Γενική ένταξη πελατών: πληροφορίες και έγγραφα

Το πρόβλημα

Τα στοιχεία ένταξης συγκεντρώνονται από έναν συνδυασμό email, εφαρμογών μηνυμάτων, υπολογιστικών φύλλων και συνημμένων, και οι ίδιες ερωτήσεις γράφονται για κάθε πελάτη.

Τι μπορεί να συμβεί

• Απαντήσεις και έγγραφα χάνονται μεταξύ μηνυμάτων.
• Κάθε συνάδελφος κάνει ελαφρώς διαφορετικές ερωτήσεις, οπότε οι φάκελοι είναι ασυνεπείς.
• Τα προσωπικά έγγραφα των πελατών απλώνονται σε γραμματοκιβώτια.

Μια καλύτερη διαδικασία

Γράψτε τις ερωτήσεις σας μία φορά ως φόρμα, αποφασίστε ποια έγγραφα χρειάζεστε και στείλτε σε κάθε πελάτη τον ίδιο σύνδεσμο.

Πώς βοηθά το UMNIII Verify

Το UMNIII Verify μετατρέπει την ένταξή σας σε μια φόρμα και ένα αίτημα εγγράφου που στέλνετε πάντα με τον ίδιο τρόπο. Η συλλογή από μόνη της είναι μια απλή ροή εργασίας· ταυτότητα ή έλεγχος προστίθενται μόνο όπου ταιριάζουν.

Ποιες λειτουργίες του Verify βοηθούν;

Προσαρμοσμένες φόρμες πληροφοριών

Οι δικές σας ερωτήσεις, γραμμένες μία φορά και διατυπωμένες πάντα με τον ίδιο τρόπο.
Αποδεικνύει: Μια δομημένη καταγραφή όσων σας είπε ο παραλήπτης, αρχειοθετημένη στο αίτημα.
Δεν αποδεικνύει: Μια απάντηση δεν είναι ανεξάρτητα επαληθευμένη επειδή συλλέχθηκε μέσω του Verify. Είναι αυτό που είπε ο παραλήπτης.

Αιτήματα εγγράφων και μεταφορτώσεις

Τα έγγραφα που χρειάζεστε, το καθένα με οδηγίες.
Αποδεικνύει: Ότι ο παραλήπτης μεταφόρτωσε αυτά τα αρχεία σε αυτό το αίτημα, και πότε.
Δεν αποδεικνύει: Μια μεταφόρτωση δεν αποδεικνύει ότι ένα έγγραφο είναι γνήσιο, έγκυρο, επίκαιρο ή ανήκει στον παραλήπτη.

Επαλήθευση ταυτότητας

Προστίθεται μόνο όταν πρέπει να ξέρετε ότι ο πελάτης είναι αυτός που λέει.
Αποδεικνύει: Ότι ένα κρατικό έγγραφο ταυτότητας με φωτογραφία ελέγχθηκε ως προς τη γνησιότητα και αντιστοιχίστηκε με ζωντανή selfie του προσώπου που το παρουσιάζει.
Δεν αποδεικνύει: Δεν αποδεικνύει διεύθυνση, δικαίωμα εργασίας ή μίσθωσης, πιστοληπτική ικανότητα, δικαίωμα οδήγησης ούτε οτιδήποτε για μια εταιρεία.

Προαιρετικό, προστίθεται χωριστά

• Επαλήθευση ταυτότητας: Όταν χρειάζεστε επαλήθευση της ταυτότητας του πελάτη, όχι απλώς δήλωση.
• Τυπικός έλεγχος AML: Όταν η πολιτική σας απαιτεί έλεγχο κυρώσεων και PEP.

Πληροφορίες που μπορεί να συλλεχθούν

• Στοιχεία επικοινωνίας
• Τα στοιχεία που χρειάζεται η υπηρεσία σας
• Δηλώσεις και συναίνεση

Έγγραφα που μπορεί να ζητηθούν

• Ό,τι χρειάζεται πραγματικά η διαδικασία σας, με οδηγίες

Τι δεν κάνει το Verify εδώ

• Οι φόρμες και οι μεταφορτώσεις είναι συλλογή, όχι επαλήθευση: ό,τι λέει ο πελάτης και τα αρχεία που παρέχει.
• Ζητήστε μόνο πληροφορίες για τις οποίες έχετε νόμιμο και θεμιτό λόγο συλλογής.

Πώς να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε τη ροή εργασίας

1. Δημιουργήστε πρώτα τη φόρμα σας στο Custom Forms του UMNIII Verify.
2. Στο UMNIII Verify, ανοίξτε το Dashboard. Ο συντάκτης αιτημάτων έχει τίτλο “Send verification invite”. Αφήστε το “Start from a template” στο “Compose from scratch”.
3. Επιλέξτε “Collect information (forms)” και διαλέξτε τις φόρμες που θα στείλετε: όσες παρέχει η UMNIII ή τις δικές σας στο “Your forms”.
4. Επιλέξτε “Request documents”, διαλέξτε κάθε έγγραφο, γράψτε τις οδηγίες του και σημειώστε το ως προαιρετικό όπου ο παραλήπτης μπορεί να μην το έχει.
5. Προσθέστε έναν προαιρετικό έλεγχο μόνο όπου ταιριάζει πραγματικά στη διαδικασία σας. Κανένας δεν προστίθεται από προεπιλογή.
6. Εισαγάγετε τον παραλήπτη στο “Invitee Email”, επιλέξτε τη διάρκεια του συνδέσμου στο “Link expires after” και, όπου προσφέρεται, αν θέλετε “Send reminders”. Στη συνέχεια πατήστε “Send verification invite”.

Δημιουργήστε επαναχρησιμοποιήσιμη φόρμα πληροφοριών

• Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και τα μέλη δημιουργούν φόρμες στο Custom Forms του UMNIII Verify: ένα όνομα και μετά κάθε ερώτηση με τον τύπο της, αν απαιτείται απάντηση και τυχόν βοηθητικό κείμενο.
• Κάντε προεπισκόπηση της φόρμας όπως θα τη δει ο παραλήπτης, αποθηκεύστε την, και θα προσφέρεται στο “Your forms” κάθε φορά που συντάσσεται αίτημα.
• Μια φόρμα μπορεί να επισυναφθεί σε οποιονδήποτε αριθμό αιτημάτων και προτύπων. Η επεξεργασία αλλάζει μόνο τα μελλοντικά αιτήματα· ένα αίτημα που έχει ήδη σταλεί διατηρεί τις ερωτήσεις με τις οποίες στάλθηκε.

Διαβάστε τον πλήρη οδηγό για τη δημιουργία επαναχρησιμοποιήσιμης φόρμας

Αποθηκεύστε το και επαναχρησιμοποιήστε το ως πρότυπο

• Όταν η σύνθεση είναι σωστή, ένας ιδιοκτήτης, διαχειριστής ή μέλος του Workspace πατά “Save as template”, δίνει όνομα και, προαιρετικά, περιγραφή.
• Από τότε εμφανίζεται στο “Start from a template” δίπλα στα πρότυπα UMNIII. Η επιλογή του συμπληρώνει το αίτημα, κάθε μέρος παραμένει επεξεργάσιμο για το συγκεκριμένο αίτημα, και η επιλογή προτύπου δεν στέλνει τίποτα από μόνη της.
• Για να προσαρμόσετε ένα πρότυπο UMNIII, επιλέξτε το και πατήστε “Copy to this Workspace”. Το αντίγραφο μπορείτε να το αλλάξετε· το πρωτότυπο δεν αλλάζει.
• Ένα αποθηκευμένο πρότυπο δεν επεξεργάζεται απευθείας. Για να το αλλάξετε, εφαρμόστε το, προσαρμόστε τη σύνθεση και αποθηκεύστε το ξανά με νέο όνομα.
• Τα δικά σας και τα αντιγραμμένα πρότυπα του Workspace εμφανίζονται στο Other / General στον υπολογιστή πιστώσεων του UMNIII Verify.

Πρότυπα, φόρμες και οδηγοί

Πρότυπο συστήματος UMNIII

Μια έτοιμη ροή εργασίας που παρέχει η UMNIII. Φέρει τη σήμανση UMNIII στο προϊόν και το Workspace σας δεν μπορεί να την αλλάξει.

Πρότυπο Workspace

Μια ροή εργασίας που κάποιος στο Workspace σας αποθήκευσε για επαναχρησιμοποίηση. Ανήκει στο Workspace σας.

Αντιγραμμένο πρότυπο

Ένα πρότυπο UMNIII αντιγραμμένο στο Workspace σας για να προσαρμοστεί. Το αντίγραφο είναι δικό σας και το πρωτότυπο δεν αλλάζει.

Επαναχρησιμοποιήσιμη φόρμα πληροφοριών

Ένα σύνολο ερωτήσεων που το Workspace σας γράφει μία φορά και επισυνάπτει σε οποιοδήποτε αίτημα ή πρότυπο.

Οδηγός ροής εργασίας

Μια εξήγηση όπως αυτές οι σελίδες. Ένας οδηγός δεν είναι πρότυπο: εκτός αν αναφέρει ότι υπάρχει πρότυπο UMNIII, περιγράφει μια ρύθμιση που δημιουργείτε εσείς.

Επόμενο βήμα

Δημιουργήστε αυτή τη ρύθμιση στο UMNIII Verify και αποθηκεύστε την ως δικό σας πρότυπο. Οι τρέχουσες τιμές εμφανίζονται στο προϊόν πριν στείλετε οτιδήποτε.

Σχετικοί οδηγοί

• Δημιουργήστε επαναχρησιμοποιήσιμη φόρμα πληροφοριών

  Γράψτε τις ερωτήσεις σας μία φορά στο Custom Forms και μετά επισυνάψτε τη φόρμα σε οποιοδήποτε αίτημα ή πρότυπο.

• Δημιουργήστε και αποθηκεύστε επαναχρησιμοποιήσιμη ροή επαλήθευσης

  Σχεδιάστε μια διαδικασία μία φορά, με φόρμες, έγγραφα και ελέγχους, αποθηκεύστε τη ως πρότυπο Workspace και στείλτε τη πάντα με τον ίδιο τρόπο.