Δημιουργήστε επαναχρησιμοποιήσιμη φόρμα πληροφοριών
Γράψτε τις ερωτήσεις σας μία φορά στο Custom Forms και μετά επισυνάψτε τη φόρμα σε οποιοδήποτε αίτημα ή πρότυπο.
Για ποιον είναι: Ιδιοκτήτες, διαχειριστές και μέλη ενός UMNIII Verify Workspace.
Έχετε υπόψη
- Μια φόρμα συλλέγει πληροφορίες που παρέχει ο παραλήπτης. Μια απάντηση δεν είναι ανεξάρτητα επαληθευμένη επειδή συλλέχθηκε μέσω του Verify.
- Όπου χρειάζεστε ανεξάρτητη επαλήθευση για κάτι, προσθέστε ξεχωριστό υποστηριζόμενο έλεγχο.
- Οι φόρμες μπορούν να περιέχουν προσωπικές πληροφορίες. Ζητήστε μόνο πληροφορίες για τις οποίες έχετε νόμιμο και θεμιτό λόγο συλλογής.
Βήμα 1: Βρείτε το Custom Forms
- Ανοίξτε το Custom Forms από το μενού στο UMNIII Verify. Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και τα μέλη μπορούν να δημιουργούν, να επεξεργάζονται και να αρχειοθετούν φόρμες· οι θεατές μπορούν να τις διαβάζουν και να τις προεπισκοπούν.
- Αν η δημιουργία δικών σας φορμών δεν είναι ενεργή για το Workspace σας, οι φόρμες που παρέχει η UMNIII παραμένουν διαθέσιμες κατά τη σύνταξη αιτήματος.
- Ένα Workspace μπορεί να έχει όριο στον αριθμό φορμών· η σελίδα το αναφέρει όταν επιτευχθεί.
Βήμα 2: Προσθέστε, ονομάστε και ταξινομήστε τις ερωτήσεις
- Πατήστε “New form” και εισαγάγετε ένα “Form name” και, αν θέλετε, περιγραφή.
- Πατήστε “Add a question”. Γράψτε την ερώτηση στο “Label”, επιλέξτε τον “Type” από τα είδη ερωτήσεων που μπορεί να θέσει το Workspace σας και προσθέστε βοηθητικό κείμενο όπου βοηθά.
- Για λίστα, γράψτε τις επιλογές με “Add a choice”. Για δήλωση ή συναίνεση, ένα πλαίσιο επιλογής μπορεί να οριστεί ώστε να πρέπει να επιλεγεί για την υποβολή.
- Οι παραλήπτες απαντούν με τη σειρά που εμφανίζεται. Χρησιμοποιήστε “Move up” και “Move down” για αναδιάταξη και “Remove” για αφαίρεση ερώτησης.
Βήμα 3: Αποφασίστε τι απαιτείται
- Επιλέξτε “An answer is required” για ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί και αφήστε το ανεπίλεκτο για προαιρετική.
Βήμα 4: Προεπισκόπηση και αποθήκευση
- Πατήστε “Preview as the recipient” για να δείτε τη φόρμα όπως ο πελάτης σας. Τίποτα από όσα πληκτρολογούνται στην προεπισκόπηση δεν αποθηκεύεται ούτε αποστέλλεται.
- Πατήστε “Create form” για αποθήκευση ή “Save changes” κατά την επεξεργασία.
Βήμα 5: Κάντε τη διαθέσιμη και μοιραστείτε τη αν θέλετε
- Μια αποθηκευμένη φόρμα είναι αμέσως διαθέσιμη στο Workspace σας, στο “Your forms” κατά τη σύνταξη αιτήματος.
- Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν επίσης να δημοσιεύσουν μια φόρμα στην κοινόχρηστη βιβλιοθήκη του UMNIII Verify, όπου άλλα Workspaces μπορούν να την προεπισκοπήσουν και να υιοθετήσουν ξεχωριστό αντίγραφο. Κοινοποιούνται μόνο οι ερωτήσεις, ποτέ πελάτες, αιτήματα ή απαντήσεις.
Βήμα 6: Χρησιμοποιήστε τη σε ροή εργασίας
- Στον συντάκτη, “Send verification invite”, επιλέξτε “Collect information (forms)” και διαλέξτε τη φόρμα σας στο “Your forms”.
- Πατήστε “Save as template” για να κρατήσετε τον συνδυασμό, ώστε να επισυνάπτεται κάθε φορά η ίδια φόρμα.
Βήμα 7: Βρείτε τις απαντήσεις
- Οι απαντήσεις αρχειοθετούνται στο αίτημα επαλήθευσης. Ανοίξτε το από το Verifications για να τις δείτε στο “Submitted Forms”· το “Evidence and downloads” έχει την αναφορά και το πακέτο αποδεικτικών για λήψη.
Βήμα 8: Επαναχρησιμοποιήστε, επεξεργαστείτε, αποσύρετε
- Μια φόρμα μπορεί να επισυναφθεί σε οποιονδήποτε αριθμό αιτημάτων και προτύπων.
- Η επεξεργασία μιας φόρμας την αλλάζει για μελλοντικά αιτήματα. Ένα αίτημα που έχει ήδη σταλεί διατηρεί τις ερωτήσεις με τις οποίες στάλθηκε, οπότε οι προηγούμενες απαντήσεις μένουν ακριβώς όπως αρχειοθετήθηκαν.
- Το “Duplicate” δημιουργεί παραλλαγή χωρίς να αγγίζει το πρωτότυπο, και το “Archive” σταματά την προσφορά μιας φόρμας χωρίς να διαγράφει τίποτα.
Επόμενο βήμα
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα στο UMNIII Verify.