Onboarding at beripikasyon ng supplier
Kolektahin sa iisang kahilingan ang tanging supplier ang makapagsasabi, kasama ang mga dokumento nito at pagsusuri ng pagkakakilanlan ng taong kumikilos para rito.
Para kanino ito: Mga team ng pananalapi, procurement at accounts-payable na nag-o-onboard ng mga supplier, kabilang ang mga negosyo sa UAE na nagbeberipika ng supplier para sa input tax.
Sitwasyon: Kailangan mo ang parehong impormasyon at dokumento mula sa bawat bagong supplier, at rekord na mahahanap mo muli.
Ang problema
Dumarating ang mga detalye ng supplier sa email, sa mga attachment at sa mga spreadsheet ng iba't ibang tao. Hinahabol ang mga lisensya at ID nang isa-isang mensahe, at walang makapagsabi agad kung aling supplier ang nagpadala ng ano, o kailan.
Ano ang maaaring mangyari
- Nase-set up ang supplier, o nababago ang mga detalye nito, batay sa email na walang sumuri.
- Humihinto ang onboarding habang hinahabol ang tamang dokumento.
- Kapag tinanong ng auditor kung paano nabeberipika ang supplier, kalat ang sagot sa mga inbox.
Legal at regulasyong konteksto
Sa UAE, itinatakda ng Federal Tax Authority Decision No. 13 of 2026 ang mga hakbang na ginagawa ng taxable person para beripikahin ang supplier bago ibawas ang input tax. Kung ano ang hinihiling nito sa iyong negosyo, at para sa aling mga supplier, ay ikaw at ang iyong adviser ang magpapasya.
Ito ay konteksto, hindi legal na payo tungkol sa iyong mga obligasyon.
Mas mabuting proseso
Padalhan ang bawat supplier ng isang link. Sinasabi ng supplier kung sino ito, paano ito naitatag o nakilala, sino ang kumikilos para rito at saan ito nagpapatakbo, ina-upload ang mga dokumento nito, at bineberipika ng kumikilos para rito ang kanilang pagkakakilanlan. Lahat ay nakatabi sa iisang kahilingan.
Paano tumutulong ang UMNIII Verify
Inilalagay ng UMNIII Verify ang mga pahayag ng supplier, mga dokumento nito at pagsusuri ng pagkakakilanlan ng kinatawan nito sa iisang kahilingan na may iisang rekord ng ebidensya, kaya pareho ang mga hakbang ng onboarding sa bawat supplier.
Mga UMNIII template para dito
- UAE FTA Supplier Verification. Pag-verify ng pagkakakilanlan, ang mga form ng impormasyon ng supplier at ang mga dokumento ng supplier. Isinulat para sa pag-verify ng supplier sa UAE at iniaalok sa mga Workspace na nagtatrabaho sa UAE, at sa mga personal na Workspace.
Aling mga feature ng Verify ang nakakatulong?
- Mga custom na form ng impormasyon
- Sinasabi ng supplier ang mga detalye nito, uri, pagkakatatag o pagkakakilanlan, awtorisadong kinatawan at lugar ng negosyo.
Itinatatag: Nakaayos na rekord ng sinabi sa iyo ng tatanggap, nakatabi sa kahilingan.
Hindi itinatatag: Hindi independiyenteng nabeberipika ang sagot dahil lang nakolekta ito sa Verify. Ito ang sinabi ng tatanggap. - Mga kahilingan ng dokumento at upload
- Ina-upload ng supplier ang lisensya o mga dokumento ng pagkakatatag, mga ID at ebidensya ng lugar ng negosyo nito.
Itinatatag: Na in-upload ng tatanggap ang mga file na ito sa kahilingang ito, at kailan.
Hindi itinatatag: Hindi pinatutunayan ng upload na tunay, balido, napapanahon o pag-aari ng tatanggap ang dokumento. - Beripikasyon ng pagkakakilanlan
- Kinukumpirma ang pagkakakilanlan ng taong kumikilos para sa supplier.
Itinatatag: Na sinuri ang pagiging tunay ng photo ID na inisyu ng gobyerno at itinugma sa live na selfie ng taong nagpapakita nito.
Hindi itinatatag: Hindi nito pinatutunayan ang address, karapatang magtrabaho o umupa, creditworthiness, pahintulot na magmaneho, o anuman tungkol sa kumpanya. - Beripikasyon ng negosyo (KYB)
- Kung kailangan ng iyong proseso na suriin ang mismong kumpanya sa mga rekord ng rehistro, kasama ang mga kaugnay na tao nito, sa halip na ilarawan lang.
Itinatatag: Pagsusuri ng kumpanya: paghahanap sa rehistro kung may available na rekord, mga dokumento ng kumpanya, at pagsusuri ng mga kaugnay na tao nito, mga opisyal at beneficial owner.
Hindi itinatatag: Hindi ito credit check, at hindi nito pinagpapasyahan kung makikipagnegosyo sa kumpanya.
Opsyonal, hiwalay na idinaragdag
- Beripikasyon ng negosyo (KYB): Kung kailangan ng iyong proseso na beripikahin ang kumpanya, hindi lang ilarawan.
- Karaniwang AML screening: Kung sini-screen ng iyong patakaran ang taong kumikilos para sa supplier.
Impormasyong maaaring kolektahin
- Legal at trade name, at bansa
- Kung kumpanya o indibidwal ang supplier
- Mga detalye ng pagkakatatag o pagkakakilanlan
- Sino ang awtorisadong kumilos para sa supplier
- Ang lugar ng negosyo at ano ang nangyayari doon
Mga dokumentong maaaring hilingin
- Trade license o dokumento ng pagkakatatag, para sa kumpanya
- Patunay ng pagkakakilanlan, para sa indibidwal o kinatawan
- Patunay ng awtoridad, para sa kumikilos para sa kumpanya
- Ebidensya ng lugar ng negosyo
Mga bansa at saklaw
- Sa labas ng proseso ng UAE, buuin ang onboarding ng supplier mula sa parehong mga bahagi sa composer at i-save ito bilang sarili mong template.
Ang hindi ginagawa ng Verify dito
- Itinatala ng Verify ang sinasabi ng supplier at ang mga dokumentong ina-upload nito. Hindi nito kinokonklusyon kung balido ang supplier, supply o pagbabawas ng input tax; sa iyo ang pagtatasang iyon.
Paano gumawa o mag-akma ng workflow
- Sa UMNIII Verify, buksan ang Dashboard. Sa “Send verification invite”, piliin ang “UAE FTA Supplier Verification” sa “Start from a template”. Repasuhin ang napupunan: maaaring baguhin ang anumang bahagi para sa isang kahilingan, at sumusunod ang quote sa napili.
- Sa labas ng proseso ng UAE, bumuo mula sa simula: lagyan ng tsek ang “Verify identity”, “Collect information (forms)” at “Request documents”, at piliin ang mga form ng supplier at dokumentong kailangan mo.
- Magdagdag ng opsyonal na pagsusuri kung talagang angkop lang sa iyong proseso. Walang idinaragdag bilang default.
- Ilagay ang tatanggap sa “Invitee Email”, piliin kung gaano katagal ang link sa “Link expires after” at, kung iniaalok, kung “Send reminders”. Pagkatapos ay pindutin ang “Send verification invite”.
I-save at gamitin muli bilang template
- Kapag tama na ang komposisyon, pipindutin ng may-ari, admin o miyembro ng Workspace ang “Save as template”, bibigyan ito ng pangalan at, kung gusto, paglalarawan.
- Mula noon, lalabas ito sa “Start from a template” sa tabi ng mga UMNIII template. Kapag pinili, napupunan ang kahilingan, nananatiling nae-edit ang bawat bahagi para sa kahilingang iyon, at walang ipinapadala ang pagpili ng template nang mag-isa.
- Para iakma ang UMNIII template, piliin ito at pindutin ang “Copy to this Workspace”. Maaari mong baguhin ang kopya; hindi nagbabago ang orihinal.
- Hindi direktang ine-edit ang naka-save na template. Para baguhin ito, ilapat ito, ayusin ang komposisyon at i-save muli sa bagong pangalan.
- Nakalista ang sarili at kinopyang template ng iyong Workspace sa ilalim ng Other / General sa credit calculator sa loob ng UMNIII Verify.
Mga template, form at gabay
- UMNIII system template
- Handa nang workflow na ibinibigay ng UMNIII. May label itong UMNIII sa produkto, at hindi ito mababago ng iyong Workspace.
- Template ng Workspace
- Workflow na na-save ng isang tao sa iyong Workspace para magamit muli. Pag-aari ito ng iyong Workspace.
- Kinopyang template
- UMNIII template na kinopya sa iyong Workspace para maiakma. Iyo ang kopya at hindi nagbabago ang orihinal.
- Form ng impormasyon na magagamit muli
- Hanay ng mga tanong na isang beses isinusulat ng iyong Workspace at ikinakabit sa anumang kahilingan o template.
- Gabay sa workflow
- Paliwanag gaya ng mga pahinang ito. Hindi template ang gabay: maliban kung sinasabi nitong may available na UMNIII template, inilalarawan nito ang setup na ikaw mismo ang gagawa.
Susunod na hakbang
Gamitin ang UMNIII template sa UMNIII Verify, o kopyahin ito sa iyong Workspace at iakma. Ipinapakita sa produkto ang mga kasalukuyang presyo bago ka magpadala ng anuman.