电子邮件和 WhatsApp 在其本职上非常出色。它们速度快，人人都有，一位对门户邀请置之不理一周的客户，会在四分钟内回复一条消息。这些都不是问题所在，一篇叫您别再使用它们的文章也会被理所当然地忽略。
问题更具体，也更棘手。对话是提出要求的好方式，却是保存答案的糟糕方式，而验证工作产生的答案恰恰需要保存。
了解 UMNIII Verify 如何将请求及其证据保存在一条记录中
消息往来擅长什么，不擅长什么
区别在于渠道和记录。渠道把消息从一个人传给另一个人，然后任务就结束了。记录则必须在几个月后仍然真实、可查且完整，那时创建它的人可能已经离开，而另一个人正被问及此事。
验证工作产生的是后者，却几乎完全通过前者进行：
- 文件以附件形式到达，可能一直留在某个邮箱里，而不是在企业的案件记录中。
- 该文件所回答的问题是在三条消息之前提出的，两者只有在读过两者的人脑中才会联系起来。
- 有人把有用的附件存到共享文件夹，名称是当天下午觉得合理的任何名字，这个文件夹慢慢变成了无人维护的第二套系统。
- 判断在一条回复、一句话中作出，却从未在任何地方记录为决定。
- 出现了一张电子表格来跟踪谁发了什么，它一直准确，直到第一个有人很忙的星期。
- 两位同事两次提出同样的请求，因为要知道请求已经提过，唯一的办法就是读过那段往来。
这些都不是工具的失败，而是不匹配。工作需要记录，渠道产生对话，于是必须有人手动把一个转换成另一个，而一切都丢失在这个转换中。
实际代价是什么
这些是运营成本，而不是监管成本，而且很容易被低估，因为它们都不会引发事故。不会有什么出错到有人上报的程度。成本薄薄地分摊到每份档案和每位同事身上，这正是它得以延续的原因：没有哪个时刻有人决定去付出它。
- 背景信息丢失。文件还在，索要它的原因却没了，所以一个月后的审查者能看到收到了什么，却看不到它本该回答什么问题。
- 请求重复。并非粗心，而是查证某事是否已经问过，比再问一次的成本更高。
- 入驻因经办人而异。同一类型的两位客户收到顺序不同的不同清单，在比较两份档案之前没有人注意到。
- 证据以看不见的方式缺失。缺少一项的档案看起来与不缺任何内容的档案完全一样，直到有人仔细翻阅。
- 交接丢失了从未写下的那一半。同事得出的结论及其原因，通常随同事一起离开。
- 没有人能说清什么尚未完成。无论是整个团队，还是往往单个案件，都要重读对话才能知道。
- 展示工作变成了一个项目。当客户、审计师或监管机构询问检查了什么以及何时检查时，答案是拼凑出来的，而不是直接提供的。
- 行政工作悄然庞大。追讨、重读、重新归档和重建都不能计费，也不会出现在任何报告中，这正是它们持续存在的原因。
为什么再加一张电子表格也解决不了
通常的第一反应是做一个跟踪表。每位客户一行，每个项目一列，收到后打勾。它短暂地有用，然后就没用了，原因值得理解，因为这解释了为什么第三个跟踪表和第一个一样失败。
仅用作跟踪表的电子表格记录的是状态。它本身并不运行周围的流程。这两者听起来相似，实际表现却完全不同。
- 状态必须有人录入。打勾是真正动作之后的第二个手动动作，所以表格的更新程度只取决于最后一个记得的人。工作和工作的记录是两项任务，第二项最先被放弃。
- 打勾不是证据。单元格中的“已收到护照”只是对其他地方某个文件的声称。它本身证明不了什么，当有人要求查看护照时，搜寻又要重新开始。
- 独立的跟踪表不会向任何人索要任何东西。表格知道缺了一项，却无能为力，所以追讨仍然是手动的，仍然依赖记忆，在同事之间也仍然不一致。
- 手动跟踪表如果没有周围的工作流程或自动化，就无法强制执行清单。没有什么能阻止顾问只要七项中的五项，表格会显示五个绿色单元格和两个空白单元格，而没有人把它视为问题。
- 它会走样。为一个棘手案例添加的列再也不会删除，出现两个版本，不到一个季度，权威副本就成了最后发言的人打开的那一份。
跟踪表是关于流程的报告。如果底层流程是一堆消息，跟踪表就是关于一堆消息的报告，并继承了它本应解决的所有弱点。
这并不是反对电子表格，它们和消息应用一样，在本职上表现出色。这是反对期望它承载一个它根本无法运行的流程。
替代方案是什么样的
行之有效的形式不是对同样的工具施加更多纪律，而是让提出要求和记录成为同一个动作：
- 每一方一个请求，包含所有内容。问题、文件请求和您选择的检查一起发出，接收者只需完成一次。
- 答案落在问题旁边。不是在收件箱，也不是在按日期命名的文件夹中，而是附在提出要求的内容上，这样背景信息以后就不会与证据分离。
- 状态是副产品，而不是杂务。如果完成工作就能更新记录，就没有人需要维护第二个跟踪表，状态来自请求本身，而不是单独的手动打勾。
- 每种类型的一方确定一次清单。这样同一类型的两位客户会收到相同的请求，而变化是决定，不是意外。
- 最后形成一条有序的记录。授权同事均可查看，包括未参与原始往来的人。
消息在这里仍有一席之地。尚未回复的客户仍然可以通过 WhatsApp 提醒，这没有问题。区别在于消息指向请求，而不是承载工作。
UMNIII Verify 如何提供帮助
UMNIII Verify 正是围绕这一个请求构建的：您选择一方所需的文件、问题和检查，发送一个品牌链接，对方在手机上完成。所有内容都回到一条记录中，您的团队可以搜索、重新打开并下载。
- 清单只需组合一次。现成的问题集、您自己的自定义表单、Verify 社区发布的表单以及文件请求，全部保存为可重复使用的模板。
- 您选择的检查，按请求进行。身份验证、AML 筛查、企业验证和英国住址记录，针对眼前的一方选择，而不是应用于所有人。
- 无需跟踪表的状态。每个请求的进度都可见，停滞的请求不会被遗忘；可选提醒会在请求未完成期间自动跟进，还可以提醒特定人员或重新发送从未送达的请求。
- 记录属于企业。工作保存在共享的 Workspace 中，其中有成员、角色和共享积分，而不是在个人邮箱里，因此您邀请的同事能看到相同的请求和相同的历史记录。
- 最后一份档案。每个请求一份品牌证据包，包含其历史记录、可用的支持证据、结果和已提交的表单，单独的文件、表单回答 PDF 和 AML 报告可分别获取。
它不做的是作出任何决定。Verify 支持并佐证贵公司的流程：它不会告诉您是否接受某位客户、租户、供应商或候选人，不会替您作出合规决定，而可能的筛查匹配只是与某人相似的记录，并不是关于该人的结论。它也不会使公司合规。它让工作变得可见，这是一个不同且更为克制的说法。
同样值得明确的是哪些工作仍然是手动的。任何需要第三方、颁证机构、推荐人、法定程序或授权提供商的事项，仍由贵公司通过这些渠道完成。
从哪里开始
选择您最常入驻的一方类型，打开最近的三份档案。写下每份档案所要求的内容。如果三份清单不同（通常如此），它们之间的差距就是首先要解决的问题，而合并后的清单就是您的模板。
要了解这在特定行业中的样子，我们已撰文介绍了阿联酋公司注册和企业服务提供商入驻客户、财务和合规团队验证供应商、房地产企业验证买家和租户以及招聘机构入驻候选人。
本文是关于运营流程的一般信息。此处内容均不构成法律、税务或合规建议，也没有任何内容表示电子邮件或消息应用不安全、被禁止或不合规：哪些渠道和控制措施适合贵公司，取决于您的义务、数据保护状况和行业，应向合格顾问确认。
团队通常从打开最常入驻的一方类型的最近三份档案开始，比较每份档案中所要求的内容。