Επαλήθευση υποψηφίων χωρίς κυνήγι με email: μια καλύτερη ροή εργασίας για γραφεία εύρεσης προσωπικού

Ένας σύμβουλος τοποθετεί έναν υποψήφιο την Πέμπτη. Το έγγραφο ταυτότητας ήρθε τη Δευτέρα, φωτογραφημένο υπό γωνία. Η απόδειξη δικαιώματος εργασίας διεκπεραιώθηκε σε ξεχωριστή διαδικασία και συνοψίστηκε μόνο αργότερα στο CRM. Υποσχέθηκαν δύο συστάσεις και έφτασε μία. Το πιστοποιητικό προσόντων βρίσκεται κάπου σε ένα νήμα που περιέχει και τη διαπραγμάτευση του μισθού.

Τίποτα από αυτά δεν είναι αμέλεια. Έτσι γίνεται όταν η ένταξη ενός υποψηφίου είναι δώδεκα μικρά αιτήματα μέσα σε δύο εβδομάδες, το καθένα από όποιον έτυχε να του μιλά εκείνη τη στιγμή.

Δείτε πώς το UMNIII Verify κρατά τα αιτήματα προς υποψηφίους και τα έγγραφά τους σε μία εγγραφή

---

Γιατί συμβαίνει το κυνήγι

Η εύρεση προσωπικού συγκεντρώνει περισσότερα για ένα πρόσωπο από τις περισσότερες διαδικασίες ένταξης, και τα συγκεντρώνει από κάποιον που ταυτόχρονα προσπαθεί να πείσει. Αυτή η ένταση διαμορφώνει το σύνολο:

• Τα έγγραφα ταυτότητας φτάνουν με ό,τι έχει πρόχειρο ο υποψήφιος, συνήθως ένα τηλέφωνο, συχνά ως φωτογραφία οθόνης και όχι ως σάρωση.
• Το βιογραφικό έρχεται πρώτο και θέτει προσδοκίες, αλλά είναι ισχυρισμός και όχι απόδειξη, και η απόδειξη έρχεται αργότερα ή καθόλου.
• Οι δηλώσεις για περιόδους προειδοποίησης, περιοριστικούς όρους, καθεστώς βίζας ή άλλα θέματα της θέσης ζητούνται προφορικά σε μια κλήση, επειδή τότε φτάνει φυσικά εκεί η συζήτηση, και καταγράφονται αργότερα από μνήμης.
• Τα στοιχεία των συστάσεων τα δίνει ο υποψήφιος και το γραφείο κυνηγά έπειτα έναν τρίτο που δεν έχει λόγο να βιαστεί ούτε σχέση μαζί του.
• Τα πιστοποιητικά προσόντων υπόσχονται, ξεχνιούνται και ζητούνται ξανά μια εβδομάδα αργότερα από άλλον σύμβουλο.
• Οι εξωτερικοί συνεργάτες έρχονται με εταιρεία περιορισμένης ευθύνης, δηλαδή με ένα εντελώς δεύτερο σύνολο εγγράφων.
• Δύο άτομα ζητούν το ίδιο πράγμα δύο φορές από τον υποψήφιο, και εκείνος συμπεραίνει ότι το γραφείο είναι ανοργάνωτο.

Όταν ένας πελάτης ρωτά τι έχετε για έναν υποψήφιο της τελικής λίστας, η απάντηση βρίσκεται σε έξι σημεία και κανείς δεν είναι απόλυτα βέβαιος ότι είναι πλήρης.

---

Τι κοστίζει

Αυτές είναι εμπορικές και λειτουργικές συνέπειες, όχι ρυθμιστικές. Όπου μια συγκεκριμένη υποχρέωση ισχύει για το γραφείο σας, τον κλάδο σας ή τις θέσεις που καλύπτετε, αυτό αφορά τον δικό σας σύμβουλο και το άρθρο αυτό δεν επιχειρεί να το λύσει.

• Οι ασυνέπειες εμφανίζονται αργά. Ένα όνομα που δεν ταιριάζει ακριβώς ανάμεσα σε διαβατήριο και μισθοδοσία οφείλεται συνήθως σε μεσαίο όνομα ή γάμο, και είναι μια συζήτηση πέντε λεπτών την πρώτη εβδομάδα και μια αμήχανη συζήτηση την παραμονή της έναρξης.
• Οι ισχυρισμοί χρειάζονται έλεγχο που κανείς δεν προγραμμάτισε. Ένα προσόν ή μια ημερομηνία απασχόλησης που χρειάζεται διερεύνηση είναι δουλειά, και η ανακάλυψή του στο στάδιο της προσφοράς σημαίνει ότι γίνεται υπό πίεση προθεσμίας.
• Ένας υποψήφιος προχωρά περισσότερο απ’ όσο θα έπρεπε. Όχι από υπαιτιότητα κάποιου, αλλά επειδή η ερώτηση που θα το αποκάλυπτε έγινε αργά, ανεπίσημα ή έγινε και δεν καταγράφηκε.
• Οι τοποθετήσεις καθυστερούν. Μια ημερομηνία έναρξης που μετακινείται λόγω ελλιπούς εγγράφου κοστίζει το περιθώριο κατά την καθυστέρηση και μέρος της υπομονής του πελάτη.
• Η εμπιστοσύνη του πελάτη διαβρώνεται αθόρυβα. Ένας εργοδότης που πρέπει να ρωτήσει δύο φορές ποιους ελέγχους κάνατε σχηματίζει άποψη και σπάνια το λέει.
• Η ίδια διοικητική εργασία επαναλαμβάνεται. Κυνήγι, επανάγνωση νημάτων, ανασύνθεση μιας εικόνας που θα έπρεπε να είχε σχηματιστεί μόνη της.
• Οι παραδόσεις χάνουν το πλαίσιο. Όταν ένας σύμβουλος φεύγει ή πάει διακοπές, ό,τι συμπέρανε για έναν υποψήφιο σπάνια ακολουθεί τον φάκελο.
• Οι υποψήφιοι έχουν διαφορετικές εμπειρίες. Από δύο άτομα που διεκδικούν παρόμοιες θέσεις ζητούνται διαφορετικά πράγματα με διαφορετική σειρά, κάτι που είναι ζήτημα δικαιοσύνης όσο και αποδοτικότητας.

Μεμονωμένα είναι μικρά. Αυτό που τα κάνει ακριβά είναι ότι συσσωρεύονται σε μια ομάδα: κάθε σύμβουλος απορροφά λίγο από το ίδιο βάρος σε κάθε υποψήφιο, και τίποτα από αυτό δεν εμφανίζεται σε κάποια αναφορά. Τα γραφεία που το αντιλαμβάνονται συνήθως το αντιλαμβάνονται μέσω του πελάτη, όταν ένας εργοδότης κάνει μια ερώτηση που ο φάκελος δεν μπορεί να απαντήσει γρήγορα.

---

Ένα αίτημα, που ορίζεται μία φορά ανά τύπο θέσης

Η λύση δεν είναι να ζητάτε περισσότερα. Είναι να αποφασίσετε μία φορά τι χρειάζεται ένας συγκεκριμένος τύπος ανάθεσης και να στέλνετε αυτό αντί να αυτοσχεδιάζετε:

• Ορίστε τη λίστα ανά τύπο θέσης, όχι ανά υποψήφιο. Μια μόνιμη τοποθέτηση, ένας εξωτερικός συνεργάτης που εργάζεται μέσω δικής του εταιρείας και μια αναζήτηση στελεχών χρειάζονται διαφορετικά πράγματα. Τρεις λίστες, συμφωνημένες μία φορά, καλύπτουν τα περισσότερα γραφεία.
• Συνδυάστε ελέγχους, ερωτήσεις και έγγραφα σε ένα αίτημα. Ο έλεγχος ταυτότητας, οι δομημένες δηλώσεις και τα αρχεία ανήκουν μαζί, επειδή είναι αποδεικτικά της ίδιας απόφασης και είναι ευκολότερο για τον υποψήφιο να τα ολοκληρώσει μονομιάς.
• Δομήστε τις ερωτήσεις. Μια περίοδος προειδοποίησης σε πεδίο μπορεί να αναζητηθεί και να συγκριθεί. Η ίδια απάντηση σε email όχι.
• Αφήστε τον υποψήφιο να το ολοκληρώσει στο τηλέφωνό του. Εκεί βρίσκονται ήδη τα έγγραφα, και αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα αίτημα που γίνεται το ίδιο βράδυ και σε ένα που γίνεται την επόμενη εβδομάδα.
• Παρακολουθήστε τι εκκρεμεί αντί να το θυμάστε. Ένας υποψήφιος που έκανε τέσσερα από τα έξι στοιχεία είναι διαφορετική περίπτωση από έναν που δεν έχει ξεκινήσει.
• Κρατήστε το αποτέλεσμα μαζί με το αίτημα. Ώστε ο φάκελος να προσκομίζεται όταν το ζητά ένας πελάτης, από όποιον είναι διαθέσιμος.

Το «κατάλληλο για τη θέση» έχει βάρος σε αυτό το πρώτο σημείο και αξίζει να διευκρινιστεί τι σημαίνει. Δεν σημαίνει να ζητάτε τα πάντα από όλους. Ένας προσωρινός αποθήκης και ένας οικονομικός διευθυντής σε ρυθμιζόμενη εταιρεία δεν είναι το ίδιο πρόβλημα ένταξης, και η ίδια μεταχείριση δίνει αίτημα παρεμβατικό για τον πρώτο ή ανεπαρκές για τον δεύτερο. Ο ορισμός της λίστας ανά τύπο θέσης είναι αυτό που σας επιτρέπει να είστε αναλογικοί χωρίς αυτοσχεδιασμό, επειδή η σκέψη γίνεται μία φορά, εκ των προτέρων, και όχι ανά υποψήφιο υπό πίεση χρόνου.

Κάνει επίσης το αίτημα εξηγήσιμο. Όταν ένας υποψήφιος ρωτά γιατί χρειάζεστε κάτι, μια μελετημένη λίστα έχει απάντηση, ενώ μια πρόχειρη συνήθως όχι.

---

Πώς βοηθά το UMNIII Verify

Το UMNIII Verify είναι χτισμένο γύρω από αυτό το ένα αίτημα: επιλέγετε τα έγγραφα, τις ερωτήσεις και τους ελέγχους που χρειάζεται ένας υποψήφιος, στέλνετε έναν σύνδεσμο με την επωνυμία σας και το πρόσωπο τον ολοκληρώνει στο τηλέφωνό του. Όλα επιστρέφουν σε μία εγγραφή στην οποία η ομάδα σας μπορεί να αναζητήσει, να ανοίξει ξανά και να κατεβάσει.

• Ένα επαναχρησιμοποιήσιμο αίτημα ανά τύπο θέσης. Έτοιμα σύνολα ερωτήσεων, δικές σας προσαρμοσμένες φόρμες και φόρμες που δημοσιεύει η κοινότητα του Verify, καθώς και αιτήματα εγγράφων, όλα αποθηκευμένα ως επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα. Οι παραλαβές για μόνιμες θέσεις, εξωτερικούς συνεργάτες και στελέχη συντάσσονται μία φορά αντί να ξαναχτίζονται ανά υποψήφιο.
• Οι έλεγχοι που επιλέγετε, όπου τους δικαιολογεί η θέση. Επαλήθευση ταυτότητας, με έλεγχο γνησιότητας κρατικού εγγράφου και αντιστοίχιση με ζωντανή selfie, και ανίχνευση ζωντάνιας που επιβεβαιώνει ότι υπάρχει πραγματικό πρόσωπο. Βρετανικά αρχεία κατοικίας, που επιβεβαιώνουν διεύθυνση κατοικίας στο Ηνωμένο Βασίλειο έναντι πηγής αρχείων. Έλεγχος AML έναντι δεδομένων κυρώσεων, λιστών επιτήρησης και πολιτικά εκτεθειμένων προσώπων όπου η θέση ή ο κλάδος το καθιστά κατάλληλο. Επαλήθευση επιχείρησης για την εταιρεία ενός εξωτερικού συνεργάτη ή για έναν εργοδότη που εντάσσετε ως πελάτη.
• Δομημένες απαντήσεις, όχι ελεύθερο κείμενο. Οι δικές σας ερωτήσεις, με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, ώστε μια περίοδος προειδοποίησης ή ένα καθεστώς βίζας να επιστρέφει ως απάντηση σε πεδίο και όχι ως πρόταση σε ένα μήνυμα.
• Τίποτα δεν παρακολουθείται από μνήμης. Πρόοδος για κάθε αίτημα, ώστε όποιο έχει κολλήσει να φαίνεται και να μην ξεχνιέται, με προαιρετικές υπενθυμίσεις που ακολουθούν αυτόματα όσο εκκρεμεί ένα αίτημα, και δυνατότητα υπενθύμισης σε συγκεκριμένο πρόσωπο ή επαναποστολής αιτήματος που δεν έφτασε ποτέ.
• Μια παράδοση είναι απλώς αλλαγή του ποιος κοιτά. Η εργασία ανήκει σε ένα κοινό Workspace με μέλη, ρόλους και κοινές πιστώσεις και όχι σε ένα άτομο, οπότε οι συνάδελφοι που προσκαλείτε βλέπουν τα ίδια αιτήματα και το ίδιο ιστορικό.
• Ένας φάκελος ανά υποψήφιο. Ένα επώνυμο πακέτο αποδεικτικών ανά αίτημα, με το ιστορικό του, τα διαθέσιμα συνοδευτικά αποδεικτικά, τα αποτελέσματα και τις υποβληθείσες φόρμες, ενώ τα μεμονωμένα έγγραφα, τα PDF απαντήσεων φορμών και οι αναφορές AML διατίθενται ξεχωριστά.

Το λογότυπο, το όνομα και τα χρώματά σας εμφανίζονται στο αίτημα που λαμβάνει ο υποψήφιος, στα email που στέλνει το Verify και στα έγγραφα που παράγει, κάτι που έχει σημασία όταν ζητάτε από κάποιον διαβατήριο πριν υπογράψει οτιδήποτε.

Ένα όριο έχει εδώ μεγαλύτερη σημασία από οποιαδήποτε λειτουργία και αξίζει να δηλωθεί πλήρως και όχι έμμεσα. Το UMNIII Verify δεν εκτελεί ελέγχους δικαιώματος εργασίας, ελέγχους DBS ή ποινικού μητρώου, πιστωτικούς ελέγχους, επαλήθευση ιστορικού απασχόλησης ή επαλήθευση προσόντων ή συστάσεων. Η επαλήθευση ταυτότητας επιβεβαιώνει την ταυτότητα μέσω της υποστηριζόμενης διαδικασίας ταυτότητας· δεν αποτελεί από μόνη της κρίση για το δικαίωμα εργασίας και δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως τέτοια.

Ο ρόλος του Verify είναι στενότερος: μπορεί να συγκεντρώσει τα έγγραφα, τις δηλώσεις, τις δομημένες απαντήσεις και τα στοιχεία συστάσεων που δίνει ο υποψήφιος και που το γραφείο σας επιλέγει νόμιμα να ζητήσει. Αυτά υποβάλλονται στο αίτημα του υποψηφίου μαζί με τυχόν υποστηριζόμενους ελέγχους Verify που επιλέχθηκαν για το αίτημα. Το Verify δεν επικοινωνεί με όποιον δίνει σύσταση και δεν επικυρώνει όσα λέει. Μια σύσταση φτάνει ως πληροφορία που έδωσε ο υποψήφιος ή έγγραφο που ανέβασε, όχι ως σύσταση που απέκτησε ανεξάρτητα το προϊόν.

Έτσι η ξεχωριστή εργασία παραμένει ξεχωριστή. Η επιβεβαίωση ότι απονεμήθηκε πτυχίο, ότι ένας προηγούμενος εργοδότης συμφωνεί με τις ημερομηνίες, ότι ένα πρόσωπο έχει δικαίωμα εργασίας ή οτιδήποτε άλλο απαιτεί νόμιμη διαδικασία, πρόσωπο που δίνει σύσταση, φορέα απονομής ή εξουσιοδοτημένο πάροχο ολοκληρώνεται από το γραφείο σας ή τον εργοδότη μέσω αυτών των οδών. Τίποτα στο Verify δεν τα αντικαθιστά, και η δήλωση του ίδιου του υποψηφίου δεν υποκαθιστά έλεγχο που κάποιος άλλος είναι εξουσιοδοτημένος να εκτελέσει.

Το ίδιο ισχύει και για την απόφαση. Το γραφείο σας επιλέγει ποιοι έλεγχοι είναι κατάλληλοι για μια θέση και εξετάζει ό,τι επιστρέφει. Το Verify υποστηρίζει αυτή τη διαδικασία και την τεκμηριώνει. Δεν αποφασίζει αν ένας υποψήφιος είναι κατάλληλος, ειλικρινής ή τοποθετήσιμος, και μια πιθανή αντιστοιχία ελέγχου είναι μια εγγραφή που μοιάζει με κάποιον και όχι ένα εύρημα για αυτόν.

---

Από πού να ξεκινήσετε

Πάρτε τον τύπο θέσης που καλύπτετε πιο συχνά και γράψτε όλα όσα ζητάτε από έναν υποψήφιο, με τη σειρά που θέλετε. Αυτή η λίστα, γραμμένη μία φορά, είναι το πρότυπο. Ο επόμενος υποψήφιος λαμβάνει ένα αίτημα αντί για εννέα μηνύματα, και ο μεθεπόμενος το ίδιο αίτημα αντί για ένα ελαφρώς διαφορετικό.

Δείτε πώς το UMNIII Verify διαχειρίζεται την ένταξη υποψηφίων

Για εξωτερικούς συνεργάτες που δραστηριοποιούνται μέσω εταιρείας ή για την ένταξη εργοδότη ως πελάτη, η σελίδα KYB και επαλήθευσης εταιρειών καλύπτει τι επιστρέφει μια αναζήτηση μητρώου και πού τα συνοδευτικά έγγραφα καλύπτουν τα κενά. Όπου μια θέση ή ένας κλάδος καθιστά τον έλεγχο κατάλληλο, η σελίδα AML και αρνητικών δημοσιευμάτων εξηγεί τι τεκμηριώνει και τι όχι.

---

Το άρθρο αυτό αποτελεί γενική ενημέρωση για επιχειρήσεις εύρεσης προσωπικού και τις ομάδες που τις υποστηρίζουν. Τίποτα εδώ δεν αποτελεί νομική, εργατική συμβουλή ή συμβουλή συμμόρφωσης. Ποιοι έλεγχοι είναι κατάλληλοι και ποιοι απαιτούνται εξαρτάται από τη θέση, τον κλάδο, τη δικαιοδοσία και τις δικές σας υποχρεώσεις ως εργοδότη ή γραφείου, και πρέπει να επιβεβαιώνονται με εξειδικευμένο σύμβουλο αντί να συνάγονται από ένα άρθρο.