اکاؤنٹنگ اور کارپوریٹ خدمات: نئے کلائنٹ کی آن بورڈنگ
ہر نئے کلائنٹ کی کسٹمر ڈیو ڈیلیجنس فائل ایک درخواست سے بنائیں: شناخت، اقرار نامے، فنڈز کا ذریعہ اور پتے کا ثبوت۔
یہ کس کے لیے ہے: اکاؤنٹنٹس، ٹیکس مشیر، کارپوریٹ خدمات فراہم کنندگان اور کمپنی سیکریٹری فرمیں۔
منظرنامہ: نئے انفرادی کلائنٹ کو لینا اور اس کی کسٹمر ڈیو ڈیلیجنس (CDD) فائل بنانا۔
مسئلہ
کلائنٹ فائلیں ای میل کیے گئے پاسپورٹس، آگے بھیجے گئے یوٹیلیٹی بلوں اور پیغام میں لکھی فنڈز کے ذریعے کی وضاحت سے بنتی ہیں۔ ہر کلائنٹ کے لیے وہی سوالات دوبارہ لکھے جاتے ہیں، اور فائل تب ہی مکمل ہوتی ہے جب کسی کو جانچنا یاد آئے۔
کیا ہو سکتا ہے
- غائب یا پرانی چیزیں آن بورڈنگ کے بجائے جائزے کے وقت ملتی ہیں۔
- کلائنٹس سے مختلف لوگ ایک ہی چیز دو بار مانگتے ہیں۔
- حساس دستاویزات ذاتی ان باکسز میں پڑی رہتی ہیں۔
قانونی اور ریگولیٹری سیاق
اکاؤنٹنٹس اور کارپوریٹ خدمات فراہم کنندگان پر اینٹی منی لانڈرنگ قانون کے تحت کسٹمر ڈیو ڈیلیجنس کی ذمہ داریاں ہو سکتی ہیں۔ آپ کی فرم اور کسی کلائنٹ پر کیا لاگو ہوتا ہے، یہ آپ کی فرم اور اس کے تعمیل مشیر کو طے کرنا ہے۔
یہ سیاق ہے، آپ کی ذمہ داریوں کے بارے میں قانونی مشورہ نہیں۔
ایک بہتر عمل
کلائنٹ کو ایک لنک بھیجیں۔ وہ اپنی شناخت کی تصدیق کرتا ہے، اقرار ناموں کے جواب دیتا ہے اور پتے کا ثبوت اپ لوڈ کرتا ہے، اور مکمل فائل قابل ڈاؤن لوڈ ثبوتی پیک کے ساتھ درخواست پر رہتی ہے۔
UMNIII Verify کیسے مدد کرتا ہے
UMNIII Verify کلائنٹ فائل کو ایسی درخواست میں بدلتا ہے جو آپ کی ٹیم ہر بار ایک ہی طرح بھیجتی ہے، اور شناخت کا نتیجہ، اقرار نامے اور دستاویزات ساتھ رکھتا ہے۔
اس کے لیے UMNIII ٹیمپلیٹس
- New Client CDD. شناخت کی تصدیق، فرد کی تفصیلات، رقم کا ذریعہ، PEP اور پابندیوں کا اقرار نامہ، کلائنٹ کا اقرار اور رضامندی، اور پتے کا ثبوت۔ ہر مارکیٹ میں پیش کیا جاتا ہے۔
- UAE Visa Application. شناخت کی تصدیق، ذاتی تفصیلات اور ویزا یا ملازمت کی تفصیلات، ملازمت کا معاہدہ اور پتے کا ثبوت۔ UAE میں کام کرنے والے Workspaces اور ذاتی Workspaces کو پیش کیا جاتا ہے۔
Verify کی کون سی خصوصیات مدد کرتی ہیں؟
- شناخت کی تصدیق
- تصدیق کرتا ہے کہ کلائنٹ وہی ہے جو وہ کہتا ہے۔
ثابت کرتا ہے: یہ کہ سرکاری تصویری شناخت کی اصلیت جانچی گئی اور اسے پیش کرنے والے شخص کی لائیو سیلفی سے ملایا گیا۔
ثابت نہیں کرتا: یہ پتہ، کام یا کرائے کا حق، قرض کی اہلیت، ڈرائیونگ کی اہلیت یا کمپنی کے بارے میں کچھ ثابت نہیں کرتا۔ - حسب ضرورت معلوماتی فارم
- فرد کی تفصیلات، فنڈز کا ذریعہ، PEP اور پابندیوں کا اقرار نامہ، اور کلائنٹ کا اقرار اور رضامندی۔
ثابت کرتا ہے: وصول کنندہ نے آپ کو جو بتایا اس کا منظم ریکارڈ، جو درخواست کے ساتھ محفوظ ہوتا ہے۔
ثابت نہیں کرتا: کوئی جواب صرف اس لیے آزادانہ طور پر تصدیق شدہ نہیں ہوتا کہ وہ Verify کے ذریعے جمع ہوا۔ یہ وہی ہے جو وصول کنندہ نے کہا۔ - دستاویزات کی درخواستیں اور اپ لوڈز
- پتے کا ثبوت، اس ہدایت کے ساتھ کہ آپ کیا قبول کرتے ہیں۔
ثابت کرتا ہے: یہ کہ وصول کنندہ نے یہ فائلیں اس درخواست پر اپ لوڈ کیں، اور کب۔
ثابت نہیں کرتا: اپ لوڈ یہ ثابت نہیں کرتا کہ دستاویز اصلی، درست، تازہ یا وصول کنندہ کی اپنی ہے۔ - معیاری AML اسکریننگ
- صرف اس کے اقرار پر انحصار کرنے کے بجائے کلائنٹ کی پابندیوں اور PEP کی فہرستوں میں اسکریننگ کرتا ہے۔
ثابت کرتا ہے: کیا اسکریننگ کے وقت وہ شخص پابندیوں کی فہرستوں یا سیاسی طور پر نمایاں افراد (PEP) کے ڈیٹا بیس میں موجود ہے۔
ثابت نہیں کرتا: اس میں منفی میڈیا شامل نہیں، اور نتیجہ آپ کے فیصلے کے لیے معلومات ہے، خود فیصلہ نہیں۔ - جاری AML نگرانی
- جس کلائنٹ کے لیے آپ طویل عرصے کام کریں گے، اس کی اسکریننگ 12 ماہ جاری رکھتا ہے۔
ثابت کرتا ہے: 12 ماہ تک اسی شخص کی روزانہ دوبارہ اسکریننگ، اور کوئی نیا الرٹ یا حالت کی تبدیلی جائزے کے لیے درخواست پر درج ہوتی ہے۔
ثابت نہیں کرتا: یہ ایک AML اسکریننگ کا اضافہ ہے، اس کا متبادل نہیں، اور تعمیل کا فیصلہ آپ ہی کا رہتا ہے۔
اختیاری، الگ سے شامل
- معیاری AML اسکریننگ: جب آپ کی پالیسی پابندیوں اور PEP کی اسکریننگ کا تقاضا کرے۔
- بہتر AML اسکریننگ: جب آپ کی پالیسی منفی میڈیا کی تلاش کا بھی تقاضا کرے۔
- جاری AML نگرانی: AML اسکریننگ کے ساتھ، اس کلائنٹ کے لیے جس کے لیے آپ طویل عرصے کام کریں گے۔
- رہائشی ریکارڈ کی جانچ: جہاں کلائنٹ ایسے ملک میں رہتا ہو جو Verify رہائشی ریکارڈ کے لیے پیش کرتا ہے۔
وہ معلومات جو جمع ہو سکتی ہیں
- نام، رابطے کی تفصیلات، تاریخ پیدائش اور قومیت
- فنڈز کا ذریعہ
- PEP اور پابندیوں کا اقرار نامہ
- کلائنٹ کا اقرار اور رضامندی
وہ دستاویزات جو مانگی جا سکتی ہیں
- پتے کا ثبوت
ممالک اور کوریج
- کون سی اضافی جانچیں پیش ہوتی ہیں یہ اس پر منحصر ہے کہ آپ کا Workspace کیا استعمال کر سکتا ہے؛ Verify صرف دستیاب جانچیں ان کی موجودہ قیمتوں کے ساتھ دکھاتا ہے۔
Verify یہاں کیا نہیں کرتا
- اقرار نامہ وہ ہے جو کلائنٹ نے کہا۔ اسکریننگ، جہاں آپ شامل کریں، آپ کے فیصلے کے لیے معلومات ہے؛ Verify یہ طے نہیں کرتا کہ کلائنٹ کو لینا ہے یا نہیں۔
ورک فلو بنانے یا ڈھالنے کا طریقہ
- UMNIII Verify میں Dashboard کھولیں۔ “Send verification invite” میں، “Start from a template” میں “New Client CDD” منتخب کریں۔ دیکھیں کہ یہ کیا بھرتا ہے: کسی بھی حصے کو ایک درخواست کے لیے بدلا جا سکتا ہے، اور قیمت کا تخمینہ منتخب چیزوں کے مطابق چلتا ہے۔
- کوئی اختیاری جانچ صرف وہیں شامل کریں جہاں وہ واقعی آپ کے عمل کے مطابق ہو۔ کوئی بھی بطور طے شدہ شامل نہیں ہوتی۔
- “Invitee Email” میں وصول کنندہ درج کریں، “Link expires after” میں لنک کی مدت منتخب کریں اور جہاں پیش ہو، طے کریں کہ “Send reminders” کرنا ہے یا نہیں۔ پھر “Send verification invite” دبائیں۔
اسے ٹیمپلیٹ کے طور پر محفوظ کریں اور دوبارہ استعمال کریں
- جب ترتیب درست ہو جائے، Workspace کا مالک، ایڈمن یا رکن “Save as template” دباتا ہے، اسے نام دیتا ہے اور چاہے تو تفصیل بھی۔
- اس کے بعد یہ UMNIII ٹیمپلیٹس کے ساتھ “Start from a template” میں ظاہر ہوتا ہے۔ اسے منتخب کرنے سے درخواست بھر جاتی ہے، ہر حصہ اس ایک درخواست کے لیے قابل ترمیم رہتا ہے، اور ٹیمپلیٹ منتخب کرنے سے خود کچھ نہیں بھیجا جاتا۔
- UMNIII ٹیمپلیٹ کو ڈھالنے کے لیے اسے منتخب کریں اور “Copy to this Workspace” دبائیں۔ نقل میں آپ تبدیلی کر سکتے ہیں؛ اصل نہیں بدلتا۔
- محفوظ ٹیمپلیٹ میں براہ راست ترمیم نہیں ہوتی۔ اسے بدلنے کے لیے لاگو کریں، ترتیب میں تبدیلی کریں اور نئے نام سے دوبارہ محفوظ کریں۔
- آپ کے Workspace کے اپنے اور نقل شدہ ٹیمپلیٹس UMNIII Verify کے کریڈٹ کیلکولیٹر میں Other / General کے تحت درج ہوتے ہیں۔
ٹیمپلیٹس، فارم اور گائیڈز
- UMNIII سسٹم ٹیمپلیٹ
- UMNIII کا فراہم کردہ تیار ورک فلو۔ پروڈکٹ میں اس پر UMNIII کا لیبل ہوتا ہے، اور آپ کا Workspace اسے تبدیل نہیں کر سکتا۔
- Workspace ٹیمپلیٹ
- ایسا ورک فلو جو آپ کے Workspace میں کسی نے دوبارہ استعمال کے لیے محفوظ کیا۔ یہ آپ کے Workspace کا ہے۔
- نقل شدہ ٹیمپلیٹ
- UMNIII ٹیمپلیٹ جو آپ کے Workspace میں نقل ہوا تاکہ اسے ڈھالا جا سکے۔ نقل آپ کی ہے اور اصل نہیں بدلتا۔
- دوبارہ قابل استعمال معلوماتی فارم
- سوالات کا مجموعہ جو آپ کا Workspace ایک بار لکھتا ہے اور کسی بھی درخواست یا ٹیمپلیٹ کے ساتھ لگاتا ہے۔
- ورک فلو گائیڈ
- ان صفحات جیسی وضاحت۔ گائیڈ ٹیمپلیٹ نہیں ہے: جب تک یہ نہ کہے کہ UMNIII ٹیمپلیٹ دستیاب ہے، یہ ایسے سیٹ اپ کی وضاحت کرتی ہے جو آپ خود بناتے ہیں۔
اگلا مرحلہ
UMNIII Verify میں UMNIII ٹیمپلیٹ استعمال کریں، یا اسے اپنے Workspace میں نقل کر کے ڈھالیں۔ کچھ بھیجنے سے پہلے موجودہ قیمتیں پروڈکٹ میں دکھائی جاتی ہیں۔