί για εταιρεία
- Αποδεικτικά του τόπου επιχειρηματικής δραστηριότητας
Χώρες και κάλυψη
- Εκτός της διαδικασίας των ΗΑΕ, δημιουργήστε την ένταξη προμηθευτών από τα ίδια μέρη στον συντάκτη και αποθηκεύστε την ως δικό σας πρότυπο.
Τι δεν κάνει το Verify εδώ
- Το Verify καταγράφει όσα δηλώνει ο προμηθευτής και τα έγγραφα που μεταφορτώνει. Δεν καταλήγει αν ένας προμηθευτής, μια παράδοση ή μια έκπτωση φόρου είναι έγκυρα· αυτή η αξιολόγηση είναι δική σας.
Πώς να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε τη ροή εργασίας
- Στο UMNIII Verify, ανοίξτε το Dashboard. Στο “Send verification invite”, επιλέξτε “UAE FTA Supplier Verification” στο “Start from a template”. Εξετάστε τι συμπληρώνει: κάθε μέρος μπορεί να αλλάξει για ένα αίτημα, και η προσφορά ακολουθεί ό,τι είναι επιλεγμένο.
- Εκτός της διαδικασίας των ΗΑΕ, συντάξτε από την αρχή: επιλέξτε “Verify identity”, “Collect information (forms)” και “Request documents”, και διαλέξτε τις φόρμες προμηθευτή και τα έγγραφα που χρειάζεστε.
- Προσθέστε έναν προαιρετικό έλεγχο μόνο όπου ταιριάζει πραγματικά στη διαδικασία σας. Κανένας δεν προστίθεται από προεπιλογή.
- Εισαγάγετε τον παραλήπτη στο “Invitee Email”, επιλέξτε τη διάρκεια του συνδέσμου στο “Link expires after” και, όπου προσφέρεται, αν θέλετε “Send reminders”. Στη συνέχεια πατήστε “Send verification invite”.
Αποθηκεύστε το και επαναχρησιμοποιήστε το ως πρότυπο
- Όταν η σύνθεση είναι σωστή, ένας ιδιοκτήτης, διαχειριστής ή μέλος του Workspace πατά “Save as template”, δίνει όνομα και, προαιρετικά, περιγραφή.
- Από τότε εμφανίζεται στο “Start from a template” δίπλα στα πρότυπα UMNIII. Η επιλογή του συμπληρώνει το αίτημα, κάθε μέρος παραμένει επεξεργάσιμο για το συγκεκριμένο αίτημα, και η επιλογή προτύπου δεν στέλνει τίποτα από μόνη της.
- Για να προσαρμόσετε ένα πρότυπο UMNIII, επιλέξτε το και πατήστε “Copy to this Workspace”. Το αντίγραφο μπορείτε να το αλλάξετε· το πρωτότυπο δεν αλλάζει.
- Ένα αποθηκευμένο πρότυπο δεν επεξεργάζεται απευθείας. Για να το αλλάξετε, εφαρμόστε το, προσαρμόστε τη σύνθεση και αποθηκεύστε το ξανά με νέο όνομα.
- Τα δικά σας και τα αντιγραμμένα πρότυπα του Workspace εμφανίζονται στο Other / General στον υπολογιστή πιστώσεων του UMNIII Verify.
Πρότυπα, φόρμες και οδηγοί
- Πρότυπο συστήματος UMNIII
- Μια έτοιμη ροή εργασίας που παρέχει η UMNIII. Φέρει τη σήμανση UMNIII στο προϊόν και το Workspace σας δεν μπορεί να την αλλάξει.
- Πρότυπο Workspace
- Μια ροή εργασίας που κάποιος στο Workspace σας αποθήκευσε για επαναχρησιμοποίηση. Ανήκει στο Workspace σας.
- Αντιγραμμένο πρότυπο
- Ένα πρότυπο UMNIII αντιγραμμένο στο Workspace σας για να προσαρμοστεί. Το αντίγραφο είναι δικό σας και το πρωτότυπο δεν αλλάζει.
- Επαναχρησιμοποιήσιμη φόρμα πληροφοριών
- Ένα σύνολο ερωτήσεων που το Workspace σας γράφει μία φορά και επισυνάπτει σε οποιοδήποτε αίτημα ή πρότυπο.
- Οδηγός ροής εργασίας
- Μια εξήγηση όπως αυτές οι σελίδες. Ένας οδηγός δεν είναι πρότυπο: εκτός αν αναφέρει ότι υπάρχει πρότυπο UMNIII, περιγράφει μια ρύθμιση που δημιουργείτε εσείς.
Επόμενο βήμα
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο UMNIII στο UMNIII Verify ή αντιγράψτε το στο Workspace σας και προσαρμόστε το. Οι τρέχουσες τιμές εμφανίζονται στο προϊόν πριν στείλετε οτιδήποτε.