Tedarikçi kabulü ve doğrulaması
Yalnızca bir tedarikçinin bildirebileceklerini, belgeleri ve onun adına hareket eden kişinin kimlik kontrolüyle birlikte tek bir talepte toplayın.
Kimin için: Tedarikçi kabulü yapan finans, satın alma ve borç hesapları ekipleri; indirilecek vergi için tedarikçi doğrulayan BAE işletmeleri dahil.
Senaryo: Her yeni tedarikçiden aynı bilgi ve belgelere ve yeniden bulabileceğiniz bir kayda ihtiyacınız var.
Sorun
Tedarikçi bilgileri e-postayla, eklerde ve farklı kişilerin tuttuğu tablolarda gelir. Lisanslar ve kimlik belgeleri mesaj mesaj takip edilir ve hangi tedarikçinin neyi ne zaman gönderdiğini kimse hızla söyleyemez.
Neler olabilir
- Bir tedarikçi, kimsenin kontrol etmediği bir e-postaya dayanılarak açılır veya bilgileri değiştirilir.
- Doğru belge takip edilirken kabul süreci durur.
- Bir denetçi tedarikçinin nasıl doğrulandığını sorduğunda yanıt gelen kutularına dağılmıştır.
Hukuki ve düzenleyici bağlam
BAE'de Federal Vergi İdaresi'nin 2026 tarihli 13 sayılı Kararı, bir vergi mükellefinin indirilecek vergiyi düşmeden önce tedarikçiyi doğrulamak için aldığı önlemleri belirler. İşletmenizden ne istediği ve hangi tedarikçiler için geçerli olduğu size ve danışmanınıza kalmıştır.
Bu bağlamdır, yükümlülükleriniz hakkında hukuki tavsiye değildir.
Daha iyi bir süreç
Her tedarikçiye tek bir bağlantı gönderin. Tedarikçi kim olduğunu, nasıl kurulduğunu veya tanımlandığını, adına kimin hareket ettiğini ve nerede faaliyet gösterdiğini bildirir, belgelerini yükler ve adına hareket eden kişi kimliğini doğrular. Her şey tek bir talebe dosyalanır.
UMNIII Verify nasıl yardımcı olur
UMNIII Verify, tedarikçinin beyanlarını, belgelerini ve temsilcisinin kimlik kontrolünü tek bir kanıt kaydına sahip tek bir talepte toplar; böylece kabul süreci her tedarikçi için aynı adımları izler.
Bunun için UMNIII şablonları
- UAE FTA Supplier Verification. Kimlik doğrulama, tedarikçi bilgi formları ve tedarikçinin belgeleri. BAE tedarikçi doğrulaması için yazılmıştır; BAE’de çalışan Workspace’lere ve kişisel Workspace’lere sunulur.
Hangi Verify özellikleri yardımcı olur?
- Özel bilgi formları
- Tedarikçi bilgilerini, türünü, kuruluşunu veya kimliğini, yetkili temsilcisini ve iş yerini bildirir.
Kanıtlar: Alıcının size söylediklerinin taleple birlikte dosyalanan yapılandırılmış kaydı.
Kanıtlamaz: Bir yanıt, Verify üzerinden toplandığı için bağımsız olarak doğrulanmış olmaz. Alıcının söylediği şeydir. - Belge talepleri ve yüklemeler
- Tedarikçi lisansını veya kuruluş belgelerini, kimlik belgelerini ve iş yeri kanıtını yükler.
Kanıtlar: Alıcının bu dosyaları bu talep için yüklediği ve ne zaman yüklediği.
Kanıtlamaz: Yükleme, bir belgenin gerçek, geçerli, güncel veya alıcıya ait olduğunu kanıtlamaz. - Kimlik doğrulama
- Tedarikçi adına hareket eden kişinin kimliğini teyit eder.
Kanıtlar: Devlet tarafından verilmiş fotoğraflı bir kimliğin gerçekliğinin kontrol edildiği ve onu sunan kişinin canlı selfiesiyle eşleştirildiği.
Kanıtlamaz: Bir adresi, çalışma veya kiralama hakkını, kredi değerliliğini, sürüş yetkisini ya da bir şirket hakkında herhangi bir şeyi kanıtlamaz. - İşletme doğrulaması (KYB)
- Sürecinizin şirketin yalnızca tanımlanmasını değil, bağlantılı kişileriyle birlikte sicil kayıtlarına göre kontrol edilmesini gerektirdiği durumlarda.
Kanıtlar: Şirket kontrolü: kayıtların mevcut olduğu yerlerde sicil sorgusu, şirket belgeleri ve şirketin bağlantılı kişilerinin, yöneticilerinin ve gerçek faydalanıcılarının kontrolleri.
Kanıtlamaz: Kredi kontrolü değildir ve şirketle iş yapılıp yapılmayacağına karar vermez.
İsteğe bağlı, ayrıca eklenir
- İşletme doğrulaması (KYB): Sürecinizin şirketin yalnızca tanımlanmasını değil doğrulanmasını gerektirdiğinde.
- Standart AML taraması: Politikanız bir tedarikçi adına hareket eden kişiyi taradığında.
Toplanabilecek bilgiler
- Yasal ve ticari ad ile ülke
- Tedarikçinin şirket mi yoksa kişi mi olduğu
- Kuruluş veya kimlik bilgileri
- Tedarikçi adına hareket etmeye kimin yetkili olduğu
- İş yeri ve orada ne yapıldığı
İstenebilecek belgeler
- Ticaret lisansı veya kuruluş belgesi, şirket için
- Kimlik kanıtı, kişi veya temsilci için
- Yetki kanıtı, şirket adına hareket eden kişi için
- İş yeri kanıtı
Ülkeler ve kapsam
- BAE süreci dışında, tedarikçi kabulünü oluşturucuda aynı parçalardan kurun ve kendi şablonunuz olarak kaydedin.
Verify'ın burada yapmadıkları
- Verify tedarikçinin beyanlarını ve yüklediği belgeleri kaydeder. Bir tedarikçinin, tedarikin veya indirilecek vergi düşümünün geçerli olup olmadığına dair sonuç çıkarmaz; bu değerlendirme size aittir.
İş akışı nasıl oluşturulur veya uyarlanır
- UMNIII Verify'da Dashboard'u açın. “Send verification invite” içinde, “Start from a template” alanında “UAE FTA Supplier Verification” seçin. Neyi doldurduğunu inceleyin: her bölüm tek bir talep için değiştirilebilir ve teklif seçilenlere göre değişir.
- BAE süreci dışında bunun yerine sıfırdan oluşturun: “Verify identity”, “Collect information (forms)” ve “Request documents” seçeneklerini işaretleyin, ihtiyaç duyduğunuz tedarikçi formlarını ve belgeleri seçin.
- İsteğe bağlı bir kontrolü yalnızca sürecinize gerçekten uyduğu yerde ekleyin. Hiçbiri varsayılan olarak eklenmez.
- Alıcıyı “Invitee Email” alanına girin, bağlantının süresini “Link expires after” alanında seçin ve sunulduğunda “Send reminders” yapılıp yapılmayacağını belirleyin. Ardından “Send verification invite” düğmesine basın.
Şablon olarak kaydedin ve yeniden kullanın
- Bileşim uygun olduğunda Workspace'in sahibi, yöneticisi veya üyesi “Save as template” düğmesine basar, ona bir ad ve isteğe bağlı olarak açıklama verir.
- Bundan sonra UMNIII şablonlarının yanında “Start from a template” içinde görünür. Seçildiğinde talep doldurulur, her bölüm o talep için düzenlenebilir kalır ve şablon seçmek tek başına hiçbir şey göndermez.
- Bir UMNIII şablonunu uyarlamak için seçin ve “Copy to this Workspace” düğmesine basın. Kopyayı değiştirebilirsiniz; orijinal değişmez.
- Kaydedilmiş bir şablon yerinde düzenlenmez. Değiştirmek için uygulayın, bileşimi ayarlayın ve yeni bir adla yeniden kaydedin.
- Workspace'inizin kendi ve kopyalanmış şablonları, UMNIII Verify içindeki kredi hesaplayıcısında Other / General altında listelenir.
Şablonlar, formlar ve kılavuzlar
- UMNIII sistem şablonu
- UMNIII'ün sağladığı hazır bir iş akışı. Üründe UMNIII olarak etiketlidir ve Workspace'iniz bunu değiştiremez.
- Workspace şablonu
- Workspace'inizdeki birinin yeniden kullanım için kaydettiği bir iş akışı. Workspace'inize aittir.
- Kopyalanmış şablon
- Uyarlanabilmesi için Workspace'inize kopyalanan bir UMNIII şablonu. Kopya sizindir, orijinal değişmez.
- Yeniden kullanılabilir bilgi formu
- Workspace'inizin bir kez yazıp herhangi bir talebe veya şablona eklediği soru grubu.
- İş akışı kılavuzu
- Bu sayfalar gibi bir açıklama. Kılavuz şablon değildir: UMNIII şablonu mevcut olduğunu belirtmedikçe kendiniz oluşturacağınız bir kurulumu anlatır.
Sonraki adım
UMNIII şablonunu UMNIII Verify'da kullanın veya Workspace'inize kopyalayıp uyarlayın. Güncel fiyatlar herhangi bir şey göndermeden önce üründe gösterilir.