Barua pepe na WhatsApp ni zana za mawasiliano, si mtiririko wa uthibitishaji

Barua pepe na WhatsApp ni bora sana kwa kile zilichoundwa. Ni za haraka, kila mtu tayari anazo, na mteja atakayepuuza mwaliko wa tovuti kwa wiki moja atajibu ujumbe ndani ya dakika nne. Hakuna kati ya hayo lililo tatizo, na makala inayokuambia uache kuzitumia ingepuuzwa kwa sababu nzuri.

Tatizo ni finyu zaidi na la kuudhi zaidi. Mazungumzo ni njia nzuri sana ya kuomba kitu na njia mbaya sana ya kuhifadhi jibu, na kazi ya uthibitishaji huzalisha majibu ambayo lazima yahifadhiwe.

Tazama jinsi UMNIII Verify inavyoweka ombi na ushahidi wake katika rekodi moja

---

Mfululizo wa ujumbe unafaa kwa nini, na haufai kwa nini

Tofauti ni kati ya njia na rekodi. Njia husafirisha ujumbe kutoka kwa mtu mmoja hadi mwingine kisha kazi yake huisha. Rekodi lazima ibaki kweli, ipatikane na iwe kamili miezi baadaye, wakati aliyeiunda ameondoka na mtu mwingine anaulizwa kuihusu.

Kazi ya uthibitishaji huzalisha aina ya pili huku ikifanywa karibu yote kupitia ya kwanza:

• Hati hufika kama kiambatisho na inaweza kubaki kwenye kikasha badala ya rekodi ya kesi ya biashara.
• Swali ambalo hati hiyo inajibu liliulizwa ujumbe tatu kabla, na viwili haviungani kamwe isipokuwa kichwani mwa aliyesoma vyote.
• Mtu huhifadhi viambatisho vya maana kwenye folda ya pamoja, kwa jina lililoonekana kufaa mchana huo, na folda polepole huwa mfumo wa pili ambao hakuna anayeutunza.
• Uamuzi hufanywa katika jibu, katika sentensi, na haurekodiwi kama uamuzi popote.
• Lahajedwali huibuka kufuatilia nani ametuma nini, na ni sahihi hadi wiki ya kwanza mtu anapokuwa na shughuli nyingi.
• Wafanyakazi wenza wawili hutoa ombi lilelile mara mbili, kwa sababu njia pekee ya kujua lilishatolewa ni kuwa umesoma mfululizo wa ujumbe.

Hakuna kati ya hayo lililo kushindwa kwa zana. Ni kutolingana. Kazi inahitaji rekodi na njia huzalisha mazungumzo, kwa hiyo lazima mtu abadilishe kimoja kuwa kingine kwa mkono, na katika ubadilishaji huo ndipo kila kitu hupotea.

---

Inagharimu nini hasa

Hizi ni gharama za kiutendaji badala ya kiudhibiti, na ni rahisi kuzidharau kwa sababu hakuna inayozalisha tukio. Hakuna kinachoharibika kwa njia ambayo mtu anaripoti. Gharama husambaa kwa wembamba kwenye kila faili na kila mfanyakazi mwenza, na ndiyo sababu hasa inaendelea: hakuna wakati ambapo mtu anaamua kuilipa.

• Muktadha hupotea. Hati hubaki na sababu ya kuiomba haibaki, kwa hiyo mkaguzi mwezi mmoja baadaye anaona kilichofika lakini si swali lililopaswa kujibiwa.
• Maombi hurudiwa. Si kwa uzembe, bali kwa sababu kukagua kama kitu kiliulizwa tayari kunagharimu zaidi kuliko kuuliza tena.
• Usajili hutofautiana kulingana na anayeuendesha. Wateja wawili wa aina moja hupata orodha tofauti kwa mpangilio tofauti, na hakuna anayegundua hadi faili mbili zilinganishwe.
• Ushahidi haujakamilika kwa njia zisizoonekana. Faili inayokosa kitu kimoja inaonekana sawa kabisa na isiyokosa chochote hadi mtu aipitie.
• Makabidhiano hupoteza nusu ambayo haikuandikwa kamwe. Kile mfanyakazi mwenza alihitimisha, na kwa nini, kwa kawaida huenda naye.
• Hakuna anayeweza kusema kinachosalia. Si katika timu nzima, na mara nyingi si kwa kesi moja, bila kusoma tena mazungumzo.
• Kuonyesha kazi huwa mradi. Mteja, mkaguzi au mdhibiti anapouliza kilichokaguliwa na lini, jibu hukusanywa badala ya kutolewa.
• Utawala ni mkubwa kimya kimya. Kukimbizana, kusoma tena, kuhifadhi upya na kujenga upya hakutozwi ada wala hakuonekani kwenye ripoti yoyote, na ndiyo sababu hasa kunaendelea.

---

Kwa nini lahajedwali nyingine haitatui

Jibu la kwanza la kawaida ni zana ya kufuatilia. Jedwali lenye safu kwa kila mteja na safuwima kwa kila kitu, linalotiwa alama vitu vinapofika. Husaidia kwa muda mfupi kisha hapana, na sababu inafaa kueleweka kwa sababu inaeleza kwa nini zana ya tatu inashindwa kama ya kwanza.

Lahajedwali inayotumika kama zana ya kufuatilia pekee hurekodi hali. Peke yake, haiendeshi mchakato unaoizunguka. Hivi vinasikika sawa na havitendi sawa hata kidogo.

• Hali lazima iingizwe na mtu. Alama ni kitendo cha pili cha mkono baada ya kile halisi, kwa hiyo jedwali ni la sasa tu kama mtu wa mwisho aliyekumbuka. Kazi na rekodi ya kazi ni kazi mbili, na ya pili huachwa kwanza.
• Alama si ushahidi. “Pasipoti imepokelewa” kwenye seli ni dai kuhusu faili mahali pengine. Peke yake haithibitishi chochote, na mtu akiomba kuona pasipoti utafutaji huanza tena.
• Zana ya kufuatilia iliyo peke yake haimwombi mtu chochote. Jedwali linajua kitu kinakosekana na haliwezi kufanya lolote, kwa hiyo kukimbizana kunabaki kwa mkono, kunategemea kumbukumbu, na hakulingani kati ya wafanyakazi wenza.
• Zana ya mkono haiwezi kusimamia orodha bila mtiririko au otomatiki kuizunguka. Hakuna kinachomzuia mshauri kuomba vitu vitano kati ya saba, na jedwali litaonyesha seli tano za kijani na mbili tupu ambazo hakuna anayezisoma kama tatizo.
• Hupotoka. Safuwima huongezwa kwa kesi moja ngumu na haziondolewi kamwe, matoleo mawili huibuka, na ndani ya robo mwaka nakala rasmi ni ile aliyokuwa ameifungua mtu wa mwisho kuzungumza.

Zana ya kufuatilia ni ripoti kuhusu mchakato. Ikiwa mchakato wa chini ni seti ya ujumbe, zana ni ripoti kuhusu seti ya ujumbe, na hurithi kila udhaifu ilioletwa kurekebisha.

Hii si hoja dhidi ya lahajedwali, ambazo ni nzuri kwa kile zilichoundwa kama programu za ujumbe. Ni hoja dhidi ya kutarajia ibebe mchakato ambao haina njia ya kuuendesha.

---

Mbadala unaonekanaje

Muundo unaofanya kazi si nidhamu zaidi kwenye zana zilezile. Ni kufanya kuomba na kurekodi kuwa kitendo kimoja:

• Ombi moja kwa kila mhusika, lenye kila kitu. Maswali, maombi ya hati na ukaguzi uliouchagua hutoka pamoja, kwa hiyo anayepokea hufanya mara moja.
• Jibu hutua karibu na swali. Si kwenye kikasha, si kwenye folda yenye jina la tarehe, bali limeambatishwa na kile kilichoomba, ili muktadha usitenganishwe na ushahidi baadaye.
• Hali ni matokeo ya ziada, si kazi ngumu. Ikiwa kukamilisha kazi kunasasisha rekodi, hakuna anayehitaji kutunza zana ya pili, na hali hutoka kwenye ombi lenyewe badala ya alama ya mkono ya kando.
• Orodha huwekwa mara moja kwa kila aina ya mhusika. Hivyo wateja wawili wa aina moja hupata ombi lilelile, na tofauti ni uamuzi badala ya bahati mbaya.
• Rekodi moja iliyopangwa mwishoni. Inapatikana kwa mfanyakazi mwenza aliyeidhinishwa, ikiwemo mtu ambaye hakuhusika katika mawasiliano ya awali.

Ujumbe bado una nafasi hapa. Mteja ambaye hajajibu bado atakumbushwa kwenye WhatsApp, na hilo ni sawa. Tofauti ni kwamba ujumbe unaelekeza kwenye ombi badala ya kubeba kazi.

---

Jinsi UMNIII Verify inavyosaidia

UMNIII Verify imejengwa kuzunguka ombi hilo moja: unachagua hati, maswali na ukaguzi anaohitaji mhusika, unatuma kiungo kimoja chenye chapa, na mtu hukikamilisha kwenye simu yake. Kila kitu hurudi kwenye rekodi moja ambayo timu yako inaweza kutafuta, kufungua tena na kupakua.

• Orodha hutungwa mara moja. Seti za maswali zilizo tayari, fomu zako maalum na fomu zilizochapishwa na jumuiya ya Verify, pamoja na maombi ya hati, zote zikiwa zimehifadhiwa kama violezo vinavyotumika tena.
• Ukaguzi unaouchagua, kwa kila ombi. Uthibitishaji wa utambulisho, uchunguzi wa AML, uthibitishaji wa biashara na rekodi za makazi za Uingereza, huchaguliwa kwa mhusika aliye mbele yako badala ya kutumika kwa wote.
• Hali bila zana ya kufuatilia. Maendeleo ya kila ombi, ili lililokwama lionekane badala ya kusahaulika, pamoja na vikumbusho vya hiari vinavyofuatilia kiotomatiki ombi likiwa bado linasubiri, na uwezo wa kumkumbusha mtu fulani au kutuma tena ombi ambalo halikufika.
• Rekodi ni ya biashara. Kazi iko kwenye Workspace ya pamoja yenye wanachama, majukumu na krediti za pamoja badala ya kikasha cha mtu binafsi, kwa hiyo wafanyakazi wenza unaowaalika wanaona maombi yaleyale na historia ileile.
• Faili moja mwishoni. Kifurushi kimoja cha ushahidi chenye chapa kwa kila ombi, chenye historia yake, ushahidi wa usaidizi unaopatikana, matokeo na fomu zilizowasilishwa, huku hati binafsi, PDF za majibu ya fomu na ripoti za AML zikipatikana kando.

Kile haifanyi ni kuamua chochote. Verify inasaidia mchakato wa kampuni yako na kuuthibitisha: haikuambii kama ukubali mteja, mpangaji, msambazaji au mgombea, haifanyi maamuzi yako ya uzingatiaji, na mfanano unaowezekana wa uchunguzi ni rekodi inayofanana na mtu badala ya matokeo kumhusu. Pia haifanyi kampuni izingatie sheria. Inafanya kazi ionekane, ambalo ni dai tofauti na la kiasi zaidi.

Inafaa kuwa wazi vilevile kuhusu kinachobaki kwa mkono. Chochote kinachohitaji mtu wa tatu, chombo cha utoaji, mdhamini, mchakato wa kisheria au mtoa huduma aliyeidhinishwa bado ni kazi ya kampuni yako kupitia njia hizo.

---

Pa kuanzia

Chagua aina ya mhusika unayemsajili mara nyingi zaidi na ufungue faili zake tatu za mwisho. Andika kilichoombwa katika kila moja. Ikiwa orodha tatu zinatofautiana, na kwa kawaida hutofautiana, pengo kati yake ndicho kitu cha kwanza kurekebisha, na orodha iliyounganishwa ndiyo kiolezo chako.

Tazama jinsi UMNIII Verify inavyoshughulikia maombi yaliyopangwa

Kwa jinsi hii inavyoonekana katika sekta fulani, tumeandika kwa ajili ya watoa huduma za uundaji wa kampuni na huduma za kampuni wa UAE wanaosajili wateja, timu za fedha na uzingatiaji zinazothibitisha wasambazaji, biashara za mali isiyohamishika zinazothibitisha wanunuzi na wapangaji na mashirika ya uajiri yanayosajili wagombea.

---

Makala hii ni taarifa ya jumla kuhusu mchakato wa kiutendaji. Hakuna kitu hapa kilicho ushauri wa kisheria, wa kodi au wa uzingatiaji, na hakuna kinachosema kwamba barua pepe au programu za ujumbe si salama, zimepigwa marufuku au hazizingatii sheria: njia na udhibiti unaofaa kwa kampuni yako unategemea wajibu wako, hali yako ya ulinzi wa data na sekta yako, na unapaswa kuthibitishwa na mshauri aliyehitimu.