Accounting at serbisyong korporasyon: onboarding ng bagong kliyente
Buuin ang customer due diligence file ng bawat bagong kliyente mula sa iisang kahilingan: pagkakakilanlan, mga deklarasyon, pinagmulan ng pondo at patunay ng address.
Para kanino ito: Mga accountant, tax adviser, tagapagbigay ng serbisyong korporasyon at mga company secretarial firm.
Sitwasyon: Pagkuha ng bagong indibidwal na kliyente at pagbuo ng kanilang customer due diligence (CDD) file.
Ang problema
Binubuo ang mga file ng kliyente mula sa mga pasaporteng ipinadala sa email, ipinasang utility bill at paliwanag sa pinagmulan ng pondo na tinype sa mensahe. Isinusulat muli ang parehong mga tanong para sa bawat kliyente, at kumpleto lang ang file kapag may nakaalalang sumuri.
Ano ang maaaring mangyari
- Natutuklasan ang mga kulang o luma nang item sa repaso sa halip na sa onboarding.
- Dalawang beses hinihingan ang mga kliyente ng parehong bagay, ng magkakaibang tao.
- Nananatili ang mga sensitibong dokumento sa mga personal na inbox.
Legal at regulasyong konteksto
Maaaring may mga obligasyon sa customer due diligence ang mga accountant at tagapagbigay ng serbisyong korporasyon sa ilalim ng batas laban sa money laundering. Ang naaangkop sa iyong kumpanya, at sa isang kliyente, ay ang iyong kumpanya at ang compliance adviser nito ang magpapasya.
Ito ay konteksto, hindi legal na payo tungkol sa iyong mga obligasyon.
Mas mabuting proseso
Padalhan ang kliyente ng isang link. Bineberipika nila ang kanilang pagkakakilanlan, sinasagot ang mga deklarasyon at ina-upload ang patunay ng address, at itinatabi ang kumpletong file sa kahilingan kasama ang mada-download na evidence pack.
Paano tumutulong ang UMNIII Verify
Ginagawa ng UMNIII Verify ang file ng kliyente na kahilingang ipinapadala ng iyong team sa parehong paraan tuwing, at pinagsasama ang resulta ng pagkakakilanlan, mga deklarasyon at dokumento.
Mga UMNIII template para dito
- New Client CDD. Pag-verify ng pagkakakilanlan, mga detalye ng indibidwal, pinagmulan ng pondo, deklarasyon ng PEP at mga parusa, deklarasyon at pahintulot ng kliyente, at patunay ng address. Iniaalok sa bawat merkado.
- UAE Visa Application. Pag-verify ng pagkakakilanlan, mga personal na detalye at detalye ng visa o trabaho, kontrata sa trabaho at patunay ng address. Iniaalok sa mga Workspace na nagtatrabaho sa UAE, at sa mga personal na Workspace.
Aling mga feature ng Verify ang nakakatulong?
- Beripikasyon ng pagkakakilanlan
- Kinukumpirma na ang kliyente ay kung sino ang sinasabi niya.
Itinatatag: Na sinuri ang pagiging tunay ng photo ID na inisyu ng gobyerno at itinugma sa live na selfie ng taong nagpapakita nito.
Hindi itinatatag: Hindi nito pinatutunayan ang address, karapatang magtrabaho o umupa, creditworthiness, pahintulot na magmaneho, o anuman tungkol sa kumpanya. - Mga custom na form ng impormasyon
- Mga detalye ng indibidwal, pinagmulan ng pondo, deklarasyon sa PEP at sanctions, at deklarasyon at pahintulot ng kliyente.
Itinatatag: Nakaayos na rekord ng sinabi sa iyo ng tatanggap, nakatabi sa kahilingan.
Hindi itinatatag: Hindi independiyenteng nabeberipika ang sagot dahil lang nakolekta ito sa Verify. Ito ang sinabi ng tatanggap. - Mga kahilingan ng dokumento at upload
- Patunay ng address, na may mga tagubilin sa kung ano ang tinatanggap mo.
Itinatatag: Na in-upload ng tatanggap ang mga file na ito sa kahilingang ito, at kailan.
Hindi itinatatag: Hindi pinatutunayan ng upload na tunay, balido, napapanahon o pag-aari ng tatanggap ang dokumento. - Karaniwang AML screening
- Sini-screen ang kliyente sa mga listahan ng sanctions at PEP, sa halip na umasa lang sa kanilang ipinapahayag.
Itinatatag: Kung lumalabas ang tao sa mga listahan ng sanctions o database ng politically exposed person (PEP) sa oras ng screening.
Hindi itinatatag: Hindi nito kasama ang adverse media, at ang resulta ay impormasyon para sa sarili mong desisyon, hindi desisyon. - Tuloy-tuloy na AML monitoring
- Pinananatiling tumatakbo ang screening na iyon sa loob ng 12 buwan para sa kliyenteng pagsisilbihan mo nang matagal.
Itinatatag: Araw-araw na muling screening ng parehong tao sa loob ng 12 buwan, na may anumang bagong alerto o pagbabago ng katayuan na itinatala sa kahilingan para marepaso.
Hindi itinatatag: Dagdag ito sa isang AML screening, hindi kapalit, at nananatili sa iyo ang desisyon sa pagsunod.
Opsyonal, hiwalay na idinaragdag
- Karaniwang AML screening: Kung kailangan ng iyong patakaran ang screening ng sanctions at PEP.
- Pinahusay na AML screening: Kung kailangan din ng iyong patakaran ang paghahanap sa adverse media.
- Tuloy-tuloy na AML monitoring: Kasama ang AML screening, para sa kliyenteng pagsisilbihan mo nang matagal.
- Pagsusuri ng mga rekord ng tirahan: Kung nakatira ang kliyente sa bansang iniaalok ng Verify para sa mga rekord ng tirahan.
Impormasyong maaaring kolektahin
- Pangalan, mga detalye ng contact, petsa ng kapanganakan at nasyonalidad
- Pinagmulan ng pondo
- Deklarasyon sa PEP at sanctions
- Deklarasyon at pahintulot ng kliyente
Mga dokumentong maaaring hilingin
- Patunay ng address
Mga bansa at saklaw
- Ang mga karagdagang pagsusuring iniaalok ay nakadepende sa magagamit ng iyong Workspace; ipinapakita lang ng Verify ang mga available na pagsusuri, kasama ang kasalukuyang presyo.
Ang hindi ginagawa ng Verify dito
- Ang deklarasyon ay ang sinabi ng kliyente. Ang screening, kung idaragdag mo, ay impormasyon para sa sarili mong desisyon; hindi pinagpapasyahan ng Verify kung tatanggapin ang kliyente.
Paano gumawa o mag-akma ng workflow
- Sa UMNIII Verify, buksan ang Dashboard. Sa “Send verification invite”, piliin ang “New Client CDD” sa “Start from a template”. Repasuhin ang napupunan: maaaring baguhin ang anumang bahagi para sa isang kahilingan, at sumusunod ang quote sa napili.
- Magdagdag ng opsyonal na pagsusuri kung talagang angkop lang sa iyong proseso. Walang idinaragdag bilang default.
- Ilagay ang tatanggap sa “Invitee Email”, piliin kung gaano katagal ang link sa “Link expires after” at, kung iniaalok, kung “Send reminders”. Pagkatapos ay pindutin ang “Send verification invite”.
I-save at gamitin muli bilang template
- Kapag tama na ang komposisyon, pipindutin ng may-ari, admin o miyembro ng Workspace ang “Save as template”, bibigyan ito ng pangalan at, kung gusto, paglalarawan.
- Mula noon, lalabas ito sa “Start from a template” sa tabi ng mga UMNIII template. Kapag pinili, napupunan ang kahilingan, nananatiling nae-edit ang bawat bahagi para sa kahilingang iyon, at walang ipinapadala ang pagpili ng template nang mag-isa.
- Para iakma ang UMNIII template, piliin ito at pindutin ang “Copy to this Workspace”. Maaari mong baguhin ang kopya; hindi nagbabago ang orihinal.
- Hindi direktang ine-edit ang naka-save na template. Para baguhin ito, ilapat ito, ayusin ang komposisyon at i-save muli sa bagong pangalan.
- Nakalista ang sarili at kinopyang template ng iyong Workspace sa ilalim ng Other / General sa credit calculator sa loob ng UMNIII Verify.
Mga template, form at gabay
- UMNIII system template
- Handa nang workflow na ibinibigay ng UMNIII. May label itong UMNIII sa produkto, at hindi ito mababago ng iyong Workspace.
- Template ng Workspace
- Workflow na na-save ng isang tao sa iyong Workspace para magamit muli. Pag-aari ito ng iyong Workspace.
- Kinopyang template
- UMNIII template na kinopya sa iyong Workspace para maiakma. Iyo ang kopya at hindi nagbabago ang orihinal.
- Form ng impormasyon na magagamit muli
- Hanay ng mga tanong na isang beses isinusulat ng iyong Workspace at ikinakabit sa anumang kahilingan o template.
- Gabay sa workflow
- Paliwanag gaya ng mga pahinang ito. Hindi template ang gabay: maliban kung sinasabi nitong may available na UMNIII template, inilalarawan nito ang setup na ikaw mismo ang gagawa.
Susunod na hakbang
Gamitin ang UMNIII template sa UMNIII Verify, o kopyahin ito sa iyong Workspace at iakma. Ipinapakita sa produkto ang mga kasalukuyang presyo bago ka magpadala ng anuman.