Candidate verification nang hindi hinahabol ang email: mas mahusay na workflow para sa mga recruitment agency

Naglalagay ang isang consultant ng kandidato sa Huwebes. Dumating ang identity document noong Lunes, nakalitrato nang pahilis. Ang katibayan ng karapatang magtrabaho ay hinawakan sa hiwalay na proseso at binuod lang pagkatapos sa CRM. Dalawang reference ang ipinangako at isa ang dumating. Nasa kung saang thread ang qualification certificate, kasama ang negosasyon sa sahod.

Walang kapabayaan doon. Ganito ang nangyayari kapag ang pag-onboard ng kandidato ay labindalawang maliliit na kahilingan na nakakalat sa loob ng dalawang linggo, bawat isa ay ginawa ng kung sinumang kausap nila noon.

Tingnan kung paano pinapanatili ng UMNIII Verify ang mga kahilingan sa kandidato at ang kanilang mga dokumento sa iisang record

---

Bakit nangyayari ang paghahabol

Mas marami ang kinokolekta ng recruitment tungkol sa isang tao kaysa sa karamihan ng onboarding process, at kinokolekta ito mula sa taong sabay ding hinihikayat. Hinuhubog ng tensyong iyon ang lahat:

• Dumarating ang mga identity document sa kung anong hawak ng kandidato, karaniwang telepono, madalas bilang litrato ng screen sa halip na scan.
• Unang dumarating ang CV at nagtatakda ng inaasahan, pero ito ay pahayag sa halip na katibayan, at ang katibayan ay dumarating nang huli o hindi kailanman.
• Ang mga deklarasyon tungkol sa notice period, restrictive covenant, visa status o iba pang bagay na partikular sa posisyon ay itinatanong nang pasalita sa tawag, dahil natural na doon humahantong ang usapan, at itinatala pagkatapos mula sa alaala.
• Ibinibigay ng kandidato ang mga detalye ng referee, at hinahabol ng agency ang third party na walang dahilan para magmadali at walang relasyon dito.
• Ipinapangako, nakakalimutan, at muling hinihingi pagkalipas ng isang linggo ng ibang consultant ang mga qualification certificate.
• May dalang limited company ang mga contractor, na nangangahulugan ng buong ikalawang hanay ng mga dokumento.
• Dalawang beses na hinihingi ng dalawang tao ang iisang bagay sa kandidato, at naghihinuha itong magulo ang agency.

Kapag tinanong ng kliyente kung ano ang hawak mo tungkol sa isang shortlisted na kandidato, nasa anim na lugar ang sagot at walang lubos na nakatitiyak na kumpleto ito.

---

Magkano ito

Ang mga ito ay commercial at operational na kahihinatnan sa halip na regulatoryo. Kung may partikular na obligasyong naaangkop sa iyong agency, sektor o mga posisyong pinupunan mo, usapin iyon para sa sarili mong adviser, at hindi ito sinusubukang lutasin ng artikulong ito.

• Huli nang lumilitaw ang mga hindi pagkakatugma. Ang pangalang hindi lubos na tumutugma sa passport at payroll record ay karaniwang dahil sa gitnang pangalan o kasal, at limang minutong usapan ito sa unang linggo at nakakailang na usapan isang araw bago ang start date.
• Kailangang suriin ang mga pahayag na walang nagplano. Trabaho ang qualification o employment date na kailangang i-follow up, at ang pagkatuklas nito sa yugto ng offer ay nangangahulugang gagawin ito sa ilalim ng deadline.
• Umuusad ang kandidato nang higit sa nararapat. Hindi dahil sa kasalanan ng sinuman, kundi dahil ang tanong na maglalantad sana nito ay huli nang naitanong, naitanong nang impormal, o naitanong at hindi naisulat.
• Naaantala ang mga placement. Ang start date na gumagalaw dahil sa kulang na dokumento ay nagkakahalaga ng margin sa panahon ng pagkaantala at ng kaunting pasensya ng kliyente.
• Tahimik na nauubos ang kumpiyansa ng kliyente. Ang employer na kailangang magtanong nang dalawang beses kung anong mga check ang ginawa mo ay bumubuo ng pananaw, at bihira nilang sabihin ito.
• Inuulit ang parehong administrasyon. Paghahabol, muling pagbabasa ng mga thread, muling pagbubuo ng larawang dapat sana ay kusang nabuo.
• Nawawala ang konteksto sa mga handover. Kapag umalis o nagbakasyon ang consultant, bihirang sumama sa file ang nabuo nilang konklusyon tungkol sa kandidato.
• Magkakaiba ang karanasan ng mga kandidato. Ang dalawang taong nag-aaplay sa magkatulad na posisyon ay hinihingan ng magkaibang bagay sa magkaibang pagkakasunod-sunod, na problema sa pagiging patas gaya ng sa kahusayan.

Isa-isa ay maliit ang mga ito. Ang nagpapamahal sa kanila ay naiipon sila sa buong team: bawat consultant ay sumasalo ng kaunti sa parehong pasanin sa bawat kandidato, at wala rito ang lumalabas sa anumang report. Ang mga agency na nakakapansin ay karaniwang nakakapansin sa pamamagitan ng kliyente, kapag nagtanong ang employer ng tanong na hindi mabilis na masasagot ng file.

---

Isang kahilingan, isang beses na pinagpasyahan bawat uri ng posisyon

Hindi solusyon ang humingi ng higit pa. Ang solusyon ay magpasya nang isang beses kung ano ang kailangan ng isang uri ng engagement, at ipadala iyon sa halip na mag-improvise:

• Itakda ang listahan bawat uri ng posisyon, hindi bawat kandidato. Magkakaiba ang kailangan ng permanenteng placement, contractor na nagtatrabaho sa sarili nilang kumpanya at executive search. Tatlong listahan, na isang beses pinagkasunduan, ay sapat sa karamihan ng mga agency.
• Pagsamahin ang mga check, tanong at dokumento sa isang hiling. Magkakasama ang identity check, mga structured declaration at mga upload, dahil katibayan sila ng iisang desisyon at mas madali para sa kandidato na tapusin ang mga ito sa isang upuan.
• Gawing structured ang mga tanong. Ang notice period na nakatala sa field ay mahahanap at maihahambing. Ang parehong sagot sa email ay hindi.
• Hayaang tapusin ito ng kandidato sa kanilang telepono. Doon na nakalagay ang mga dokumento, at iyon ang pagkakaiba ng kahilingang natapos nang gabing iyon at ng natapos sa susunod na linggo.
• Bantayan ang natitira sa halip na alalahanin ito. Ang kandidatong nakagawa ng apat sa anim na item ay ibang sitwasyon kumpara sa hindi pa nagsisimula.
• Itago ang resulta kasama ng kahilingan. Para maipakita ang file kapag hiniling ng kliyente, ng sinumang available.

May mabigat na papel ang “angkop sa posisyon” sa unang puntong iyon, at sulit ipaliwanag ang ibig sabihin nito. Hindi ito nangangahulugang hingin ang lahat sa lahat. Ang pansamantalang manggagawa sa warehouse at ang finance director sa regulated na kumpanya ay hindi iisang onboarding problem, at ang pagtrato sa kanila nang pareho ay lumilikha ng kahilingang mapanghimasok para sa una o kulang para sa ikalawa. Ang pagpapasya ng listahan bawat uri ng posisyon ang nagbibigay-daan para maging proporsyonal nang hindi nag-iimprovise, dahil minsan lang ang pag-iisip, nang maaga, sa halip na bawat kandidato sa ilalim ng pressure sa oras.

Ginagawa rin nitong naipapaliwanag ang kahilingan. Kapag nagtanong ang kandidato kung bakit kailangan mo ang isang bagay, may sagot ang pinag-isipang listahan, at karaniwang wala ang biglaang listahan.

---

Paano tumutulong ang UMNIII Verify

Binuo ang UMNIII Verify sa paligid ng iisang kahilingang iyon: pipiliin mo ang mga dokumento, tanong at check na kailangan ng kandidato, magpapadala ng isang branded na link, at kukumpletuhin ito ng tao sa kanilang telepono. Babalik ang lahat sa iisang record na mahahanap, mabubuksang muli at mada-download ng iyong team.

• Isang reusable na kahilingan bawat uri ng posisyon. Mga handang set ng tanong, sarili mong mga custom form at mga form na inilathala ng Verify community, kasama ang mga kahilingan sa dokumento, lahat ay naka-save bilang reusable template. Isang beses binubuo ang mga intake para sa permanente, contractor at executive sa halip na buuin muli bawat kandidato.
• Ang mga check na pipiliin mo, kung saan kailangan ng posisyon. Identity verification, kung saan sinusuri ang pagiging tunay ng dokumentong inisyu ng gobyerno at itinutugma sa live selfie, at kinukumpirma ng liveness na may tunay na taong naroroon. Mga UK residential record, na nagkukumpirma ng residential address sa UK laban sa isang source ng mga record. AML screening laban sa data ng sanctions, watchlist at politically exposed person kung saan ginagawa itong angkop ng posisyon o sektor. Business verification para sa limited company ng contractor o para sa employer na ino-onboard mo bilang kliyente.
• Mga structured na sagot, hindi prosa. Sarili mong mga tanong, na itinatanong sa parehong paraan tuwing pagkakataon, para bumalik ang notice period o visa status bilang sagot sa field sa halip na pangungusap sa reply.
• Walang hinahabol mula sa alaala. Progress ng bawat kahilingan, para nakikita sa halip na nakakalimutan ang natigil, kasama ang mga opsyonal na paalala na awtomatikong nagfa-follow up habang nakabinbin pa ang kahilingan, at ang kakayahang i-nudge ang isang partikular na tao o muling ipadala ang kahilingang hindi kailanman dumating.
• Ang handover ay pagbabago lang kung sino ang tumitingin. Ang trabaho ay pag-aari ng shared Workspace na may mga miyembro, role at shared credit sa halip na ng isang indibidwal, kaya nakikita ng mga kasamahang iniimbitahan mo ang parehong mga kahilingan at parehong kasaysayan.
• Isang file bawat kandidato. Isang branded evidence pack bawat kahilingan, na dala ang kasaysayan nito, ang available na supporting evidence, ang mga resulta at ang mga isinumiteng form, habang hiwalay na available ang mga indibidwal na dokumento, mga PDF ng tugon sa form at mga AML report.

Lumalabas ang iyong logo, pangalan at mga kulay sa kahilingang natatanggap ng kandidato, sa mga email na ipinapadala ng Verify at sa mga dokumentong binubuo nito, na mahalaga kapag humihingi ka ng passport sa isang tao bago sila pumirma ng anuman.

May isang hangganan na mas mahalaga kaysa sa anumang feature dito, at sulit itong sabihin nang buo sa halip na ipahiwatig. Hindi nagsasagawa ang UMNIII Verify ng mga right-to-work check, DBS o criminal-record check, credit check, employment-history verification, o qualification o reference verification. Kinukumpirma ng identity verification ang identity sa pamamagitan ng sinusuportahang identity process; hindi ito, nang mag-isa, isang pagpapasya sa karapatang magtrabaho, at hindi ito dapat basahin nang ganoon.

Mas makitid ang papel ng Verify: makokolekta nito ang mga dokumento, deklarasyon, structured na sagot at mga detalye ng referee na ibinigay ng kandidato na legal na piniling hilingin ng iyong agency. Isinusumite ang mga materyal na iyon sa kahilingan ng kandidato kasama ng anumang sinusuportahang Verify check na pinili para sa kahilingang iyon. Hindi kinokontak ng Verify ang referee at hindi nito bine-validate ang sinasabi nila. Dumarating ang reference bilang impormasyong ibinigay ng kandidato o dokumentong in-upload nila, hindi bilang reference na independiyenteng nakuha ng produkto.

Kaya nananatiling hiwalay ang hiwalay na gawain. Ang pagkumpirma na iginawad ang degree, na sumasang-ayon ang dating employer sa mga petsa, na may karapatang magtrabaho ang isang tao, o anumang iba pang nangangailangan ng statutory process, referee, awarding body o awtorisadong provider, ay kinukumpleto ng iyong agency o ng employer sa pamamagitan ng mga channel na iyon. Walang anuman sa Verify ang pumapalit sa mga ito, at ang sariling deklarasyon ng kandidato ay hindi pamalit sa check na iba ang awtorisadong magsagawa.

Ganoon din sa desisyon. Pinipili ng iyong agency kung aling mga check ang angkop sa posisyon, at sinusuri ang bumabalik. Sinusuportahan ng Verify ang prosesong iyon at pinatutunayan ito. Hindi nito pinagpapasyahan kung angkop, tapat o mailalagay ang kandidato, at ang posibleng screening match ay record na kahawig ng isang tao sa halip na natuklasan tungkol sa kanila.

---

Saan magsisimula

Kunin ang uri ng posisyong pinakamadalas mong pinupunan at isulat ang lahat ng hinihingi mo sa kandidato, sa gusto mong pagkakasunod-sunod. Ang listahang iyon, na isang beses isinulat, ang template. Isang kahilingan ang matatanggap ng susunod na kandidato sa halip na siyam na mensahe, at ang kasunod ay matatanggap ang parehong kahilingan sa halip na bahagyang naiiba.

Tingnan kung paano pinangangasiwaan ng UMNIII Verify ang candidate onboarding

Para sa mga contractor na gumagana sa pamamagitan ng limited company, o sa pag-onboard ng employer bilang kliyente, saklaw ng pahina ng KYB at company verification kung ano ang ibinabalik ng registry lookup at kung saan pinupunan ng mga supporting document ang mga puwang. Kung saan ginagawang angkop ng posisyon o sektor ang screening, inilalahad ng pahina ng AML at adverse media kung ano ang napapatunayan at hindi nito napapatunayan.

---

Ang artikulong ito ay pangkalahatang impormasyon para sa mga recruitment business at sa mga team na sumusuporta sa kanila. Walang anuman dito ang legal, employment o compliance advice. Kung aling mga check ang angkop, at alin ang kinakailangan, ay nakadepende sa posisyon, sektor, hurisdiksyon at sarili mong mga obligasyon bilang employer o agency, at dapat itong kumpirmahin sa kwalipikadong adviser sa halip na hinuhain mula sa isang artikulo.