E-posta takibi olmadan aday doğrulama: işe alım ajansları için daha iyi bir iş akışı

Bir danışman perşembe günü bir adayı yerleştiriyor. Kimlik belgesi pazartesi geldi, açılı çekilmiş bir fotoğraf olarak. Çalışma hakkı kanıtı ayrı bir süreçte ele alındı ve sonradan CRM’de yalnızca özetlendi. İki referans söz verildi, biri geldi. Yeterlilik belgesi, maaş pazarlığının da olduğu bir yazışmanın içinde bir yerde.

Bunların hiçbiri ihmal değil. Bir adayın işe alımı, iki haftaya yayılmış on iki küçük talep olduğunda ve her birini o anda adayla konuşan kişi yaptığında olan budur.

UMNIII Verify’ın aday taleplerini ve belgelerini tek bir kayıtta nasıl tuttuğunu görün

---

Takip neden olur

İşe alım, bir kişi hakkında çoğu işe alım sürecinden daha fazlasını toplar ve bunu aynı anda ikna edilmeye çalışılan birinden toplar. Bu gerilim her şeyi şekillendirir:

• Kimlik belgeleri adayın elinde ne varsa onunla gelir, genellikle telefon, çoğu zaman tarama yerine ekran fotoğrafı olarak.
• CV önce gelir ve beklentileri belirler, ama kanıt değil iddiadır, kanıt ise sonra gelir ya da hiç gelmez.
• İhbar süreleri, kısıtlayıcı hükümler, vize durumu veya pozisyona özgü diğer konulardaki beyanlar, konuşma doğal olarak oraya geldiği için bir görüşmede sözlü sorulur ve sonra hafızadan kaydedilir.
• Referans bilgilerini aday verir, ajans da acele etmesi için nedeni ve ajansla bir ilişkisi olmayan üçüncü bir kişinin peşine düşer.
• Yeterlilik belgelerine söz verilir, unutulur ve bir hafta sonra başka bir danışman tarafından yeniden istenir.
• Sözleşmeli çalışanlar limited şirketle gelir, bu da tamamen ikinci bir belge seti demektir.
• Aynı şey adaydan iki kişi tarafından iki kez istenir ve aday ajansın dağınık olduğu sonucuna varır.

Bir müşteri kısa listedeki bir aday hakkında neleriniz olduğunu sorduğunda yanıt altı yerde durur ve kimse tam olduğundan emin değildir.

---

Maliyeti nedir

Bunlar düzenleyici değil, ticari ve operasyonel sonuçlardır. Ajansınız, sektörünüz veya doldurduğunuz pozisyonlar için belirli bir yükümlülük geçerliyse, bu kendi danışmanınızın konusudur ve bu makale onu çözmeye çalışmaz.

• Tutarsızlıklar geç ortaya çıkar. Pasaport ile bordro kaydı arasında tam eşleşmeyen bir ad genellikle ikinci bir ad veya evlilikten kaynaklanır; ilk haftada beş dakikalık bir konuşmadır, başlangıç tarihinden bir gün önce ise rahatsız edici bir konuşma.
• Kimsenin planlamadığı iddialar kontrol gerektirir. Takip edilmesi gereken bir yeterlilik veya çalışma tarihi iştir ve bunu teklif aşamasında keşfetmek, işi son tarih baskısı altında yapmak demektir.
• Bir aday olması gerekenden ileri gider. Kimsenin hatası yüzünden değil, bunu ortaya çıkaracak soru geç, gayriresmî sorulduğu ya da sorulup yazılmadığı için.
• Yerleştirmeler gecikir. Eksik belge yüzünden kayan bir başlangıç tarihi, gecikme süresindeki marja ve müşterinin sabrının bir kısmına mal olur.
• Müşteri güveni sessizce aşınır. Hangi kontrolleri yaptığınızı iki kez sormak zorunda kalan bir işveren bir görüş oluşturur ve bunu nadiren söyler.
• Aynı idari işler tekrarlanır. Takip etmek, yazışmaları yeniden okumak, kendiliğinden oluşması gereken bir tabloyu yeniden kurmak.
• Devirler bağlamı kaybeder. Bir danışman ayrıldığında veya tatile çıktığında, aday hakkında vardığı sonuç nadiren dosyayla birlikte gider.
• Adaylar farklı deneyimler yaşar. Benzer pozisyonlara başvuran iki kişiden farklı sırayla farklı şeyler istenir; bu, verimlilik kadar adalet sorunudur.

Tek tek küçüktürler. Onları pahalı kılan, ekip genelinde birikmeleridir: her danışman her adayda aynı yükün bir kısmını üstlenir ve bunların hiçbiri hiçbir raporda görünmez. Bunu fark eden ajanslar genellikle müşteri aracılığıyla, bir işveren dosyanın hızla yanıtlayamayacağı bir soru sorduğunda fark eder.

---

Tek talep, pozisyon türü başına bir kez belirlenir

Çözüm daha fazla istemek değildir. Belirli bir iş türünün neye ihtiyaç duyduğuna bir kez karar vermek ve doğaçlama yapmak yerine onu göndermektir:

• Listeyi aday başına değil, pozisyon türü başına belirleyin. Kalıcı bir yerleştirme, kendi şirketi üzerinden çalışan sözleşmeli ve üst düzey yönetici araması farklı şeylere ihtiyaç duyar. Bir kez üzerinde anlaşılan üç liste çoğu ajansı karşılar.
• Kontrolleri, soruları ve belgeleri tek talepte birleştirin. Kimlik kontrolü, yapılandırılmış beyanlar ve yüklemeler bir aradadır, çünkü aynı kararın kanıtıdır ve aday için tek seferde tamamlamak daha kolaydır.
• Soruları yapılandırın. Bir alana kaydedilen ihbar süresi aranabilir ve karşılaştırılabilir. E-postadaki aynı yanıt ikisi de değildir.
• Adayın telefonunda tamamlamasına izin verin. Belgeler zaten oradadır ve bu, o akşam yapılan bir talep ile haftaya yapılan bir talep arasındaki farktır.
• Bekleyenleri hatırlamak yerine izleyin. Altı maddenin dördünü yapmış aday, başlamamış olandan farklı bir durumdur.
• Sonucu taleple birlikte saklayın. Böylece müşteri istediğinde dosya, müsait olan herhangi biri tarafından sunulabilir.

O ilk maddede “pozisyona uygun” ifadesi önemli bir iş görür ve ne anlama geldiğini açıkça söylemek gerekir. Herkesten her şeyi istemek demek değildir. Depoda geçici bir çalışan ile düzenlemeye tabi bir şirketteki finans direktörü aynı işe alım sorunu değildir ve onlara aynı davranmak birincisi için müdahaleci veya ikincisi için yetersiz bir talep üretir. Listeyi pozisyon türü başına belirlemek, doğaçlama yapmadan orantılı olmanızı sağlar, çünkü düşünme zaman baskısı altında aday başına değil, önceden bir kez yapılır.

Ayrıca talebi açıklanabilir kılar. Bir aday neden bir şeye ihtiyacınız olduğunu sorduğunda, üzerinde düşünülmüş bir listenin yanıtı vardır, gelişigüzel oluşturulmuş bir listenin genellikle yoktur.

---

UMNIII Verify nasıl yardımcı olur

UMNIII Verify bu tek talep etrafında tasarlandı: adayın ihtiyaç duyduğu belgeleri, soruları ve kontrolleri seçer, markalı tek bir bağlantı gönderirsiniz ve kişi telefonunda tamamlar. Her şey, ekibinizin arayabileceği, yeniden açabileceği ve indirebileceği tek bir kayda döner.

• Pozisyon türü başına yeniden kullanılabilir tek talep. Hazır soru setleri, kendi özel formlarınız ve Verify topluluğunun yayımladığı formlar ile belge talepleri, tümü yeniden kullanılabilir şablon olarak kaydedilir. Kalıcı, sözleşmeli ve üst düzey yönetici kabul süreçleri aday başına yeniden kurulmak yerine bir kez oluşturulur.
• Seçtiğiniz kontroller, pozisyon gerektirdiğinde. Devlet tarafından verilen belgenin gerçekliğinin kontrol edildiği ve canlı selfie ile eşleştirildiği, canlılık testinin gerçek bir kişinin varlığını doğruladığı kimlik doğrulama. Birleşik Krallık konut kayıtları, Birleşik Krallık’taki ikamet adresini bir kayıt kaynağıyla doğrular. Pozisyon veya sektör uygun kıldığında yaptırım, izleme listesi ve siyasi nüfuz sahibi kişi verilerine karşı AML taraması. Sözleşmeli çalışanın limited şirketi veya müşteri olarak işe aldığınız bir işveren için işletme doğrulama.
• Düz metin değil, yapılandırılmış yanıtlar. Kendi sorularınız, her seferinde aynı şekilde sorulur; böylece ihbar süresi veya vize durumu, yanıttaki bir cümle olarak değil, bir alandaki yanıt olarak döner.
• Hiçbir şey hafızadan takip edilmez. Her talebin ilerlemesi; duran talep unutulmaz, görünür olur, talep açık kaldığı sürece otomatik takip eden isteğe bağlı hatırlatmalar ve belirli bir kişiyi uyarma veya hiç ulaşmayan talebi yeniden gönderme imkânı vardır.
• Devir, yalnızca bakan kişinin değişmesidir. İş bir kişiye değil, üyeleri, rolleri ve paylaşılan kredileri olan ortak bir Workspace’e aittir; bu nedenle davet ettiğiniz meslektaşlar aynı talepleri ve aynı geçmişi görür.
• Aday başına tek dosya. Talep başına markalı tek bir kanıt paketi; geçmişi, mevcut destekleyici kanıtları, sonuçları ve gönderilen formları içerir, tek tek belgeler, form yanıtı PDF’leri ve AML raporları ayrı olarak kullanılabilir.

Logonuz, adınız ve renkleriniz adayın aldığı talepte, Verify’ın gönderdiği e-postalarda ve oluşturduğu belgelerde yer alır; bu, kişi henüz hiçbir şey imzalamadan ondan pasaport isterken önemlidir.

Burada her özellikten daha önemli bir sınır var ve bunu ima yoluyla değil, tam olarak belirtmek gerekir. UMNIII Verify çalışma hakkı kontrolleri, DBS veya sabıka kaydı kontrolleri, kredi kontrolleri, çalışma geçmişi doğrulaması ya da yeterlilik veya referans doğrulaması yapmaz. Kimlik doğrulama, desteklenen kimlik süreci aracılığıyla kimliği teyit eder; tek başına bir çalışma hakkı kararı değildir ve öyle okunmamalıdır.

Verify’ın rolü daha dardır: ajansınızın hukuka uygun olarak istemeyi seçtiği belgeleri, beyanları, yapılandırılmış yanıtları ve adayın verdiği referans bilgilerini toplayabilir. Bu materyaller, o talep için seçilen desteklenen Verify kontrolleriyle birlikte adayın talebine gönderilir. Verify bir referansla iletişime geçmez ve referansın söylediklerini doğrulamaz. Referans, ürün tarafından bağımsız olarak elde edilmiş bir referans olarak değil, adayın sağladığı bilgi veya yüklediği belge olarak gelir.

Yani ayrı iş ayrı kalır. Bir diplomanın verildiğini, önceki işverenin tarihlerle aynı fikirde olduğunu, bir kişinin çalışma hakkı olduğunu veya yasal süreç, referans, belge veren kurum ya da yetkili sağlayıcı gerektiren başka herhangi bir şeyi teyit etmek, ajansınız veya işveren tarafından bu kanallardan tamamlanır. Verify’daki hiçbir şey bunların yerini almaz ve adayın kendi beyanı, başkasının yapmaya yetkili olduğu bir kontrolün yerini tutmaz.

Aynısı karar için de geçerlidir. Ajansınız bir pozisyon için hangi kontrollerin uygun olduğunu seçer ve dönenleri inceler. Verify bu süreci destekler ve kanıtlar. Bir adayın uygun, dürüst veya yerleştirilebilir olup olmadığına karar vermez ve olası bir tarama eşleşmesi, biri hakkında bir bulgu değil, ona benzeyen bir kayıttır.

---

Nereden başlamalı

En sık doldurduğunuz pozisyon türünü alın ve adaydan istediğiniz her şeyi istediğiniz sırayla yazın. Bir kez yazılan bu liste şablondur. Sonraki aday dokuz mesaj yerine tek talep alır, ondan sonraki de biraz farklı bir talep yerine aynı talebi alır.

UMNIII Verify’ın aday işe alımını nasıl yönettiğini görün

Limited şirket üzerinden çalışan sözleşmeliler veya bir işvereni müşteri olarak işe almak için KYB ve şirket doğrulama sayfası sicil sorgusunun ne döndürdüğünü ve destekleyici belgelerin boşlukları nerede doldurduğunu açıklar. Bir pozisyon veya sektör taramayı uygun kıldığında AML ve olumsuz medya sayfası neyi ortaya koyup neyi koymadığını açıklar.

---

Bu makale işe alım işletmeleri ve onları destekleyen ekipler için genel bilgidir. Buradaki hiçbir şey hukuki, iş hukuku veya uyum danışmanlığı değildir. Hangi kontrollerin uygun, hangilerinin zorunlu olduğu pozisyona, sektöre, yetki alanına ve işveren veya ajans olarak kendi yükümlülüklerinize bağlıdır ve bunlar bir makaleden çıkarılmak yerine nitelikli bir danışmanla teyit edilmelidir.