Uthibitishaji wa wagombea bila kukimbizana na barua pepe: mtiririko bora wa kazi kwa mashirika ya uajiri

Mshauri anamweka mgombea siku ya Alhamisi. Hati ya utambulisho ilikuja Jumatatu, ikiwa imepigwa picha kwa pembe. Ushahidi wa haki ya kufanya kazi ulishughulikiwa katika mchakato tofauti na kufupishwa baadaye tu kwenye CRM. Marejeo mawili yaliahidiwa na moja likafika. Cheti cha sifa kiko mahali fulani kwenye mfululizo wa ujumbe wenye pia majadiliano ya mshahara.

Hakuna uzembe hapo. Ndicho hutokea usajili wa mgombea unapokuwa maombi madogo kumi na mawili yaliyotawanyika katika wiki mbili, kila moja likitolewa na yeyote aliyekuwa akizungumza naye wakati huo.

Tazama jinsi UMNIII Verify inavyoweka maombi ya wagombea na hati zao katika rekodi moja

---

Kwa nini kukimbizana hutokea

Uajiri hukusanya kuhusu mtu zaidi ya michakato mingi ya usajili, na hukusanya kutoka kwa mtu anayeshawishiwa wakati huohuo. Mvutano huo hutengeneza kila kitu:

• Hati za utambulisho hufika kwa chochote alicho nacho mgombea, kwa kawaida simu, mara nyingi kama picha ya skrini badala ya skani.
• CV hufika kwanza na kuweka matarajio, lakini ni dai badala ya ushahidi, na ushahidi huja baadaye au hauji kabisa.
• Matamko kuhusu muda wa notisi, masharti ya vizuizi, hali ya viza au masuala mengine ya nafasi huulizwa kwa mdomo kwenye simu, kwa sababu mazungumzo hufika hapo kwa kawaida, na kurekodiwa baadaye kutoka kwenye kumbukumbu.
• Maelezo ya wadhamini hutolewa na mgombea, kisha shirika hukimbizana na mtu wa tatu asiye na sababu ya kuharakisha wala uhusiano nalo.
• Vyeti vya sifa huahidiwa, husahauliwa, na kuombwa tena wiki moja baadaye na mshauri mwingine.
• Wakandarasi huja na kampuni yenye dhima ndogo, jambo linalomaanisha seti ya pili kabisa ya hati.
• Watu wawili humwomba mgombea kitu kimoja mara mbili, naye anahitimisha kuwa shirika halina mpangilio.

Mteja anapouliza una nini kuhusu mgombea aliyeorodheshwa, jibu liko sehemu sita na hakuna anayehakikisha kuwa limekamilika.

---

Inagharimu nini

Haya ni matokeo ya kibiashara na kiutendaji badala ya kiudhibiti. Pale wajibu mahususi unapotumika kwa shirika lako, sekta yako au nafasi unazojaza, hilo ni suala la mshauri wako, na makala hii haijaribu kulitatua.

• Kutolingana hujitokeza kuchelewa. Jina lisilolingana kabisa kati ya pasipoti na rekodi ya mishahara kwa kawaida ni jina la kati au ndoa, na ni mazungumzo ya dakika tano katika wiki ya kwanza na ya aibu siku moja kabla ya tarehe ya kuanza.
• Madai yanahitaji ukaguzi ambao hakuna aliyeupanga. Sifa au tarehe ya ajira inayohitaji kufuatiliwa ni kazi, na kuigundua katika hatua ya ofa kunamaanisha kuifanya chini ya shinikizo la muda.
• Mgombea husonga mbele zaidi ya inavyopaswa. Si kwa kosa la mtu, bali kwa sababu swali ambalo lingefichua liliulizwa kuchelewa, kwa njia isiyo rasmi, au liliulizwa na halikuandikwa.
• Uwekaji huchelewa. Tarehe ya kuanza inayobadilika kwa sababu ya hati inayokosekana hugharimu faida wakati wa ucheleweshaji na sehemu ya uvumilivu wa mteja.
• Imani ya mteja hupungua kimya kimya. Mwajiri anayelazimika kuuliza mara mbili ukaguzi uliofanya hujenga maoni, na mara chache husema hivyo.
• Utawala uleule hurudiwa. Kukimbizana, kusoma upya mfululizo wa ujumbe, kujenga upya picha ambayo ingepaswa kujitengeneza.
• Makabidhiano hupoteza muktadha. Mshauri anapoondoka au kwenda likizo, alichohitimisha kuhusu mgombea mara chache huenda na faili.
• Wagombea hupata uzoefu tofauti. Watu wawili wanaoomba nafasi zinazofanana huombwa vitu tofauti kwa mpangilio tofauti, jambo ambalo ni tatizo la haki kama vile la ufanisi.

Kimoja kimoja ni vidogo. Kinachovifanya ghali ni kwamba hujilimbikiza katika timu nzima: kila mshauri hubeba kidogo cha mzigo uleule kwa kila mgombea, na hakuna kinachoonekana kwenye ripoti yoyote. Mashirika yanayogundua kwa kawaida hugundua kupitia mteja, mwajiri anapouliza swali ambalo faili haiwezi kujibu haraka.

---

Ombi moja, linaloamuliwa mara moja kwa kila aina ya nafasi

Suluhisho si kuomba zaidi. Ni kuamua mara moja kile aina fulani ya kazi inahitaji, kisha kutuma hicho badala ya kubuni papo hapo:

• Weka orodha kwa aina ya nafasi, si kwa mgombea. Uwekaji wa kudumu, mkandarasi anayefanya kazi kupitia kampuni yake na utafutaji wa watendaji wakuu wanahitaji vitu tofauti. Orodha tatu, zilizokubaliwa mara moja, zinatosha mashirika mengi.
• Unganisha ukaguzi, maswali na hati katika ombi moja. Ukaguzi wa utambulisho, matamko yaliyopangwa na upakiaji huenda pamoja, kwa sababu ni ushahidi wa uamuzi uleule na ni rahisi kwa mgombea kuyakamilisha kwa mara moja.
• Fanya maswali yawe yaliyopangwa. Muda wa notisi uliowekwa kwenye sehemu unaweza kutafutwa na kulinganishwa. Jibu lilelile kwenye barua pepe haliwezi.
• Mwache mgombea akamilishe kwenye simu yake. Hapo ndipo hati tayari ziko, na hiyo ndiyo tofauti kati ya ombi linalofanywa jioni hiyo na linalofanywa wiki ijayo.
• Fuatilia kinachosalia badala ya kukikumbuka. Mgombea aliyefanya vitu vinne kati ya sita ni hali tofauti na ambaye hajaanza.
• Weka matokeo pamoja na ombi. Ili faili itolewe mteja anapouliza, na yeyote aliyepo.

“Inayofaa nafasi” inafanya kazi katika hoja hiyo ya kwanza, na inafaa kueleza inamaanisha nini. Haimaanishi kumwomba kila mtu kila kitu. Mfanyakazi wa muda wa ghala na mkurugenzi wa fedha katika kampuni inayodhibitiwa si tatizo moja la usajili, na kuwachukulia sawa huzalisha ombi linaloingilia sana kwa wa kwanza au dogo mno kwa wa pili. Kuamua orodha kwa aina ya nafasi ndiko kunakokuwezesha kuwa na uwiano bila kubuni, kwa sababu kufikiri hufanyika mara moja, mapema, badala ya kwa kila mgombea chini ya shinikizo la muda.

Pia hufanya ombi lieleweke. Mgombea anapouliza kwa nini unahitaji kitu, orodha iliyofikiriwa ina jibu, na orodha iliyokusanywa haraka kwa kawaida haina.

---

Jinsi UMNIII Verify inavyosaidia

UMNIII Verify imejengwa kuzunguka ombi hilo moja: unachagua hati, maswali na ukaguzi anaohitaji mgombea, unatuma kiungo kimoja chenye chapa, na mtu hukikamilisha kwenye simu yake. Kila kitu hurudi kwenye rekodi moja ambayo timu yako inaweza kutafuta, kufungua tena na kupakua.

• Ombi moja linalotumika tena kwa kila aina ya nafasi. Seti za maswali zilizo tayari, fomu zako maalum na fomu zilizochapishwa na jumuiya ya Verify, pamoja na maombi ya hati, zote zikiwa zimehifadhiwa kama violezo vinavyotumika tena. Upokeaji wa kudumu, wakandarasi na watendaji wakuu hutungwa mara moja badala ya kujengwa upya kwa kila mgombea.
• Ukaguzi unaouchagua, pale nafasi inapouhitaji. Uthibitishaji wa utambulisho, ambapo hati ya serikali hukaguliwa uhalisi na kulinganishwa na selfie ya moja kwa moja, na ukaguzi wa uhai unathibitisha kuwa mtu halisi yupo. Rekodi za makazi za Uingereza, zinazothibitisha anwani ya makazi ya Uingereza dhidi ya chanzo cha rekodi. Uchunguzi wa AML dhidi ya data ya vikwazo, orodha za uangalizi na watu mashuhuri kisiasa pale nafasi au sekta inapoifanya ifae. Uthibitishaji wa biashara kwa kampuni ya mkandarasi au kwa mwajiri unayemsajili kama mteja.
• Majibu yaliyopangwa, si maelezo marefu. Maswali yako mwenyewe, yanayoulizwa kwa njia moja kila wakati, ili muda wa notisi au hali ya viza irudi kama jibu kwenye sehemu badala ya sentensi kwenye ujumbe.
• Hakuna kinachofuatiliwa kutoka kwenye kumbukumbu. Maendeleo ya kila ombi, ili lililokwama lionekane badala ya kusahaulika, pamoja na vikumbusho vya hiari vinavyofuatilia kiotomatiki ombi likiwa bado linasubiri, na uwezo wa kumkumbusha mtu fulani au kutuma tena ombi ambalo halikufika.
• Makabidhiano ni mabadiliko ya nani anayetazama tu. Kazi ni ya Workspace ya pamoja yenye wanachama, majukumu na krediti za pamoja badala ya mtu mmoja, kwa hiyo wafanyakazi wenza unaowaalika wanaona maombi yaleyale na historia ileile.
• Faili moja kwa kila mgombea. Kifurushi kimoja cha ushahidi chenye chapa kwa kila ombi, chenye historia yake, ushahidi wa usaidizi unaopatikana, matokeo na fomu zilizowasilishwa, huku hati binafsi, PDF za majibu ya fomu na ripoti za AML zikipatikana kando.

Nembo yako, jina na rangi zako huonekana kwenye ombi analopokea mgombea, barua pepe ambazo Verify hutuma na hati inazozalisha, jambo muhimu unapomwomba mtu pasipoti kabla hajasaini chochote.

Mpaka mmoja ni muhimu kuliko kipengele chochote hapa, na unafaa kuelezwa kikamilifu badala ya kwa kudokeza. UMNIII Verify haifanyi ukaguzi wa haki ya kufanya kazi, ukaguzi wa DBS au rekodi za uhalifu, ukaguzi wa kifedha, uthibitishaji wa historia ya ajira, au uthibitishaji wa sifa au marejeo. Uthibitishaji wa utambulisho huthibitisha utambulisho kupitia mchakato wa utambulisho unaotumika; si, peke yake, uamuzi wa haki ya kufanya kazi, na haipaswi kusomwa hivyo.

Jukumu la Verify ni finyu zaidi: inaweza kukusanya hati, matamko, majibu yaliyopangwa na maelezo ya wadhamini yaliyotolewa na mgombea ambayo shirika lako linachagua kuomba kisheria. Nyenzo hizo huwasilishwa kwenye ombi la mgombea pamoja na ukaguzi wowote wa Verify unaotumika uliochaguliwa kwa ombi hilo. Verify haiwasiliani na mdhamini na haithibitishi anachosema. Rejeo hufika kama taarifa aliyotoa mgombea au hati aliyopakia, si kama rejeo lililopatikana kwa kujitegemea na bidhaa.

Kwa hiyo kazi tofauti inabaki tofauti. Kuthibitisha kwamba shahada ilitolewa, kwamba mwajiri wa zamani anakubaliana na tarehe, kwamba mtu ana haki ya kufanya kazi, au chochote kingine kinachohitaji mchakato wa kisheria, mdhamini, chombo cha utoaji au mtoa huduma aliyeidhinishwa, hukamilishwa na shirika lako au mwajiri kupitia njia hizo. Hakuna kitu katika Verify kinachochukua nafasi yake, na tamko la mgombea mwenyewe si badala ya ukaguzi ambao mwingine ameidhinishwa kuufanya.

Vivyo hivyo kwa uamuzi. Shirika lako linachagua ukaguzi unaofaa kwa nafasi na kukagua kinachorudi. Verify inasaidia mchakato huo na kuuthibitisha. Haiamui kama mgombea anafaa, ni mwaminifu au anaweza kuwekwa, na mfanano unaowezekana wa uchunguzi ni rekodi inayofanana na mtu badala ya matokeo kumhusu.

---

Pa kuanzia

Chukua aina ya nafasi unayojaza mara nyingi zaidi na uandike kila kitu unachomwomba mgombea, kwa mpangilio unaotaka. Orodha hiyo, iliyoandikwa mara moja, ndiyo kiolezo. Mgombea anayefuata anapata ombi moja badala ya ujumbe tisa, na anayefuata baada yake anapata ombi lilelile badala ya tofauti kidogo.

Tazama jinsi UMNIII Verify inavyoshughulikia usajili wa wagombea

Kwa wakandarasi wanaofanya kazi kupitia kampuni yenye dhima ndogo, au kumsajili mwajiri kama mteja, ukurasa wa KYB na uthibitishaji wa kampuni unaeleza kile utafutaji wa sajili unarudisha na mahali hati za usaidizi zinajaza mapengo. Pale nafasi au sekta inapofanya uchunguzi ufae, ukurasa wa AML na habari hasi unaeleza kile unathibitisha na kile hauthibitishi.

---

Makala hii ni taarifa ya jumla kwa biashara za uajiri na timu zinazozisaidia. Hakuna kitu hapa kilicho ushauri wa kisheria, wa ajira au wa uzingatiaji. Ukaguzi unaofaa na unaohitajika unategemea nafasi, sekta, mamlaka ya kisheria na wajibu wako kama mwajiri au shirika, na unapaswa kuthibitishwa na mshauri aliyehitimu badala ya kukisiwa kutoka kwenye makala.