Ang email at WhatsApp ay mga tool sa komunikasyon, hindi verification workflow

Card na may tatak ng UMNIII para sa artikulo kung bakit hindi kayang dalhin ng mga email at message thread ang verification workflow

Mahusay ang email at WhatsApp sa layunin nila. Mabilis sila, mayroon na ang lahat, at ang kliyenteng hindi papansin sa imbitasyon sa portal nang isang linggo ay sasagot sa mensahe sa loob ng apat na minuto. Wala rito ang problema, at ang artikulong nagsasabing itigil ang paggamit sa kanila ay hindi papansinin nang may dahilan.

Mas makitid at mas nakakailang ang problema. Napakahusay na paraan ng paghingi ang pag-uusap at napakasamang paraan ng pagtatago ng sagot, at ang gawain ng verification ay gumagawa ng mga sagot na kailangang itago.

Tingnan kung paano pinapanatili ng UMNIII Verify ang isang kahilingan at ang katibayan nito sa iisang record

Saan mahusay ang thread, at saan hindi

Ang pagkakaiba ay sa pagitan ng channel at record. Inililipat ng channel ang mensahe mula sa isang tao papunta sa iba at tapos na ang trabaho nito. Dapat manatiling totoo, nahahanap at kumpleto ang record pagkalipas ng ilang buwan, kapag lumipat na ang gumawa nito at iba ang tinatanong tungkol dito.

Gumagawa ang gawain ng verification ng ikalawang uri habang halos buo itong isinasagawa sa pamamagitan ng una:

  • Dumarating ang dokumento bilang attachment at maaaring manatili sa mailbox sa halip na sa case record ng negosyo.
  • Ang tanong na sinasagot ng dokumentong iyon ay naitanong tatlong mensahe bago, at hindi sila kailanman nagsasama maliban sa isip ng taong nakabasa ng dalawa.
  • May nagse-save ng mga kapaki-pakinabang na attachment sa shared folder, sa kung anong pangalang may saysay noong hapong iyon, at dahan-dahang nagiging ikalawang sistema ang folder na walang nagmemeyntina.
  • May pagpapasya sa isang reply, sa isang pangungusap, at hindi ito naitatala bilang desisyon kahit saan.
  • May lumalabas na spreadsheet para subaybayan kung sino ang nagpadala ng ano, at tumpak ito hanggang sa unang linggong may abala.
  • Dalawang beses gumagawa ng parehong kahilingan ang dalawang kasamahan, dahil ang tanging paraan para malamang nagawa na ito ay ang nabasa ang thread.

Wala rito ang pagkabigo ng mga tool. Hindi lang sila magkatugma. Kailangan ng gawain ang record at gumagawa ang channel ng pag-uusap, kaya may kailangang magbago ng isa sa isa nang mano-mano, at sa pagbabagong iyon nawawala ang lahat.

Ano talaga ang halaga nito

Mga operational na gastos ang mga ito sa halip na regulatoryo, at madaling maliitin dahil walang lumilikha ng insidente. Walang nagkakamali sa paraang may nag-uulat. Manipis na nakakalat ang gastos sa bawat file at bawat kasamahan, at iyon mismo ang dahilan kung bakit ito nananatili: walang sandaling may nagpapasyang bayaran ito.

  • Nawawala ang konteksto. Nananatili ang dokumento at hindi ang dahilan kung bakit ito hiningi, kaya nakikita ng reviewer pagkalipas ng isang buwan ang dumating, pero hindi ang tanong na dapat nitong sagutin.
  • Nadodoble ang mga kahilingan. Hindi dahil sa kapabayaan, kundi dahil mas magastos ang pag-check kung naitanong na kaysa magtanong muli.
  • Nag-iiba ang onboarding ayon sa nagpapatakbo nito. Magkaibang listahan sa magkaibang pagkakasunod-sunod ang natatanggap ng dalawang kliyenteng magkapareho ang uri, at walang nakakapansin hanggang maihambing ang dalawang file.
  • Hindi kumpleto ang katibayan sa mga paraang hindi nakikita. Ang file na kulang ng isang item ay mukhang eksaktong katulad ng file na walang kulang hanggang may sumuri nito.
  • Nawawala sa mga handover ang kalahating hindi kailanman naisulat. Ang nabuong konklusyon ng isang kasamahan, at ang dahilan, ay karaniwang sumasama sa kasamahan.
  • Walang makapagsasabi kung ano ang nakabinbin. Hindi sa buong team, at madalas hindi para sa iisang kaso, nang hindi binabalikan ang pag-uusap.
  • Nagiging proyekto ang pagpapakita ng trabaho. Kapag nagtanong ang kliyente, auditor o regulator kung ano ang sinuri at kailan, binubuo ang sagot sa halip na ipinapakita.
  • Tahimik na napakalaki ng administrasyon. Ang paghahabol, muling pagbabasa, muling pag-file at muling pagbubuo ay hindi nasisingil at hindi lumalabas sa anumang report, kaya nga nananatili sila.
Bakit hindi ito naaayos ng isa pang spreadsheet

Ang karaniwang unang tugon ay tracker. Sheet na may isang row bawat kliyente at isang column bawat item, na mino-markahan habang dumarating ang mga bagay. Nakakatulong ito sandali at pagkatapos ay hindi, at sulit unawain ang dahilan dahil ipinapaliwanag nito kung bakit nabibigo rin ang ikatlong tracker gaya ng una.

Ang spreadsheet na ginagamit lang bilang tracker ay nagtatala ng status. Mag-isa, hindi nito pinapatakbo ang prosesong nakapaligid dito. Magkatunog ang dalawa at hindi magkatulad ang kilos.

  • Kailangang ilagay ng isang tao ang status. Ang marka ay ikalawa, mano-manong kilos pagkatapos ng totoo, kaya kasing-updated lang ang sheet ng huling taong nakaalala. Dalawang trabaho ang gawain at ang record ng gawain, at ang ikalawa ang unang naiiwan.
  • Hindi katibayan ang marka. Ang “Natanggap ang passport” sa isang cell ay pahayag tungkol sa file na nasa ibang lugar. Wala itong napapatunayan nang mag-isa, at kapag may humiling na makita ang passport, magsisimula ulit ang paghahanap.
  • Walang hinihingi sa kaninuman ang standalone na tracker. Alam ng sheet na may kulang na item at wala itong magagawa, kaya mano-mano pa rin ang paghahabol, nakadepende pa rin sa alaala, at hindi pa rin pare-pareho sa mga kasamahan.
  • Hindi kayang ipatupad ng mano-manong tracker ang listahan nang walang workflow o automation sa paligid nito. Walang pumipigil sa consultant na humingi ng lima sa pitong bagay, at magpapakita ang sheet ng limang berdeng cell at dalawang blangko na walang nagbabasa bilang problema.
  • Lumilihis ito. Dinadagdagan ng mga column para sa isang mahirap na kaso at hindi kailanman inaalis, lumalabas ang dalawang bersyon, at sa loob ng isang quarter ang opisyal na kopya ay ang nakabukas sa huling nagsalita.

Ang tracker ay report tungkol sa proseso. Kung set ng mga mensahe ang prosesong nasa ilalim, report ang tracker tungkol sa set ng mga mensahe, at minamana nito ang bawat kahinaang dapat nitong ayusin.

Hindi ito argumento laban sa mga spreadsheet, na mahusay sa layunin nila gaya ng mga messaging app. Argumento ito laban sa pag-asang dadalhin ng isa ang prosesong wala itong paraang patakbuhin.

Ano ang hitsura ng alternatibo

Ang gumaganang anyo ay hindi mas maraming disiplina sa parehong mga tool. Ito ay ang gawing iisang kilos ang paghingi at ang pagtatala:

  • Isang kahilingan bawat partido, dala ang lahat. Sabay na lumalabas ang mga tanong, kahilingan sa dokumento at alinmang check na pinili mo, kaya isang beses lang ito ginagawa ng tumatanggap.
  • Napupunta ang sagot sa tanong. Hindi sa inbox, hindi sa folder na may petsa bilang pangalan, kundi nakakabit sa humingi nito, kaya hindi maihihiwalay ang konteksto sa katibayan sa kalaunan.
  • Byproduct ang status, hindi gawain. Kung ina-update ng pagkumpleto ng trabaho ang record, walang kailangang magmeyntina ng ikalawang tracker, at nagmumula ang status sa mismong kahilingan sa halip na sa hiwalay na mano-manong marka.
  • Isang beses itinatakda ang listahan bawat uri ng partido. Kaya parehong kahilingan ang natatanggap ng dalawang kliyenteng magkapareho ang uri, at ang pagkakaiba ay desisyon sa halip na aksidente.
  • Isang organisadong record sa dulo. Available sa awtorisadong kasamahan, kabilang ang taong hindi kasali sa orihinal na palitan.

May lugar pa rin dito ang mga mensahe. Paaalalahanan pa rin sa WhatsApp ang kliyenteng hindi tumugon, at ayos lang iyon. Ang pagkakaiba ay itinuturo ng mensahe ang kahilingan sa halip na dalhin ang trabaho.

Paano tumutulong ang UMNIII Verify

Binuo ang UMNIII Verify sa paligid ng iisang kahilingang iyon: pipiliin mo ang mga dokumento, tanong at check na kailangan ng partido, magpapadala ng isang branded na link, at kukumpletuhin ito ng tao sa kanilang telepono. Babalik ang lahat sa iisang record na mahahanap, mabubuksang muli at mada-download ng iyong team.

  • Isang beses binubuo ang listahan. Mga handang set ng tanong, sarili mong mga custom form at mga form na inilathala ng Verify community, kasama ang mga kahilingan sa dokumento, lahat ay naka-save bilang reusable template.
  • Ang mga check na pipiliin mo, bawat kahilingan. Identity verification, AML screening, business verification at mga UK residential record, na pinipili para sa partidong nasa harap mo sa halip na ilapat sa lahat.
  • Status nang walang tracker. Progress ng bawat kahilingan, para nakikita sa halip na nakakalimutan ang natigil, kasama ang mga opsyonal na paalala na awtomatikong nagfa-follow up habang nakabinbin pa ang kahilingan, at ang kakayahang i-nudge ang isang partikular na tao o muling ipadala ang kahilingang hindi kailanman dumating.
  • Pag-aari ng negosyo ang record. Nasa shared Workspace ang trabaho na may mga miyembro, role at shared credit sa halip na sa mailbox ng isang indibidwal, kaya nakikita ng mga kasamahang iniimbitahan mo ang parehong mga kahilingan at parehong kasaysayan.
  • Isang file sa dulo. Isang branded evidence pack bawat kahilingan, na dala ang kasaysayan nito, ang available na supporting evidence, ang mga resulta at ang mga isinumiteng form, habang hiwalay na available ang mga indibidwal na dokumento, mga PDF ng tugon sa form at mga AML report.

Ang hindi nito ginagawa ay magpasya ng anuman. Sinusuportahan ng Verify ang proseso ng iyong kumpanya at pinatutunayan ito: hindi nito sinasabi kung tatanggapin ang isang kliyente, nangungupahan, supplier o kandidato, hindi nito ginagawa ang iyong mga compliance decision, at ang posibleng screening match ay record na kahawig ng isang tao sa halip na natuklasan tungkol sa kanila. Hindi rin nito ginagawang compliant ang kumpanya. Ginagawa nitong nakikita ang trabaho, na ibang at mas katamtamang pahayag.

Sulit ding maging kasinglinaw tungkol sa natitirang mano-mano. Anumang nangangailangan ng third party, awarding body, referee, statutory process o awtorisadong provider ay trabaho pa rin ng iyong kumpanya sa pamamagitan ng mga channel na iyon.

Saan magsisimula

Piliin ang uri ng partidong pinakamadalas mong ino-onboard at buksan ang huling tatlong file nito. Isulat ang hiningi sa bawat isa. Kung magkakaiba ang tatlong listahan, at karaniwang gayon, ang puwang sa pagitan nila ang unang dapat ayusin, at ang pinagsamang listahan ang iyong template.

Tingnan kung paano pinangangasiwaan ng UMNIII Verify ang mga nakaayos na kahilingan

Para sa hitsura nito sa isang partikular na sektor, sumulat kami para sa mga provider ng company formation at corporate service sa UAE na nag-o-onboard ng mga kliyente, para sa mga finance at compliance team na nagve-verify ng mga supplier, para sa mga real-estate business na nagve-verify ng mga mamimili at nangungupahan, at para sa mga recruitment agency na nag-o-onboard ng mga kandidato.

Ang artikulong ito ay pangkalahatang impormasyon tungkol sa operational na proseso. Walang anuman dito ang legal, tax o compliance advice, at walang nagsasabing hindi ligtas, ipinagbabawal o hindi compliant ang email o mga messaging app: kung aling mga channel at kontrol ang angkop sa iyong kumpanya ay nakadepende sa iyong mga obligasyon, kalagayan sa data protection at sektor, at dapat itong kumpirmahin sa kwalipikadong adviser.

Simulan ang pag-verify

Karaniwang nagsisimula ang mga team sa pagbubukas ng huling tatlong file para sa uri ng partidong pinakamadalas nilang ino-onboard at sa paghahambing ng hiningi sa bawat isa.