E-posta ve WhatsApp iletişim araçlarıdır, doğrulama iş akışı değil

E-posta ve mesaj zincirlerinin neden bir doğrulama iş akışını taşıyamadığına dair makale için UMNIII markalı kart

E-posta ve WhatsApp amaçlarında mükemmeldir. Hızlıdırlar, herkeste zaten vardır ve bir portal davetini bir hafta görmezden gelen müşteri, bir mesaja dört dakikada yanıt verir. Bunların hiçbiri sorun değildir ve onları kullanmayı bırakmanızı söyleyen bir makale haklı olarak görmezden gelinir.

Sorun daha dar ve daha can sıkıcıdır. Konuşma bir şey istemenin çok iyi, yanıtı saklamanın ise çok kötü bir yoludur ve doğrulama işi saklanması gereken yanıtlar üretir.

UMNIII Verify’ın bir talebi ve kanıtlarını tek bir kayıtta nasıl tuttuğunu görün

Bir yazışma neyde iyidir, neyde değildir

Ayrım kanal ile kayıt arasındadır. Kanal bir mesajı bir kişiden diğerine taşır ve işi biter. Kayıt ise aylar sonra, onu oluşturan kişi başka işlere geçmişken ve başka biri sorgulanırken hâlâ doğru, bulunabilir ve eksiksiz olmak zorundadır.

Doğrulama işi ikinci türü üretirken neredeyse tamamen birincisi üzerinden yürütülür:

  • Bir belge ek olarak gelir ve işletmenin dosya kaydı yerine bir posta kutusunda kalabilir.
  • O belgenin yanıtladığı soru üç mesaj önce sorulmuştur ve ikisi yalnızca ikisini de okuyanın kafasında birleşir.
  • Biri işe yarayan ekleri, o öğleden sonra mantıklı gelen bir adla paylaşılan bir klasöre kaydeder ve klasör yavaş yavaş kimsenin bakmadığı ikinci bir sisteme dönüşür.
  • Bir değerlendirme bir yanıtta, bir cümlede yapılır ve hiçbir yerde karar olarak kaydedilmez.
  • Kimin ne gönderdiğini izlemek için bir e-tablo ortaya çıkar ve birinin yoğun olduğu ilk haftaya kadar doğrudur.
  • İki meslektaş aynı talebi iki kez yapar, çünkü daha önce yapıldığını bilmenin tek yolu yazışmayı okumuş olmaktır.

Bunların hiçbiri araçların başarısızlığı değildir. Bir uyumsuzluktur. İş kayıt ister, kanal konuşma üretir, bu yüzden birinin birini diğerine elle dönüştürmesi gerekir ve her şey bu dönüşümde kaybolur.

Gerçek maliyeti nedir

Bunlar düzenleyici değil operasyonel maliyetlerdir ve hiçbiri olay yaratmadığı için kolayca küçümsenir. Hiçbir şey kimsenin bildireceği şekilde ters gitmez. Maliyet her dosyaya ve her meslektaşa ince ince yayılır ve varlığını tam da bu yüzden sürdürür: kimsenin onu ödemeye karar verdiği bir an yoktur.

  • Bağlam kaybolur. Belge kalır, istenme nedeni kalmaz; bir ay sonra inceleyen kişi neyin geldiğini görür ama hangi soruyu yanıtlaması gerektiğini göremez.
  • Talepler yinelenir. Dikkatsizlikten değil, bir şeyin daha önce sorulup sorulmadığını kontrol etmek yeniden sormaktan daha pahalı olduğu için.
  • İşe alım yürütene göre değişir. Aynı türden iki müşteri farklı sırayla farklı listeler alır ve iki dosya karşılaştırılana kadar kimse fark etmez.
  • Kanıtlar görünmez şekillerde eksiktir. Bir maddesi eksik dosya, biri inceleyene kadar hiçbir şeyi eksik olmayan dosyayla tamamen aynı görünür.
  • Devirler hiç yazılmamış yarıyı kaybeder. Bir meslektaşın vardığı sonuç ve nedeni genellikle meslektaşla birlikte gider.
  • Kimse neyin beklediğini söyleyemez. Ne ekip genelinde ne de çoğu zaman tek bir dosya için, bir konuşmayı yeniden okumadan.
  • İşi göstermek bir projeye dönüşür. Bir müşteri, denetçi veya düzenleyici neyin ne zaman kontrol edildiğini sorduğunda yanıt sunulmaz, bir araya getirilir.
  • İdari yük sessizce çok büyüktür. Takip etmek, yeniden okumak, yeniden dosyalamak ve yeniden kurmak faturalandırılmaz ve hiçbir raporda görünmez, işte bu yüzden sürer.
Neden başka bir e-tablo sorunu çözmez

Her zamanki ilk tepki bir takip aracıdır. Müşteri başına bir satır ve madde başına bir sütun içeren, gelenlerin işaretlendiği bir tablo. Kısa süre işe yarar, sonra yaramaz ve nedenini anlamaya değer, çünkü üçüncü takip aracının da neden birincisi gibi başarısız olduğunu açıklar.

Yalnızca takip için kullanılan e-tablo bir durumu kaydeder. Tek başına çevresindeki süreci yürütmez. Bunlar benzer görünür ama hiç benzer davranmaz.

  • Durumun biri tarafından girilmesi gerekir. İşaret, gerçek işten sonraki ikinci ve elle yapılan bir eylemdir, dolayısıyla tablo ancak hatırlayan son kişi kadar günceldir. İş ve işin kaydı iki ayrı görevdir ve ilk önce ikincisi bırakılır.
  • İşaret kanıt değildir. Bir hücredeki “Pasaport alındı” başka bir yerdeki dosya hakkında bir iddiadır. Tek başına hiçbir şeyi kanıtlamaz ve biri pasaportu görmek istediğinde arama yeniden başlar.
  • Bağımsız bir takip aracı kimseden bir şey istemez. Tablo bir maddenin eksik olduğunu bilir ama bu konuda bir şey yapamaz; dolayısıyla takip hâlâ elle yapılır, hâlâ hafızaya bağlıdır ve meslektaşlar arasında hâlâ tutarsızdır.
  • Elle tutulan takip aracı, çevresinde iş akışı veya otomasyon olmadan listeyi uygulatamaz. Bir danışmanın yedi şeyden beşini istemesini hiçbir şey engellemez ve tablo beş yeşil hücre ile kimsenin sorun olarak okumadığı iki boş hücre gösterir.
  • Kayar. Zor bir durum için eklenen sütunlar hiç kaldırılmaz, iki sürüm ortaya çıkar ve bir çeyrek içinde geçerli kopya, en son konuşan kişinin açık tuttuğu olur.

Takip aracı bir süreç hakkında rapordur. Alttaki süreç bir dizi mesajsa, takip aracı bir dizi mesaj hakkında rapordur ve çözmesi gereken her zayıflığı devralır.

Bu, mesajlaşma uygulamaları gibi amaçlarında iyi olan e-tablolara karşı bir argüman değildir. Yürütmesinin hiçbir yolu olmayan bir süreci taşımasını beklemeye karşı bir argümandır.

Alternatif nasıl görünür

İşe yarayan şekil, aynı araçlara daha fazla disiplin uygulamak değildir. İstemeyi ve kaydetmeyi aynı eylem haline getirmektir:

  • Taraf başına her şeyi taşıyan tek talep. Sorular, belge talepleri ve seçtiğiniz kontroller birlikte gider, böylece alan kişi bunu bir kez yapar.
  • Yanıt sorunun yanına düşer. Gelen kutusuna veya tarihle adlandırılmış klasöre değil, onu isteyen şeye bağlı olarak; böylece bağlam daha sonra kanıttan ayrılamaz.
  • Durum bir yan üründür, angarya değil. İşi tamamlamak kaydı güncelliyorsa kimsenin ikinci bir takip aracı tutması gerekmez ve durum ayrı bir elle işaretlemeden değil, talebin kendisinden gelir.
  • Liste taraf türü başına bir kez belirlenir. Böylece aynı türden iki müşteri aynı talebi alır ve bir farklılık kaza değil karardır.
  • Sonunda düzenli tek kayıt. İlk yazışmaya dahil olmayan biri dahil, yetkili bir meslektaşın erişimine açıktır.

Mesajların hâlâ yeri vardır. Yanıt vermeyen müşteri WhatsApp’tan yine uyarılır ve bunda sorun yoktur. Fark, mesajın işi taşımak yerine talebi işaret etmesidir.

UMNIII Verify nasıl yardımcı olur

UMNIII Verify bu tek talep etrafında tasarlandı: tarafın ihtiyaç duyduğu belgeleri, soruları ve kontrolleri seçer, markalı tek bir bağlantı gönderirsiniz ve kişi telefonunda tamamlar. Her şey, ekibinizin arayabileceği, yeniden açabileceği ve indirebileceği tek bir kayda döner.

  • Liste bir kez oluşturulur. Hazır soru setleri, kendi özel formlarınız ve Verify topluluğunun yayımladığı formlar ile belge talepleri, tümü yeniden kullanılabilir şablon olarak kaydedilir.
  • Seçtiğiniz kontroller, talep başına. Kimlik doğrulama, AML taraması, işletme doğrulama ve Birleşik Krallık konut kayıtları, herkese uygulanmak yerine önünüzdeki taraf için seçilir.
  • Takip aracı olmadan durum. Her talebin ilerlemesi; duran talep unutulmaz, görünür olur, talep açık kaldığı sürece otomatik takip eden isteğe bağlı hatırlatmalar ve belirli bir kişiyi uyarma veya hiç ulaşmayan talebi yeniden gönderme imkânı vardır.
  • Kayıt işletmeye aittir. İş, bir kişinin posta kutusunda değil, üyeleri, rolleri ve paylaşılan kredileri olan ortak bir Workspace’te durur; bu nedenle davet ettiğiniz meslektaşlar aynı talepleri ve aynı geçmişi görür.
  • Sonunda tek dosya. Talep başına markalı tek bir kanıt paketi; geçmişi, mevcut destekleyici kanıtları, sonuçları ve gönderilen formları içerir, tek tek belgeler, form yanıtı PDF’leri ve AML raporları ayrı olarak kullanılabilir.

Yapmadığı şey herhangi bir şeye karar vermektir. Verify firmanızın sürecini destekler ve kanıtlar: bir müşteriyi, kiracıyı, tedarikçiyi veya adayı kabul edip etmeyeceğinizi söylemez, uyum kararlarınızı vermez ve olası bir tarama eşleşmesi, biri hakkında bir bulgu değil, ona benzeyen bir kayıttır. Bir firmayı uyumlu da kılmaz. İşi görünür kılar, bu farklı ve daha mütevazı bir iddiadır.

Neyin elle yapılmaya devam ettiği konusunda da aynı açıklıkta olmak gerekir. Üçüncü taraf, belge veren kurum, referans, yasal süreç veya yetkili sağlayıcı gerektiren her şey, firmanızın bu kanallardan tamamlaması gereken iş olarak kalır.

Nereden başlamalı

En sık işe aldığınız taraf türünü seçin ve son üç dosyasını açın. Her birinde neyin istendiğini yazın. Üç liste farklıysa, ki genellikle farklıdır, aralarındaki fark ilk düzeltilecek şeydir ve birleştirilmiş liste şablonunuzdur.

UMNIII Verify’ın yapılandırılmış talepleri nasıl yönettiğini görün

Bunun belirli bir sektörde nasıl göründüğü için müşteri işe alan BAE’deki şirket kuruluşu ve kurumsal hizmet sağlayıcıları, tedarikçi doğrulayan finans ve uyum ekipleri, alıcı ve kiracı doğrulayan gayrimenkul işletmeleri ve aday işe alan işe alım ajansları için yazdık.

Bu makale operasyonel süreç hakkında genel bilgidir. Buradaki hiçbir şey hukuki, vergi veya uyum danışmanlığı değildir ve e-postanın veya mesajlaşma uygulamalarının güvensiz, yasak veya uyumsuz olduğunu söylemez: firmanız için hangi kanalların ve kontrollerin uygun olduğu yükümlülüklerinize, veri koruma durumunuza ve sektörünüze bağlıdır ve bunlar nitelikli bir danışmanla teyit edilmelidir.

Doğrulamaya başlayın

Ekipler genellikle en sık işe aldıkları taraf türünün son üç dosyasını açıp her birinde neyin istendiğini karşılaştırarak başlar.